В учебном центре «Нафтагаз-Развитие» построили систему автоматизации управления процессами обучения на базе «1С:Электронное обучение» и «1С:Управление учебным центром». Особенностью проекта является автоматизированный процесс планирования обучения. Для этого настроена интеграция между «1С:Управление учебным центром» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», с помощью которой учебный центр формирует группы обучения с учетом ранее пройденных курсов каждого работника. После ввода проекта в промышленную эксплуатацию ежедневно экономится примерно 30% времени сотрудников. Процессы обучения — от заявки из ГК «НафтаГаз» до выдачи сертификата о повышении квалификации — стали прозрачными.
Учебный центр «Нафтагаз-Развитие» занимается профессиональным развитием персонала для предприятий топливно-энергетического комплекса. Реализует более 300 образовательных программ по подготовке персонала, как для крупных промышленных предприятий, так и для представителей среднего и малого бизнеса, а также физических лиц.
Цели проекта:
- Перевести работу корпоративного учебного центра на новый уровень развития с помощью автоматизации основных процессов.
- Повысить эффективность работы учебного центра.
Задачи проекта:
- Упростить действия по обучению работников группы компаний «НафтаГаз» (далее в тексте — ГК «НафтаГаз», АО «НафтаГаз», «НафтаГаз»).
- Наладить контроль над всей цепочкой процесса обучения.
- Интегрировать новые для «НафтаГаза» программные продукты с уже используемыми в работе.
Главными инструментами достижения поставленной цели стали программные продукты 1С.
ГК «НафтаГаз», выбирая исполнителя проекта, ориентировалась на рекомендацию известной компании из добывающей отрасли промышленности; учитывала подтвержденный опыт и компетенцию партнера «Русские Решения» в сфере внедрения LMS «1С:Электронное обучение».
Для реализации проекта были приобретены комплекты продуктов LMS «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет+Веб-кабинет преподавателя и обучающегося» и «1С:Управление учебным центром».
Автоматизация управления процессами в учебном центре «Нафтагаз-Развитие», ключевом звене системы профессионального развития группы компаний «НафтаГаз», была необходима по ряду причин.
Во-первых, работа учебного центра «Нафтагаз-Развитие» была изолирована от ИТ-ландшафта «НафтаГаза». Это приводило к увеличению срока обучения сотрудников всей группы компаний. Время от заявки на обучение до выдачи свидетельства о повышении квалификации занимало на 30% больше времени от ожидаемого.
Во-вторых, велась двойная работа: дублировались данные о работниках — сначала информация заносились в одну из нескольких информационных баз «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», потом — вручную в таблицы уже в учебном центре.
В-третьих, в самом учебном центре весь учет по 300 программам обучения велся в таблицах Ms Excel. Из-за этого часто возникали ошибки в документах, тратились лишние часы рабочего времени на стандартные операции. Регистрация заявок на обучение, карточки работников, пройденные курсы, подготовка свидетельств — все велось вручную.
Система автоматизации управления процессами в учебном центре «Нафтагаз-Развитие» построена на базе следующих решений:
- «1С:Электронное обучение»:
- организация обучения;
- учебные материалы.
- «1С:Управление учебным центром»:
- планирование и анализ;
- расписание;
- набор;
- контингент;
- обучение.
Из «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» в «1С:Управление учебным центром» передаются профили должностей сотрудников с перечнем обязательных курсов, соответствующих должностям. В «1С:Управление учебным центром» происходит сопоставление каждого профиля должности к работникам и ранее пройденному ими обучению. В случае окончания срока действия полученных сертификатов или обнаружения непройденного по должности обучения, система предлагает сотруднику курс и автоматически собирает группу обучения. После прохождения обучения данные о повышении квалификации передаются обратно в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и попадают в карточку физического лица во вкладку «Образование, квалификация». На основании этого выдаются допуски на те или иные объекты.
В «1С:Управление учебным центром» разрабатываются программы обучения и учебное расписание; выгружаются документы о полученной квалификации и пройденном обучении в Федеральный реестр сведений о документах об образовании (ФИС ФРДО).
В LMS «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» сотрудники «НГ-Развитие» создают или загружают уже готовый учебный контент. Это курсы в формате видеороликов, презентаций, а также тесты по предметам профильной (нефтедобывающей) отрасли.
Учебный центр контролирует в «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» ход обучения, готовит отчетность для руководства подразделений «НафтаГаз». У кураторов обучения есть возможность в любой момент времени посмотреть в системе прогресс прохождения курсов каждого работника. Есть возможность скорректировать процесс, например, выдать дополнительное время на прохождение курса или принять задание «автоматом».
