В 2012 году руководство Законодательного Собрания Свердловской области приняло решение о внедрении информационной системы с помощью, которой можно было бы автоматизировать процессы документооборота органа государственной власти. В качестве платформы для разработки системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения». Для учёта специфики деятельности органа государственной власти были разработаны подсистемы, автоматизирующие организационные и управленческие процессы по основным направлениям деятельности. Оптимизированы процессы ввода информации, автоматизированы организационные и управленческие процессы, а также контроль результатов деятельности. Благодаря внедрённой системе выросла производительность труда сотрудников органа власти, повышена исполнительская дисциплина, что в свою очередь повышает эффективность деятельности всего учреждения.
Законодательное Собрание является высшим и единственным законодательным (представительным) органом государственной власти в Свердловской области. Образовано в апреле 1996 года вместо Свердловской областной думы. Законодательное Собрание Свердловской области с декабря 2011 года является однопалатным парламентом, с общей численностью депутатов 50 человек. Численность аппарата Законодательного Собрания Свердловской области порядка 100 человек. Численность помощников депутатов, обеспечивающих деятельность депутатов Законодательного Собрания Свердловской области порядка 70 человек.
Цель проекта — создание единого информационного пространства Законодательного Собрания Свердловской области с учётом специфики деятельности органа государственной власти.
Задачи проекта:
- повышение эффективности работы с документами;
- снижение трудоёмкости работ, связанных с делопроизводством;
- увеличение производительности труда сотрудников;
- повышение оперативности документооборота в целом;
- повышение эффективности контроля работы с документами и исполнительской дисциплины;
- оптимизация и автоматизация процессов подготовки к проведению мероприятий и подведения их итогов;
- ускорение формирования аналитических отчётов по результатам деятельности Законодательного Собрания Свердловской области.
До 2011 года в Законодательном Собрании Свердловской области работали три разрозненные системы:
- специально разработанная программа для подготовки мероприятий;
- система на веб-интерфейсе, в которой велась система учёта законопроектов;
- система регистрации документов.
В 2012 году органом государственной власти был приобретён программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения», который был внедрён в отдел документационного обеспечения Законодательного Собрания Свердловской области штатными сотрудниками.
Однако, базовый функционал программы не решал все задачи управления документами. Поэтому на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» были разработаны и внедрены дополнительные подсистемы (модули).
Модуль «Законотворчество». Модуль состоит из базы учётных карточек проектов законов Свердловской области, внесённых в Законодательное Собрание. Карточки в значительной степени автоматизируют обобщение информации о ходе рассмотрения законопроектов. Кроме того, реализована возможность выгрузки данных из карточек проектов законов в базу паспортов законопроектов на веб-портале Законодательного Собрания. Справочники федеральных законов и законов Свердловской области позволяют автоматизировать учёт результатов работы по приведению областного законодательства в соответствие с федеральным.
Логика работы модуля «Законотворчество».
Модуль «Контрольные мероприятия» состоит из базы учетных карточек контрольных мероприятий. Карточка автоматически обобщает информацию о ходе проведения контрольного мероприятия и его результатах. Модуль в целом позволяет вести учет контрольных мероприятий и исполнения планов контрольных мероприятий.
Модуль «Награды Законодательного Собрания» состоит из базы лиц, представленных к награждению и реестра ходатайств о награждении. Модуль позволяет вести учет деятельности по рассмотрению ходатайств о награждении с автоматическим обобщением ее результатов, контролировать использование квот на награждение депутатами Законодательного Собрания, формировать статистические материалы по этому направлению деятельности Законодательного Собрания.
Модуль «Проведение мероприятий» ориентирован на оптимизацию работы сотрудников аппарата, а также позволяет минимизировать механическую работу при создании и заполнении карточек мероприятий и вопросов, регистрации итоговых документов, которыми оформляются результаты проведения мероприятий. Модуль функционально взаимосвязан с указанными выше модулями системы, что позволяет:
- создавать карточки вопросов повестки на основании входящих документов, карточек законопроектов и контрольных мероприятий;
- наполнять портфели вопросов, используя файлы отсканированных документов (входящих, исходящих, внутренних) из базы модуля «Документооборот»;
- автоматически фиксировать информацию о результатах рассмотрения на мероприятиях вопросов о законопроектах, контрольных мероприятиях, наградах в справочники соответствующих модулей, производить выгрузку данных о мероприятиях на WEB-портал Законодательного Собрания.
Логика работы модуля «Проведение мероприятий».
С помощью системы «1С:Документооборот» и доработок под специфику учреждения на его базе создаётся единое информационное пространство для 150 пользователей.
Сложность внедрения данной системы в том, что в её рамках было необходимо описать основные организационные процессы деятельности Законодательного Собрания и создать эффективные инструменты для их выполнения. Необходимо было добиться глубокой взаимной интеграции различных подсистем, имеющих различное назначение, добиться безошибочного обмена информацией между этими подсистемами, безотказной работы в режиме распределённости функционала между значительным числом пользователей, возможности их одновременной работы в системе и своевременной синхронизации результатов этой деятельности.
На сегодняшний день в Законодательном Собрании Свердловской области продолжается реализация единого информационного пространства и организация более эффективной работы с документами.
Результаты внедрения и доработок системы электронного документооборота:
- значительно снизилась трудоёмкость работ, связанных с делопроизводством;
- возросла оперативность документооборота;
- повысилась эффективность контроля работы с документами, а также контроля их исполнения;
- повысилось качество формирования аналитических отчётов по базе документов.
«В целом можно положительно характеризовать опыт внедрения в Законодательном Собрании Свердловской области программного продукта, разработанного на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Его разработка и внедрение позволили достичь целей, поставленных перед началом работы. Имеется значительный задел по развитию разработанного продукта в части совершенствования интерфейса, улучшения эргономики, внесения изменений, необходимость которых выявилась в процессе эксплуатации системы», — сказал Алексей Балюк, заместитель начальника организационного управления Аппарата Законодательного Собрания Свердловской области.
