Компания «Ангиолайн» создала прозрачную и функциональную систему корпоративного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», учитывающую отраслевую специфику и сложившиеся традиции ведения учета. Система интегрирована с «1С:Управление производственным предприятием 8». В результате автоматизированы важные для компании управленческие бизнес-процессы и процессы управления документооборотом. Благодаря этому существенно сократились трудозатраты на выполнение рутинных операций, минимизированы риски потери данных, существенно снизилось количество ошибок ввода данных, повысилась точность и оперативность формирования аналитической отчетности.
ООО «Ангиолайн» — разработчик и производитель медицинских инструментов для интервенционной кардиологии. Единственное предприятие в РФ, производящее коронарные стенты и коронарные баллонные катетеры, не уступающие импортным аналогам и проходящие процедуру маркировки CE-Mark. Компания также разрабатывает и производит инструментв для рентгеноэндоваскулярной диагностики и лечения заболеваний сердца и сосудов.
Цель проекта: создать прозрачную и функциональную систему корпоративного документооборота с учетом отраслевой специфики и традиций ведения учета на предприятии.
Задачи проекта:
- Интегрировать программное решение «1С:Документооборот 8 КОРП» и имеющуюся на предприятии автоматизированную систему на базе «1С:Управление производственным предприятием».
- Ускорить процесс согласования договоров, обеспечить эффективную коммуникацию сотрудников, участвующих в процессах согласования.
- Создать эффективные механизмы отслеживания сроков действия договорных документов и контроля возврата оригиналов документов.
- Обеспечить возможность проследить всю цепочку операций по организации закупок в разрезе проектов от согласования потребности до организации закупки, с последующей доставкой, оплатой и поступлением товаров и материалов.
- За счет прозрачности и контролируемости операций в системе перераспределить часть функций по согласованию заявок на закупку и оплату с руководителя организации на руководителей подразделений, таким образом, повысив эффективность работы руководителя организации.
- Реализовать единую систему управленческого учета основных средств, инвентаря, спецоснастки на базе уже знакомой пользователям системы; создать механизм планирования, оповещения и контроля по осуществлению регламентных операций (ТО, поверки, аттестации) и ремонтов оборудования.
До начала проекта в компании не было единой консолидированной системы учета. Большая часть учета велась в рамках существенно доработанной системы «1С:Управление производственным предприятием 8», файлах Excel и бумажных носителях. Например, учет ремонтов и обслуживания основных средств, инвентаря, спецоснастки велся в Excel и бумажных журналах. Годовые планы обслуживания оборудования составлялись вручную, что повышало риск невыполнения регламентного графика.
Система корпоративного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». В результате проекта на предприятии появился единый контур учета, состоящий из «1С:Управление производственным предприятием 8» и адаптированного под отраслевую специфику и процессы решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Конфигурация, помимо присущего типовому решению функционала, содержит ряд значительных доработок.
Настроен полностью автоматический двухсторонний обмен данными между системами, а также связь договоров и документов поступления в «1С:Управление производственным предприятием 8» с карточками объектов в «1С:Документооборот 8 КОРП» посредством доработанного модуля бесшовной интеграции.
В результате выполнения проекта были автоматизированы следующие блоки и функции на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП»:
- Учет и хранение документов:
- реализованы процессы учета и хранения внутренних документов компании. Всего с помощью системы электронного документооборота организованы процессы по учету более 30 различных видов документов;
- доработана типовая форма «Мои документы»: добавлен вывод состояний текущего и связанных документов, группировка по видам документов.
- Ведение номенклатуры дел:
- организован процесс хранения архива скан-копий оригиналов внутренних документов компании. Разработан механизм автоматических уведомлений ответственных за договорной документ о непоступлении оригиналов документов в архив;
- доработаны печатные формы внутреннего документа «Лист согласования», с указанием дополнительной информации полученной вне процесса согласования;
- усовершенствован типовой метод штрихкодирования каждого созданного документа в «1С:Документооборот 8 КОРП» с последующим отображением на печатной форме документа, помогающий осуществить оперативный поиск.