На основе данных, хранящихся в «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет», сотрудники учебного центра готовят такие отчеты, как:
- текущий срез по учебным группам, где отражается список работников и прогресс их обучения;
- отчеты со списком выданных удостоверений о повышении квалификации в заданный период;
- другие виды отчетности.
Между «1С:Управление учебным центром» и «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» настроен обмен данными, при котором кроме типовой передачи сведений об обучении, создан механизм запуска автоматических рассылок.
Уведомления, добавленные в результате доработки обмена данными между «1С:Управление учебным центром» и «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет»:
- уведомление о формировании группы обучения;
- уведомление о зачислении на очное обучение;
- уведомление о выдаче документа о полученном образовании;
- уведомление об истечении срока действия документа (приходит за месяц до окончания срока документа, чтобы работник вовремя прошел переподготовку и был допущен к рабочим объектам).
В «1С:Электронное обучение. Веб-кабинет преподавателя и обучающегося» работники проходят обучение: смотрят видеоуроки, изучают лекции, выполняют тестирование, отправляют результаты на проверку. Сотрудники учебного центра проверяют выполненные задания и дают обратную связь обучающимся коллегам. Между «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» и «1С:Электронное обучение. Веб-кабинет преподавателя и обучающегося» происходит штатный обмен данными.
Архитектура проекта автоматизации
К уникальности проекта можно отнести усовершенствование системы уведомлений в типовой конфигурации «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет». Сообщения автоматически отправляются на электронную почту работников не только при наступлении событий, возникших в ходе обучения, но и на стадиях его подготовки и после завершения. Для этого в «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» созданы правила автоматических рассылок и шаблоны для них.
Доработана интеграция с «1С:Управление учебным центром», чтобы рассылки автоматически запускались по событиям, происходящим в «1С:Управление учебным центром».
Еще одной особенностью проекта является автоматизированный процесс планирования обучения. Для этого развита интеграция между «1С:Управление учебным центром» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Из «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» в «1С:Управление учебным центром» передаются не только данные о сотрудниках, но и профили должностей с указанием предназначенных для них обязательных учебных курсов. В этих профилях указаны должности и предназначенные для них обязательные учебные курсы. В «1С:Управление учебным центром» полученные данные сопоставляются с ранее выданными работникам сертификатами. На основании накопленной информации учебный центр формирует группы обучения с учетом ранее пройденных курсов каждого работника.
Очередной спецификой данного обмена является возможность работы «1С:Управление учебным центром» с несколькими базами «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Если работник числится в нескольких юридических лицах «НафтаГаз», при передаче сведений в «1С:Управление учебным центром» система распознает его и объединяет всю информацию в одной карточке физического лица. Это значительно упрощает учет для сотрудников учебного центра и предотвращает появление дублей физических лиц. Результаты обучения передаются в базу «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» именно того юридического лица, от которого работник проходил обучение.
Внедренные решения позволили объединить процесс обучения работников в единую, понятную и последовательную систему. Процессы обучения от заявки из ГК «НафтаГаз» до выдачи сертификата о повышении квалификации стали прозрачными. Все это способствовало как росту общей эффективности работы учебного центра, так и повышению уровня качества обучения.
После ввода проекта в промышленную эксплуатацию ежедневно экономится примерно 30% времени сотрудников учебного центра «Нафтагаз-Развитие». На создание и печать документа об обучении или квалификации, а также подготовку любого отчета учебного центра тратится всего минута времени сотрудника. До внедрения проекта на это уходило в среднем 15 минут.
Время от планирования обучения сотрудника до старта теперь занимает 10 минут. Система знает, когда, кого и по какой программе необходимо обучить. Ранее процесс занимал несколько дней.
За одну минуту происходит автоматический обмен данными об обучаемых работниках между «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и «1С:Управление учебным центром». Ранее на это уходило от нескольких часов до нескольких дней.
30 секунд занимает уведомление работников обо всех событиях процесса обучения (старт обучения, окончание тестирования, окончание курса). Отправка уведомлений не требует участия сотрудников «Нафтагаз-Развитие». До внедрения проекта на это уходило от 30 до 120 минут.
Проект выполнен за 8 месяцев. Оперативному внедрению способствовали активная вовлеченность учебного центра в процесс, эффективное партнерство и слаженная работа с подрядной организацией. Внедренные программные решения введены в промышленную эксплуатацию и встроены в ежедневные процессы учебного центра.
Результаты проекта позволили повысить эффективность учебного центра, а значит, сделали работу на производстве во всей ГК «НафтаГаз» более безопасной.
В 2025 год руководство ГК «НафтаГаз» одобрило дальнейшее развитие автоматизированной системы учебного центра «НафтаГаз-Развитие» с помощью программных продуктов 1С. К концу 2025 года планируется прохождение курсов повышения квалификации всеми работниками АО «НафтаГаз» — это более 2500 человек.
