Специалисты «1С-Рарус» завершили проект по внедрению «1С:ERP. Управление строительной организацией» для международного строительного концерна «ЮИТ». В результате проекта сокращены сроки подготовки управленческой отчетности, в два раза ускорился процесс оформления выплаты заработной платы, с одного месяца до одной минуты ускорился процесс формирования данных для отчетности в соответствии с 214-ФЗ. Литерный учет реализован с максимальным сохранением типового функционала системы «1С:ERP Управление строительной организацией».
Концерн «ЮИТ» — крупнейшая финская и одна из крупных североевропейских строительных компаний, занимающаяся развитием городской среды. Занимаемся девелопментом и строительством жилья, коммерческих помещений, оказывает услуги по проживанию, осуществляет комплексную застройку территорий, возводит сложные объекты инфраструктуры.
Цели проекта:
- Создать систему, которая позволила бы вести учет в единой базе и объединила в себе все необходимые функции для эффективного управления компанией.
- Доработать литерный учет, автоматизировать отражение информации о фактических затратах по объектам строительства и блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ.
Задачи проекта:
- Сократить сроки подготовки управленческой отчетности.
- Ускорить закрытие периода по расчету заработной платы.
- Разработать инструменты для массового формирования онлайн-чеков на поступление денежных средств от покупателей и дольщиков.
В структуре холдинга множество компаний, и исторически сложилось, что у каждой из них отдельная база для ведения учета. Несмотря на единый план счетов и конфигурацию, одна и та же операция в разных базах могла отразиться по-разному. Подобные сложности наблюдались и в управленческом учете.
Поддержка множества информационных баз приводила к неэффективному использованию ИТ-ресурсов, в том числе за счет сложной организации управления доступом. Сбор управленческих отчетов (ad-hoc) производился в электронных таблицах посредствам обмена по e-mail. Также отсутствовали единые справочники, что делало невозможным быстрое сопоставление данных в ad-hoc отчетах из разных компаний.
Руководство российского подразделения концерна «ЮИТ» приняло решение о создании системы, которая позволила бы вести учет в единой базе и объединила функции для эффективного управления компанией. Кроме того, было решено организовать общий центр обслуживания (ОЦО), в котором бы аккумулировались функции бухгалтерского и налогового учета, казначейства и МСФО. Без создания единой учетной базы это привело бы к существенному росту издержек на ОЦО.
Единая система учета построена на базе решения «1С:ERP Управление строительной организацией», которое было интегрировано в том числе с АСУП (система продаж в жилищном строительстве), «1С:Документооборот КОРП» , «1С:Зарплата и управление персоналом», сторонними системами управления проектами, моделирования и аналитики.
Автоматизированы функции:
- Строительство:
-
- управление строительными проектами (календарное планирование, учет и анализ).
- Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами:
-
- автоматизация бизнес-процессов.
- Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
-
- консолидация данных;
- управленческий учет.
Количество автоматизированных рабочих мест — 300.
Решение тиражируется на другие предприятия концерна.
В связи с тем, что концерн «ЮИТ» является международной строительной компанией и учет затрат в управленческом учете осуществляется на основе единого справочника, перед проектной командой стояла задача по реализации литерного учета с максимальным сохранением типового функционала системы «1С:ERP Управление строительной организацией».
Проделана большая работа по рефакторингу системы управления доступом. Ранее процесс обновления конфигураций занимал 60 часов и мог приводить к простою персонала сразу после обновления из-за отсутствия доступа. Благодаря проделанной работе удалось исключить подобные риски и сократить время обновления в 2 раза.
Большинство доработок систем тиражируется на другие предприятия концерна.
Литерный учет. Литерная кодификация. Управленческий учет затрат
Концерн «ЮИТ» ведет учет затрат в управленческом учете на основе единого справочника. Планирование и отслеживание строительных проектов производится на базе 3D-модели в единой системе управления проектами концерна — iTwo (RIB). При формировании сметы на строительство дома/офисного здания/паркинга и прочих объектов строительства смета формируется в разрезе литер (сметных статей). И основное требование к системе «1С» — затраты должны кодироваться по литерам.
Специалисты «1С-Рарус» автоматизировали отражение фактических затрат по объектам строительства. Разработаны дополнительные регистры для хранения данных, а также НСИ и документы для отражения затрат с требуемой аналитикой. Для удобства работы пользователей созданы отчеты для получения сводной информации по отраженным затратам и проверки корректности данных. Это ускорило процесс сбора корректных данных о фактических затратах по объектам строительства и обеспечило точное отображение фактических затрат в единой системе управления проектами концерна.
Увеличение скорости отражения расходов на заработную плату
В силу специфики учета расходы на заработную плату в компании относятся на проекты и литеры. При этом один сотрудник мог выполнять свои обязанности на разных проектах и литерах в течение месяца, что осложняло процесс выплаты заработной платы. Задачу удалось решить за счет включения в процесс подразделений, которые занимаются вводом в систему информации о работе сотрудников в разрезе проектов и литер. Кроме того, разработан механизм по автоматическому изменению зарплатного проекта сотрудника на основании данных из системы. Это позволило сократить время на оформление выплаты заработной платы в 2 раза. При этом была обеспечена безопасность и защита персональных данных.
Инструмент для массового формирования онлайн-чеков при получении денежных средств от покупателей и дольщиков
В связи с требованиями законодательства все юридические лица, занимающиеся розничной или оптовой торговлей и имеющие электронные средства для получения денежных средств, должны пробивать и передавать электронные чеки в налоговую службу. Для этого разработан удобный и простой инструмент, который позволяет заполнить необходимую информацию в формате единого окна и по нажатию «одной кнопки» отправляет данные напрямую в ИФНС. Это существенно экономит время пользователей и практически полностью исключает человеческий фактор.
Реорганизация компании
Для перехода российских подразделений концерна «ЮИТ» на единый формат финансово-экономической отчетности было принято решение объединить семь юридических лиц в одну компанию на базе АО «ЮИТ Санкт-Петербург». Для этого создана обработка для переноса остатков и оборотов в новую базу. Процесс переноса осуществлен в 2 этапа в минимально короткие сроки. Важно отметить, что при этом оперативная деятельность присоединяемых организаций не была остановлена из-за отсутствия данных в информационной системе. Благодаря этому удалось минимизировать возможный стресс для бизнеса.
Учет средств на счетах эскроу в соответствии с 214-ФЗ
В начале проекта в решении отсутствовала возможность ведения учета средств на счетах эскроу. Согласно закону владельцем данного счета является дольщик. Для контроля исполнения обязательств дольщика по внесению денежных средств на счет эскроу необходимо организовать забалансовый учет этих средств. Для этого разработаны новые документы с четырьмя видами операций, за счет чего автоматизированы операции по договорам эскроу. Кроме этого, реализованы обработки, позволяющие загружать данные об остатках на счетах эскроу, полученные от банков.
Автоматизация блока отчетности в соответствии с 214-ФЗ
Изначально в типовом решении отсутствовало автоматическое заполнение отчетов в соответствии с требованиями 214-ФЗ. Документооборот концерна достаточно объемный, и было проблематично вручную собирать данные для отчетности. В целях экономии времени и сокращения трудозатрат пользователей разработана новая НСИ — классифицирован оперативный учет для автоматического сбора для блока отчетности. Если ранее специалисту требовалось порядка 1 месяца на сбор данных за квартал, то сейчас отчетность формируется по нажатию одной кнопки.
