В компании «Бром» запущена в работу автоматизированная информационная система управления казначейскими операциями и процессами бюджетирования на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот КОРП». Система позволила унифицировать процессы согласования заявок на расходование денежных средств, в 3 раза увеличить скорость обработки платежных документов, обеспечить оперативность исполнения платежного регламента. Усилился контроль за соблюдением платежных лимитов, снизились риски просрочки критичных платежей, существенно выросла эффективность использования финансовых ресурсов. Появились инструменты для планирования финансовых затрат и оптимизации расходов.
Акционерное общество «Бром» — крупнейшее предприятие в СНГ и Восточной Европе, специализирующееся на выпуске брома и бромистых соединений. Предприятие активно развивает направления производства и реализации брома и его производных. Программа модернизации компании нацелена на наращивание мощности существующих производств, повышение технологической дисциплины, расширение ассортимента выпускаемой продукции.
Цели проекта:
- Сформировать единую информационную систему финансовых данных.
- Автоматизировать управление финансовыми потоками компании.
- Повысить уровень информационной безопасности при работе с финансовыми данными.
- Оптимизировать процессы финансового планирования и казначейства.
Задачи проекта:
Перед специалистами стояли следующие задачи:
- реализовать процесс занесения и управления финансовой нормативно-справочной информацией;
- обеспечить сбор плановых данных по бюджету движения денежных средств методом снизу-вверх;
- реализовать регистрацию операций по оперативному планированию движения денежных средств;
- разработать механизмы установки и отслеживания лимитов по статьям, механизмы анализа кассовых разрывов, механизмы формирования платежных документов;
- настроить механизмы проведения план-фактного анализа в требуемых информационных разрезах;
- организовать интеграцию с системой «1С:Документооборот» для реализации процессов согласования и утверждения финансового плана, заявок на расходования денежных средств, балансировки финансового плана;
- настроить интеграцию с системой «1С:Управление производственным предприятием», используемой у заказчика, в части выгрузки требуемых финансовых данных.
На протяжении нескольких лет в качестве одного из инструментов для развития предприятие использовало автоматизированную систему управления на основе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием». Но применяемая организация учета не позволяла достигнуть должного уровня автоматизации для обеспечения поставленных бизнес-целей.
В частности, процесс финансового планирования и организация казначейства не были автоматизированы. Невозможность оперативного планирования и управления финансовыми потоками приводила к снижению достоверности данных о финансовых операциях в управленческой отчетности и увеличению трудозатрат из-за дублирования части операций. Следствием отсутствия автоматизированных операций по казначейству и сопутствующей регламентирующей документации стали ослабление финансовой дисциплины и возникновение коллизий в случае информационных разрывов или в случае нарушений зон ответственности.
Руководство приняло решение перейти на более функциональное и технологичное решение – «1С:ERP Управление предприятием 2» и начать процесса перехода с внедрения подсистемы бюджетирования и оперативного планирования движением денежных средств в целях получения быстрого эффекта от внедрения системы. С параллельным планированием внедрения других подсистем.
Автоматизированная информационная система управления казначейскими операциями и процессами бюджетирования на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот КОРП».
На основании уже существующих на предприятии регламентов и положений по организации процесса бюджетирования и казначейства была проведена подготовительная методическая работа:
- разработаны карты бизнес-процессов согласований финансового плана, заявок на расходование денежных средств, договоров;
- разработан механизм согласования/отклонения согласования заявки на оплату и механизм согласования/отклонения согласования реестра платежей;
- для команды казначеев доступно формирование платежных поручений, выгрузка в ПО Банк-Клиент
- настроена загрузка выписок из ПО Банк-Клиент;
- утверждены схемы информационных потоков в части казначейства;
- согласована нормативно-справочная информация, участвующая в процессе финансового планирования.
На предприятии реализована комплексная автоматизация, которая позволяет осуществлять планирование, контроль, учет денежных средств, кредитов, займов и депозитов, расчетов и взаиморасчетов с подотчетными лицами; также она предусматривает контроль процессов товарного планирования, осуществляемого параллельного с планированием производства, закупок и продаж в качестве единого процесса. Бюджеты БДР/БДДС фиксируются в подсистеме на определенный период планирования. Всего автоматизировано 110 рабочих мест.
.jpg)
Схема архитектуры
В дополнение к функциональным возможностям подсистемы планирования и бюджетирования типового решения «1С:ERPУправление предприятием 2», учитывая специфику бизнес-процессов финансового планирования предприятия, в программе были разработаны механизмы:
- согласования нормативного финансового плана;
- согласования прогнозного финансового плана;
- сбора фактического финансового плана;
- ввода и согласования заявок на расход денежных средств;
- формирования платежных документов;-анализа кассовых разрывов;
- группировки подразделений по центрам финансовой ответственности.
Выросла скорость формирования платежного календаря
Сократился бизнес-процесс подготовки годового бюджета
В результате автоматизированы основные процессы бюджетирования и казначейства на базе программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2». Сформирована единая информационная система финансовых данных; автоматизировано управление финансовыми потоками компании; повышен уровнь информационной безопасности при работе с финансовыми данными и оптимизированы процессы финансового планирования и казначейства. Количественные показатели улучшений:
- количество ошибок сократилось на 25%;
- увеличили скорость формирования платежного календаря в 5 раз;
- бизнес-процесс подготовки годового бюджета сократился в 2 раза;
- усилился контроль за соблюдением платежных лимитов;
- снизились риски просрочки критичных платежей;
- существенно выросла эффективность использования финансовых ресурсов;
- появились инструменты для планирования финансовых затрат и оптимизации расходов;
- разработан отчет «план-факт» для эффективного планирования;
- создано единое информационное пространство для управления финансами.
