В компании «Содружество» построили единую систему казначейства на базе решения «1С:Управление холдингом». Проект осуществлялся с целью расширения функций казначейства, создания единой среды согласования управленческих документов, введения превентивного контроля платежей, ухода от программ-посредников. В результате автоматизирован основной поток процессов казначейства, повысилась прозрачность ведения учета в компании, увеличена производительность системы. Систематизирован лимитный контроль, автоматизировано формирование отчетов по остаткам лимитов, статистикам платежей, реестру платежей, создан «Отчет кредитный портфель», организован удобный платежный календарь, минимизирована бумажная работа за счет внедрения системы согласования заявок на оплату и возможности формирования платежных поручений для отправки в банк.
ГК «Содружество» — международная агропромышленная группа с головным офисом в Люксембурге, ведущая активную деятельность в России с 2000 года. Деятельность компании сконцентрирована на переработке соевых бобов и рапса, предоставлении широкого спектра логистических услуг, закупке зерновых и масличных культур, дистрибуции продукции до конечного потребителя. На сегодняшний день ГК «Содружество» в России является одним из крупнейших переработчиков семян масличных культур.
Цели проекта:
- Уход от программ-посредников.
- Введение превентивного контроля платежей.
- Создание единой среды согласования управленческих документов.
- Расширение функций казначейства.
Задачи проекта:
- Интеграция со сторонней СЭД.
- Создание Dashboard регулярных показателей.
- Электронное согласование платежного календаря.
- Прогнозирование поступлений и расходов.
- Внедрение функции превентивного контроля.
- Ведение кредитного портфеля.
- Реализация host2host с ключевыми банками.
В системе, которую компания использовала до начала проекта, копились технические долги, а также не задокументированные функции. Множество функций были критичными и требовали обязательной реализации в новой системе.
Единая система казначейства построена на базе решения «1С:Управление холдингом». Выбор в пользу системы на базе «1С:Предприятие» сделан, поскольку основной ландшафт учетных систем уже реализован на решениях на этой же платформе, что минимизирует сроки внедрения, стоимость поддержки и упрощает работы по интеграции.
Для более быстрого достижения результатов процесс автоматизации разделен на 3 очереди:
Автоматизация казначейства. Очередь 1:
- Установка лимитов.
- Ввод счета от поставщика.
- Ввод заявки на оплату.
- Согласование.
- Управление финансовыми инструментами.
- Формирование реестра платежей.
- Управление платежной позицией.
- Исполнение платежей.
- Формирование отчетности по результатам процесса.
- Управление нормативно-справочной информацией.
- Импорт исторических данных.
Автоматизация казначейства. Очередь 2:
- Ввод заявки на оплату.
- Установка лимитов.
- Исполнение платежей.
- Формирование отчетности по результатам процесса.
- Планирование поступлений.
- Управление платежной позицией.
Автоматизация казначейства. Очередь 3:
- Аналитические панели.
Наиболее значимые особенности настроенного функционала:
- поддержка контроля лимитов по суммам взаиморасчетов, первичным документам;
- поддержка мультивалютного ведения учета, с возможностью настройки бюджетного курса компании;
- интеграция с внешней системой электронного документооборота;
- интеграция с системой «1С:Управление производственным предприятием», являющейся на первом этапе проекта мастер-системой НСИ;
- внедрение кредитного портфеля и управления займами;
- аналитическая отчетность по всей группе компаний с учетом плановых и фактических доходов/расходов по финансовой и хозяйственной деятельности компании.
Схема архитектуры системы
В ходе проекта выполнен большой объем работ, в том числе:
- настроен процесс ввода документов, счетов на оплату, контроля лимитов, обновления и перераспределения лимитов, ввода заявок на оплату, платежных поручений на основании заявок на оплату;
- реализована возможность формирования реестров платежей по всем организациям и валютам, отчетность cashflow, отчетность по кредитному портфелю;
- доработана возможность ведения финансовых инструментов;
- обеспечен учет объектов залога, формирование документов для проведения ряда транзакций внутри группы, формирование графиков оплат по финансовым договорам;
- реализована интеграция;
- доработана и настроена динамическая маршрутизация заявок на платеж;
- внедрен механизм согласования по электронной почте реестров платежей и заявок на платеж с прикреплением документов.
В рамках проекта внедрен минимальный жизнеспособный продукт (minimal valuable product), покрывающий основной поток процессов казначейства, в результате чего были отмечены следующие улучшения:
- повысилась прозрачность ведения учета в компании, увеличилась производительность системы (по сравнению с исторической системой);
- систематизирован лимитный контроль;
- разработан отчет cashflow (движения денежных средств), который собирается автоматически по данным системы (ранее отчет собирался вручную);
- управленческий учет стал проще и быстрее благодаря отчетам по остаткам лимитов, статистикам платежей, реестру платежей, который рассылается топ-менеджменту;
- оформлен «Отчет кредитный портфель», который теперь тоже динамически обновляется в системе по данным финансовых инструментов, а не делается вручную казначеем;
- организован удобный платежный календарь, теперь казначей видит все остатки и потоки денег по счетам, с возможностью привлечения финансирования и размещения остатков между счетами;
- система согласования заявок на оплату и возможность формирования платежных поручений для отправки в банк позволила минимизировать бумажную работу;
- упрощена работа по формированию выплат зарплаты, налогов и отчислений, раньше требовалось составлять бухгалтерские справки, а теперь просто создать и согласовать заявку в системе.
Игорь Бондарук, заместитель исполнительного директора по экономике и контроллингу операционной деятельности
В результате внедрения «1С:Управление холдингом» в УК «Содружество» достигнута основная цель — расширены функции казначейства, создана единая среда согласования управленческих документов, введен превентивный контроль платежей, удалось уйти от использования программ-посредников.