- Учет и согласование договоров с поставщиками и покупателями:
- система позволяет учитывать более 25 различных видов входящих и исходящих договоров;
- разработаны шаблоны автозаполнения файлов договоров;
- реализован автоматический контроль корректного заполнения карточек контрагентов;
- доработан отчет по договорам с истекшим сроком действия для организации контроля других пользователей;
- настроен обмен карточками договоров и контрагентов между «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8», доработаны типовые правила обмена;
- сформированы лимиты оплаты исходящих договоров организации, в пределах которых отсутствует необходимость ответственному лицу обращаться к вышестоящему подразделению на согласование оплаты.
- Автоматизация бизнес-процессов:
- созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов;
- реализованы автоматические проверки по видам документов на возможность запуска процессов согласования определенных типов;
- доработан механизм разделения прав доступа по контрагентам: создана возможность автоматического добавления сотрудников в рабочую группу всех документов по определенному контрагенту, при этом сам справочник видят все пользователи и нет ограничений документа при автоматическом заполнении типовыми механизмами;
- после подписания документа всеми сторонами автоматически устанавливается состояние «подписан», а в документах, где нет потребности в подписании, исправлено на состояние: «не применимо»;
- реализована возможность автоматической подписки пользователей на сообщения форума для всех заинтересованных в конкретном документе лиц. Пользователи системы используют форум для оперативной коммуникации и обмена сообщениями по конкретным внутренним документам;
- у штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.
- Почтовые уведомления пользователям:
- для более быстрого и эффективного рассмотрения вопроса в почтовое сообщение выводится вся история взаимодействия по задаче;
- для ознакомления с результатами согласования в почтовое сообщение выводится комментарий к согласованию и информация об ответственном за документ;
- для ряда документов к почтовому уведомлению помимо файлов документа прикладывается печатная форма «Карточка документа»;
- добавлена возможность автоматического уведомления заинтересованных сотрудников по электронной почте о подписании документа всеми сторонами.
- Планирование и учет закупок:
- в системе реализован функционал ввода инициаторами документов «Заявка на поставку материалов и оборудования» с последующей инициацией процессов согласования и утверждения данных заявок. В дальнейшем в системе существует возможность формирования аналитического отчета, агрегирующего данные заявок на поставку в разрезе подразделений, проектов, ответственных лиц и статей затрат;
- реализован учет документов поступления материалов и оборудования в «1С:Документообоорот 8 КОРП»;
- в «1С:Документообоорот 8 КОРП» реализованы механизмы учета информации о фактически осуществленных закупках по ранее сформированным заявкам. Расширен набор реквизитов справочника номенклатуры и табличной части «Товары и услуги» для внутренних документов «1С:Документообоорот 8 КОРП» для внесения инициатором информации о осуществленной закупке в разрезе всех необходимых аналитических признаков.
- Учет затрат на доставку материалов и оборудования:
- в системе реализован функционал ввода документа «Заявка на доставку», в котором фиксируются все дополнительные затраты по доставке материалов и оборудования в разрезе проектов;
- из «1С:Управление производственным предприятием 8» посредством доработанных механизмов бесшовной интеграции из документа «Поступление доп. расходов» автоматически переносится информация по фактическим затратам на материалы и оборудования с учетом дополнительных расходов в документ «Заявка на доставку». Эти данные используются при дальнейшем планировании и анализе закупок в разрезе проектов ответственными сотрудниками в системе «1С: Документооборот 8 КОРП».
