«Контейнерный терминал Санкт-Петербург» построил автоматизированную систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом». Благодаря внедрению системы выросла производительность сотрудников предприятия, что избавило от необходимости расширять штат расчетного отдела, отдела кадров и ОТиЗ. В результате проекта повысилась точность и прозрачность отражения зарплаты в бухучете, на 20% снизился ручной ввод информации в систему, скорость расчета зарплаты повысилась на 30%, а время формирования регламентированной отчетности сократилось в два раза. При этом уменьшились риски возникновения штрафных санкций со стороны контролирующих органов на 50%.
ЗАО «Контейнерный терминал Санкт-Петербург» специализируется на перевалке всех видов контейнерных грузов на территории Четвертого грузового района Большого порта Санкт-Петербурга. Новый комплекс построен на месте устаревших производственных мощностей, где ранее обрабатывались генеральные грузы, для удовлетворения активно растущего спроса на контейнерные услуги в Северо-Западном регионе РФ. Общая площадь терминала — 65,7 га. В составе 6 причалов.
Цели проекта:
- Модернизация и адаптация системы кадрового учета и расчета заработной платы предприятия в рамках корпоративных требований управляющей компании.
- Сокращение трудозатрат на ведение кадрового учета и расчета заработной платы
- Сокращение временных издержек и трудозатрат на ИТ- поддержку системы в соответствии с внутрикорпоративными изменениями, а также в законодательстве РФ.
Задачи внедрения системы:
- Реализовать табельный учет на базе типового функционала с использованием подсистемы «Учет смен».
- Сохранить специфику предприятия при проведении операций кадрового учета.
- Достигнуть полной идентичности расчета заработной платы в новой и предыдущей системе.
- В соответствии с системой реализовать расчет оплаты труда для производственных сотрудников (СОТ).
- Адаптировать типовую отчетность под корпоративные стандарты.
- Автоматизировать расчет резерва отпусков и реализовать его отражение в бухгалтерском учете.
- Настроить интеграцию с системой бухгалтерского учета.
До старта проекта предприятие работало на системе «1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5». Прекращение поддержки вендором данной конфигурации привело к тому, что стало сложно и менее эффективно решать задачи сопровождения в соответствии с изменениями в законодательстве РФ. Кроме того, ряд операций по учету рабочего времени и расчету заработной платы требовал ручных проверок и корректировок.
Автоматизированная система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решений «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Управление производственным предприятием».
Автоматизированы следующие функции:
- Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5».
- Регламентированный кадровый учет.
- Табельный учет предприятия, в том числе учет переходящих смен.
- Система оплаты труда для докеров и тальманов.
- Расчет зарплаты сотрудников.
- Оценочные обязательства по ежегодным премиям.
- Интеграция с банковской системой для выгрузки данных о выплате на счета сотрудников вне зарплатных проектов.
- Разработано формирование проводок на стороне «1С:Зарплата и управление персоналом» для выгрузки в «1С:Управление производственным предприятием».
- Интеграция с «1С:Управление производственным предприятием» в части бухгалтерских проводок.
Автоматизированы следующие участки и бизнес-процессы:
- Кадровый и табельный учет.
- Работа ОТиЗ (отдел труда и заработной платы) в части штатного расписания и ввода и подготовки данных для расчета СОТ (система оплаты труда).
- Расчет заработной платы и налогов в соответствии с законодательством РФ.
- Формирование и сдача регламентированной отчетности в контролирующие органы РФ.
- Внутрикорпоративная отчетность для работы отделов:
- отдел кадров,
- ОТиЗ,
- расчетный отдел,
- бухгалтерия, в части отражения заработной платы в бухгалтерском учете.
В ходе внедрения были выполнены следующие этапы работ:
- Разработка тестовых примеров, реализация доработок в части оплаты труда
- Разработка интеграции с системой «1С:Управление производственным предприятием» в части отражения зарплаты в регламентированном учете.
- Перенос данных из конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 2.5 в конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», ред. 3.1.
- Развертывание системы.
- Опытно-промышленная эксплуатация системы.
К особенностям проекта можно отнести:
- Внедрение учета рабочего времени с графиками «по сменам», позволяющего четко вести разграничение часов, приходящихся на разные сутки в рамках одной смены.
- Разработку плана счетов для возможности интеграции с «1С:Управлением производственным предприятием», отсутствующей в типовом варианте.
- Внедрение гибкой системы оплаты труда производственного персонала с вводом первичных показателей непосредственно сотрудниками производственных подразделений.
- Подготовку системы на базе нетипового продукта.
- Большое количество сотрудников предприятия.
- Высокие стандарты корпоративного учета.
Сократился «ручной» ввод информации в систему
Выросла скорость расчета заработной платы
Уменьшилось время формирования отчетности
Внедрение новой системы повысило производительность сотрудников предприятия, что избавило от необходимости расширять штат расчетного отдела, отдела кадров и отдела труда и заработной платы.
Достигнуты следующие эффекты от внедрения:
- Повысилась прозрачность и устранились неточности при отражении зарплаты в бухгалтерском учете.
- Сократился «ручной» ввод информации в систему на 20%.
- Выросла скорость расчета заработной платы на 30%.
- Уменьшилось время формирования и проверки регламентированной отчетности в 2 раза
- Снизились риски возникновения штрафных санкций со стороны контролирующих органов на 50%.
Дополнительные результаты внедрения:
- Система модернизирована и развернута на IT-инфраструктуре заказчика.
- Подготовлены инструкции и произведено обучение сотрудников по работе в новой системе.
- Проведена инвентаризация автоматизированных процессов и устранены неточности в расчетах и отображении данных, а также в отражении зарплаты в регламентированном учете.
- Минимизирован ввод ручных исправлений в табеле, связанных с переходящими сменами
- Произведена сверка заработной платы за 4 месяца с предыдущей системой.
- Осуществлена интеграция с системой бухгалтерского учета.
