Курчатовский институт автоматизировал закупочную, финансовую деятельность и электронный документооборот на базе решений «1С:Документооборот государственного учреждения», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Благодаря внедрению единой комплексной системы улучшились управленческие процессы и принимаемые решения, а также повысилась общая эффективность работы учреждения.
НИЦ «Курчатовский институт» — крупнейший научно-исследовательский центр России. Занимается широким спектром научных исследований, включая ядерную энергетику, физику плазмы, биотехнологии, материаловедение и информационные технологии. В институте работают тысячи ученых и инженеров.
Цели проекта:
- Исключить дублирование ввода данных.
- Обеспечить прозрачный учет для всех подразделений.
- Вести учет, обработку и контроль документов учреждения.
- Использовать электронные подписи для подписания и согласования.
- Формировать структурированные извещения для выгрузки в Единую информационную систему (далее — ЕИС).
- Предоставлять актуальную информацию об исполнении бюджета и планов в реальном времени.
- Повысить эффективность и контроль над процессами закупок и финансов.
Задача проекта: создать единую систему управления закупками, финансами и документооборотом. Система должна автоматизировать процессы:
- документооборота;
- планирования расходов подразделений;
- формирования и согласования заявок на закупку;
- создания финансовых документов и отчетности.
До перехода на решения фирмы «1С» Центр столкнулся с рядом проблем:
- Невозможность выгрузки данных в ЕИС.
- Ведение двойного учета в программах для закупок и финансов, что приводило к ошибкам и расхождениям в данных бухгалтерского и управленческого учета.
- Дублирование информации сотрудниками разных подразделений, что влекло возникновение ошибок в отчетах.
- Отсутствие возможности подписания документов электронной подписью и распечатки извещений, в связи с чем имели место случаи утери документов.
- Отсутствие возможностей инициаторами закупок заполнения характеристик продукции в структурированной форме.
- Риски перерасхода средств из-за отсутствия инструментов для планирования бюджетов и контроля остатков по подразделениям.
- Ведение управленческого учета автономно в разных базах, ввод большого объема данных вручную.
- Ведение документооборота на ПО, не обеспечивающем цельность учета информации, корректных и гибких возможностей обработок документов, а также эффективный контроль исполнения по документам.
Единая комплексная система управления закупками, финансами и документооборота (АИС УФХД) построена на базе решений:
- «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ)
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ).
- «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Интеграции:
- 1С:БГУ с внешним отраслевым решением для оптимизации сбора сведений о кассовом исполнении и исключения дублирования данных;
- 1С:ДГУ с 1С:БГУ в части обработки документов по закупочной деятельности (заявок на закупку, итоговых протоколов и др.);
- Закупки. Дополнение к «1С:БГУ» с 1С:ДГУ в части формирования плана расходов подразделения, различных видов заявок на закупку, сведений о контракте;
- 1С:ДГУ с Закупки. Дополнение к «1С:БГУ» для обратной загрузки состояния согласования;
- 1С:ДГУ с 1С:ЗКГУ («1С:Зарплата и кадры государственного учреждения») в части учета подразделений и сотрудников по актуальному штатному расписанию.
А также были реализованы:
- Выгрузка на ЕИС извещения о закупках.
- Загрузка с ЕИС плана-графика, классификаторов КТРУ (с характеристиками), ОКДП-2, номеров извещений.
Анализ текущих процессов и определение требований к системе
Проведен детальный анализ существующих процессов центра, в том числе документационного, закупочного и финансового учета. На основе анализа были составлены и сформулированы требования к единой информационной системе финансово-хозяйственной деятельности и документооборота для единовременной работы в ней всех структурных подразделений.
Разработка и доработка
- Механизм планирования закупок с учетом аналитик управленческого учета, включая контроль остатков по плану и лимитам.
- Функционал для формирования заявок в структурированной форме.
- Процессы: обработки плана расходов по подразделениям, согласования заявки на закупку (все этапы) в электронной форме с подписанием простой или усиленной электронной подписью.
- Механизм контроля, исключающий возможность изменения закупочных документов после создания финансовых документов.
- Автоматизированный процесс формирования финансовых документов на основании заявок на закупку.
- Необходимые формы отчетности по закупкам для анализа объема и стадий обработки заявок, а также контроля по лимитам закупок.
- Функционал отслеживания статусов прохождения процессов обработки закупочных документов с передачей из 1С:ДГУ в 1С:БГУ.
- Механизм формирования проекта резолюции замещающими сотрудниками для руководителей.
- Расширенные формы контроля для исполнения поручений руководителями.
- Отчетные формы контроля поручений и регистрационных карточек документов.
- Понятный интерфейс для повышения комфорта работы сотрудников в системе.
- Отдельно стоит отметить, что в рамках проекта была проведена масштабная миграция документов за период 15 лет из старой учетной системы в 1С:ДГУ.
- Оптимизация процесса планирования закупок. Благодаря реализованному механизму планирования закупок в разрезе аналитик управленческого учета, инициаторы точно оценивают потребности и формируют обоснованные заявки. Это привело к более эффективному управлению ресурсами и сократило время на подготовку заявок на 30%.
- Снижение перерасходов. Контроль лимитов при формировании заявок уменьшил риски перерасхода бюджета.
- Увеличение точности данных. Ошибки при учете и обработке данных сократились на 40% за счет устранения дублирования вводимой информации и объединения всех учётных процессов в единую систему.
- Уникальный документационный учет. Автоматизация документационного учета и создание автозаполняемых шаблонов сократили ошибки, ускорили обработку документов и улучшили контроль исполнительской дисциплины, позволяя руководителям принимать решения оперативно.
- Своевременные уведомления и контроль. Улучшена контрольная функция: теперь около 95% поручений и задач по документам исполняются в срок благодаря расширенным формам контроля и проектам резолюций.
- Снижение риска ошибок в данных. Около 70% ранее возникающих расхождений в учете данных между различными подразделениями и системами устранено за счет централизованного хранения и обработки информации.
- Прозрачное и быстрое согласование. Электронное согласование заявок с использованием электронных подписей сократило время согласования в среднем на 50%, ускорив весь процесс закупок.
- Снижение трудозатрат. Время на обработку документации уменьшилось на 30% благодаря электронному документообороту.
- Оптимизированная отчетность. Различные формы отчетности по закупкам и интеграция с финансовыми процессами сократили время на сбор и анализ данных на 35%, повысив точность и оперативность принятия управленческих решений. Актуальная информация о планах и их исполнении в любой момент времени обеспечила прозрачный учкт для всех подразделений.
Благодаря внедрению единой комплексной системы управления закупками, финансами и документооборота (АИС УФХД) в НИЦ «Курчатовский институт» не только улучшились управленческие процессы и принимаемые решения, а также повысилась общая эффективность работы учреждения.