- Анализ закупочной деятельности в разрезе проектов. Под термином «Проект» на предприятии подразумевается отдельная единица управленческого учета, в разрезе которой необходимо вести учет затрат на закупку материалов и других понесенных расходов. Примером является ведение учета в разрезе НИОКР проектов. Данный проект является важным аналитическим признаком, в разрезе которого необходимо вести учет затрат на закупку материалов и других понесенных расходов. При вводе заявкок на закупку материалов в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» обязательно указывается «Проект», для которого планируется данная закупка. При регистрации фактически поступивших материалов в «1С: Управление производственным предприятием 8» так же указывается «Проект»
- Учет движений и планирование ремонтов основных средств и оборудования, учет спецоснастки и спецодежды:
- учет оборудования и планирование этапов регламентного обслуживания. Блок разрабатывался для учета оборудования и контроля всех регламентированных графиков поверки, калибровки и т. д. У каждого оборудования задается собственная периодичность обслуживания относительно вида операции. При наступлении очередного этапа обслуживания отправляется уведомление ответственным лицам. Ответственное лицо в обязательном порядке прикладывает файл с результатами прохождения очередного этапа обслуживания;
- учет ремонтов оборудования. Если необходимо произвести ремонтные работы оборудования, все в обязательном порядке регистрируется в «1С:Документообоорот 8 КОРП» с указанием ответственных лиц за ремонт, сроков пребывания оборудования в ремонте и регистрацией конечного результата. В случае затяжного ремонта оборудования настроено дополнительное уведомление пользователей, для избегания подобных ситуаций
- история движений оборудования между подразделениями. Каждое оборудование внутри компании может быть передано другим подразделениям при необходимости, все такие движения регистрируются в «1С:Документообоорот 8 КОРП» документами «АКТ Ввода в эксплуатацию». Историю движения оборудования между подразделениями и материально ответственными лицами можно проанализировать с помощью соответствующих отчетов;
- валидация спецпроцессов. Каждый спецроцесс по работе с оборудованием регистрируется в системе учета как «Вид работ» по которому создается необходимых перечень работ, с последующей регистрацией графика и уведомлений ответственных пользователей при наступлении очередного этапа спецпроцесса.
- Управленческий учет спецодежды и спецоснастки. В рамках функционала данного блока в «1С:Документообоорот 8 КОРП» регистрируется факт передачи спецодежды сотруднику, с последующим дополнительным уведомлением пользователя о проведении специализированных процедур по содержанию спецодежды.
- Планирование операций движения денежных средств. Одна из целевых задач на предприятии по автоматизации учета, это реализация функционала казначейства в виде учета заявок на оплату, формированию платежного календаря и дополнительному контролированию движений денежных средств при помощи системы лимитов:
- ввод и согласование заявок на оплату. При необходимости выделить денежные средства на оплату услуг или закупку материалов, пользователь формирует заявку на оплату. В документе обязательно указывается назначение платежа и по какому проекту будет зарегистрирован платеж;
- формирование платежного календаря. Основным инструментом планирования и контроля движения денежных средств, является разработанный в «1С:Документообоорот 8 КОРП» отчет «Платежный календарь», благодаря которому финансовый директор компании осуществляет оперативный и планирования контроль движений финансовых потоков;
- учет и контроль лимитов по статьям движения денежных средств. Для контроля целевого использования денежных средств создана система лимитов, ограничивающая расходование денежных средств по определенным подразделениям, проектам, статьям движения. Каждый лимит возможно назначить как суммовым за месяц по сотруднику или подразделению в целом по соответствующей статьей движения денежных средств, так и на каждую сформированную заявку. В случае превышения лимита, заявка проходит согласование по специальному маршруту согласования — «превышение лимита».
Уникальность проекта заключается в реализации в рамках «1С:Документооборот 8 КОРП» как типичных для систем электронного документооборота функциональных процессов (делопроизводство, учет договоров, учет и контроль поручений), так и дополнительных «нетипичных» процессов управленческого учета:
- Планирование и учет закупок под проекты.
- Учет движений и планирование ремонтов основных средств и оборудования, учет спецоснастки и спецодежды.
- Планирование операций движения денежных средств.
Дополнительной важной особенностью проекта является разработанный уникальный механизм двухсторонней интеграции между системами «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документоборот КОРП», позволяющий обмениваться необходимыми справочниками и документами, обеспечивающий непрерывность процессов учета и управления в компании и исключающий двойной ввод данных в системы и связанные с этим различные ошибки.
В рамках работ по проекту были выполнены следующие доработки системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:
- Доработка функционала ввода и согласования внутренних документов «Заявка на закупку», «Заявка на доставку», «Заявка на оплату»:
- Заявка на закупку — позволяет зарегистрировать потребность в осуществлении закупки, в случае превышения суммы заявки в оговоренные лимиты на предприятии осуществляется дополнительное согласование.
