В ДОСААФ России построили автоматизированную информационно-аналитическую систему на базе комплекса программных продуктов на технологической платформе «1С:Предприятие 8.3 КОРП». В ходе проекта автоматизированы бухгалтерский, налоговый, кадровый учет, управление имуществом, документооборот, бюджетирование с учетом специфики организационно-правовой деятельности организации и видов оказываемых услуг как Центральным советом ДОСААФ России, так и его региональными отделениями.
Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России (ДОСААФ России) — общероссийская общественно-государственная некоммерческая организация, цель которой — содействие укреплению обороноспособности страны и национальной безопасности. Преемник ДОСААФ СССР. Региональные отделения ДОСААФ России существуют в 80 субъектах Российской Федерации.
Цель проекта: комплексная автоматизация управления деятельностью ДОСААФ России путем создания тиражируемой единой информационной системы для контроля и анализа данных Центральным советом ДОСААФ России.
Для достижения поставленной цели необходимо было решить следующие задачи:
- Разработать единую методологию ведения бухгалтерского учета и отчетности, учитывающую особенности организационно-правовой формы Заказчика.
- Разработать и внедрить следующие функциональные блоки:
-
- бухгалтерский и налоговый учет;
- кадровый учет и расчет заработной платы;
- управление имуществом в части создания единого реестра объектов имущества организации, планирования и согласования ремонтных работ, внутриструктурного распределения имущества организации, контроля арендных отношений;
- документооборот;
- бюджетирование;
- специализированный учет в части учета оружия, спортивных мероприятий, летной деятельности, подготовки специалистов в рамках военно-учетных и гражданских специальностей.
В соответствии с концепцией развития, утвержденной в 2017 году руководством Центрального совета ДОСААФ России была поставлена задача получения достоверной информации о финансовом и имущественном положении ДОСААФ России, финансовом результате деятельности региональных и местных организаций, движении денежных средств в режиме реального масштаба времени.
В ДОСААФ России на момент старта проекта отсутствовали актуальные информационные системы, отвечающие за автоматизацию большинства процессов:
- кадрового учета,
- управления имуществом,
- документооборота,
- специализированного учета.
Отсутствие автоматизации и использование устаревших информационных систем приводило к отсутствию актуальной информации в режиме реального времени. Исторические системы бухгалтерского и налогового учета были существенно кастомизированы, что усложняло подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности в установленные Законодательством РФ сроки. Документооборот компании осуществлялся исключительно в бумажном виде, что приводило к длительному и неконтролируемому процессу согласования документов, утере важной информации и документов.
В отсутствии единой системы для консолидации плановых и фактических данных в целях контроля исполнения бюджетов требовалось значительное количество времени для сбора информации из разных источников в единую форму. При консолидации данных информация искажалась, ввиду отсутствия автоматизации и человеческого фактора.
Автоматизированная информационно-аналитическая система разработана на базе технологической платформы «1С: Предприятие 8.3 КОРП». Для автоматизации ДОСААФ России были использованы типовые конфигурации «1С», а также разработаны собственные решения под требования заказчика, а именно:
Типовые конфигурации «1С»:
- «1С:Документооборот 8 КОРП»,
- «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Собственные решения:
- бюджетирование (модуль для бухгалтерии);
- управление имуществом, авиационная деятельность и специализированный учет (ИС);
- сводная отчетность ДОСААФ (ИС);
- портал (Единая точка входа в систему) (ИС).
Подсистема «Портал» является единой точкой авторизации пользователей для доступа к остальным подсистемам Автоматизированной информационно-аналитической системы. Также «Портал» является мастер-системой для создания пользователей и определения прав доступа к подсистемам.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» был разработан дополнительный модуль «Бюджетирование», который покрывает требования заказчика в части финансового планирования. Модуль включает в себя: механизм планирования, механизм настройки получения фактических данных по данным регистров бухгалтерии, а также формирования факта по статьям бюджета.
Реализована возможность обмена данными между системами «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и «Управление имуществом, авиационная деятельность и специализированный учет» в части объектов имущества, как объектов основных средств, договоров аренды и сведений по взаиморасчетам.
Подсистема «Сводная отчетность ДОСААФ» является агрегатором финансовой информации по данным из подсистем: «Бухгалтерия» и «Зарплата », достаточной для формирования управленческой отчетности заказчика.
Схема архитектуры системы
В рамках проекта была создана уникальная информационная система, максимально адаптированная под потребности ДОСААФ России, учитывающая специфические особенности работы организации, такие как:
- Необходимость учета и управления большим имущественным фондом, включающем в себя не только здания и земельные участки, но и такие объекты как аэродромы и летательные аппараты. В рамках проекта была разработана подсистема ГИС, позволяющая наглядно отображать все объекты имущества на интерактивной электронной географической карте.
- Необходимость учета оружия и боеприпасов.
- Необходимость учета специфики некоммерческой организации — в рамках бухгалтерского учета все хозяйственные операции делятся по двум направлениям: коммерческие и некоммерческие.
- С нуля разработана подсистема для ведения учета по направлению спортивная и патриотическая подготовка.
Техническое ускорение процессов согласования документации
Сокращение длительности процесса подготовки отчетности
Сокращение трудозатрат и сроков формирования отчетности
Создание автоматизированной информационно-аналитической системы ДОСААФ России, позволило достичь автоматизации подавляющего большинства бизнес-процессов Центрального совета, что в свою очередь дало возможность унифицировать процессы и избавиться от двойной работы, производимой разными подразделениями одного предприятия, а также производить оценку эффективности деятельности организации.
Количественные показатели:
- Техническое ускорение процессов согласования документации до 60%.
- Сокращение длительности процесса подготовки отчетности— с 10 до 5 рабочих дней (50%).
- Сокращение трудозатрат и сроков формирования бухгалтерской и налоговой отчетности до 30%.