- Заявка на доставку — формируется на основе заявки на оплату. Все затраты, понесенные во время доставки, регистрируются внутри документа с указанием дополнительной аналитикой по «Проекту».
- Заявка на оплату — создается на основе каждой из вышеперечисленной заявки, с указанием суммы к оплате и указанием «Проекта» для аналитики, необходимой при формировании «платежного календаря».
Заявки на закупку и доставку дополнительно контролируются суммовыми лимитами на расходования средств, если сумма заявки укладывается в пределах установленного лимита происходит автоматическое утверждение заявки, без дополнительного согласования с руководителем подразделения.
- На предприятии существует потребность в управленческом учете оборудования, спецодежды, спецоснастки с функционалом планирования и контроля поверок, калибровок и техобслуживания. В рамках адаптации решения «1С:Документооборот 8 КОРП» по данному функциональному блоку были осуществлены следующие доработки:
- созданы специфические карточки оборудования, спецодежды, спецоснастки на базе объекта «Внутренний документ», с хранением истории движения объекта по материально ответственным лицам, статусам и местоположению (подразделению);
- разработаны специфические управленческие печатные формы документов учета основных средств и спецодежды;
- разработан функционал планирования и анализа регламентных работ и обслуживания по средствам труда;
- добавлена автоматическая постановка задач исполнителям по плановому графику работ обслуживания оборудования;
- настроено хранение информации о фактически проведенных работах и файлов протоколов проведенных ремонтов и обслуживания;
- осуществлено автоматическое планирование новой ремонтной работы относительно реализованных ранее работ в соответствии с заданными в карточке оборудования параметрами.
- Выполнен ряд доработок, упрощающих процедуры бесшовной интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» — «1С:Управление производственным предприятием». Например в карточке документов «1С:Управление производственным предприятием» были добавлены специальные кнопки для быстрой связи документов с договорами и заявками в «1С:Документооборот КОРП».
- Реализована механизмы вывода реестра связанных с соответствующим контрагентом и договором документов «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием».
- Добавлены механизмы автоматического сохранения отчета «Досье контрагента» в карточке контрагента в «1С:Документооборот 8 КОРП» для будущего анализа данных контрагента без переформирования досье.
- Реализован отчет «Платежный календарь», формируемый на основе документов «Заявка на оплату», при помощи которого можно проводить контроль исполнения платежей, и анализировать плановые финансовые потоки предприятия.
- Реализованы отчеты для анализа плановых и фактических затрат на закупку материалов и оборудования в разрезе проектов, ответственных лиц и подразделений.
Сократилось время на инициацию и согласованию договоров с поставщиками и покупателями
Уменьшилось время внепланового простоя оборудования
Снизился расход материалов спецодежды и спецоснастки
В результате выполненного проекта внедрения новой системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:
- Повысилась эффективность работы сотрудников за счет перевода части уведомительных и контрольных механизмов в автоматический режим, уменьшилась вероятность ошибки или пропуска задачи из-за человеческого фактора.
- Руководство предприятия получило ряд оперативных инструментов, позволяющих повлиять на качество и эффективность принимаемых решений: анализ затрат на закупку материалов и оборудования по проектам, оперативный анализ планируемых финансовых потоков.
- Время на поиск и согласование внутренних документов в компании сокращено вдвое, за счет унификации процессов и перевода их в электронный вид, за счет комплексного предоставления информации и сокращении излишних этапов согласования.
- Время на инициацию и согласованию договоров с поставщиками и покупателями сокращено на 50%. Появилась возможность предоставлять скан копии договоров с поставщиками и покупателями практически «за 10 секунд».
- Автоматизация процессов учета и планирования ремонтов и обслуживания основных средств позволила сократить на 30% время внепланового простоя оборудования.
- Автоматизация процессов ведения учета спецодежды и спецоснастки уменьшила расход материалов спецодежды и спецоснастки на 10% за счет выявления фактов нецелевого расходования и необоснованных потерь.
