Группа компаний «ГПМ КИТ» построила комплексную информационную систему на базе «1С:Управление холдингом». Из особенностей проекта стоит отметить уникальность бизнес-процессов, автоматизированных системой. В результате проекта создана единая информационная система, обеспечивающая унифицированный подход ведения учета для всех предприятий холдинга, а также учета по МСФО. Автоматизирована управленческая и финансовая деятельность компании, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам. Появились прозрачность бизнес-процессов и точное понимание сотрудниками актуальных алгоритмов, конкретизированы зоны ответственности. Доступы к НСИ и документации распределены в соответствии с функционалом. Сократились трудозатраты на поиск информации и выгрузку данных. Ускорились бизнес-процессы на 20-100%, операционные и административные расходы снизилсь на 50%.
Группа Компаний ГПМ КИТ (Кино. Интернет. Телевидение. Производство, прокат, дистрибуция) входит в состав медиа-холдинга «Газпром-медиа». В группу компаний входят: «ГПМ КИТ» — управляющая компания бизнес-направления «Кино и тематическое ТВ»; «Централ Партнершип» — крупнейший российский прокатчик и дистрибутор контента; «ТПО Ред Медиа» — производство и дистрибуция тематических телеканалов для кабельного и спутникового вещания; «Киностудия КИТ» — организация производства полнометражных, телевизионных и документальных фильмов.
Цель проекта: создать единое и централизованное место обработки и хранения документации для сокращения трудозатрат, ускорения согласования и поиска документов.
Задачи проекта:
- Создать процесс, взаимосвязанный с финансовым учетом, для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
- Обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе.
- Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей.
- Создать унифицированный подход ведения учета с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга.
- Обеспечить ввод и хранение аналитик в первичных документах в объеме, достаточном для реализации целей бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО.
- Обеспечить ведение учета по МСФО для всех организаций группы Компаний «ГПМ КИТ» в едином программном решении.
- Построить систему автоматизированных контрольных процедур с целью минимизации ошибок, возникающих в ходе работы пользователей в системе.
- Создать базу знаний и инструкций по системе для максимальной адаптации и ротации персонала.
До старта проекта в компании существовали следующие проблемы:
- Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует.
- Использование систем, обновление и развитие которых прекращено фирмой «1С», а также ряда специфичных систем (конфигураций, разработанных специально для «ГПМ КИТ»).
- Нормативно-справочная информация (в частности, договоры, контрагенты, номенклатура) неоднородна (как по составу, так и по структуре) и распределена между информационными системами. Синхронизация происходила полуручном, а где-то в ручном режиме.
- Отсутствие единой методики ведения учета.
- Отсутствие единого плана счетов и унифицированной аналитики. Для некоторых организаций план счетов был сильно расширен за счет добавления субсчетов и дополнительных аналитик.
- Не автоматизированы специфичные бизнес-процессы, такие как расчет роялти, ранжирование задолженности, амортизация лицензионных прав и т.д., расчеты формировались в файлах Microsoft Exсel.
- Имеющаяся информационная структура не позволяла оперативно получать информацию по всем организациям группы.
Единая информационная система компании построена на базе решения «1С:Управление холдингом» — комплексного решения класса CPM (Corporate Performance Management).
ИТ-ландшафт представляет собой единое информационное пространство. Автоматизированы следующие функции:
- Бухгалтерский учет:
- банк и касса;
- расчеты с контрагентами;
- товарно-материальные ценности;
- торговые операции;
- производственные операции;
- основные средства;
- нематериальные активы;
- завершение периода;
- регламентированная отчетность.
- Налоговый учет.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управленческий учет.
- Учет по МСФО.
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- формирование графика поступления оплат;
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля.
- Учет экспортно-импортных операций.
- Учет спецодежды и спецоснастки.
- Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами:
- автоматизация бизнес-процессов;
- управление информационными технологиями (ITIL).
- Документооборот (ECM):
- учет и хранение документов;
- учет и контроль исполнения поручений;
- учет договоров.
- Управление проектами и портфелями проектов:
- учет хозяйственных операций по проектам;
- анализ деятельности в разрезе проектов.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- управление отношениями с поставщиками;
- формирование графика оплаты поставщикам;
- фзаиморасчеты с поставщиками.
Текущий IT-ландшафт
Пояснения к схеме:
Oracle Hyperion Financial Management (Oracle HFM) — система консолидации финансовой и управленческой отчетности.
CPBase — фильмы и информация о правах. (самописная конфигурация на delphi).
CPDisrt — букинг (формирование репертуара кинотеатра) и учета кассовых сборов кинотеатров. (самописная конфигурация на delphi).
CPKino — учет прав на контент. (самописная конфигурация на delphi).
Алиса3000 — управление производством проекта, проектной документацией и видеоматериалами (создание сценария; информация о творческой группе и авторах; производство контента, с детализации до съемочного дня; доступ к видеофайлам с материалами проекта и рабочей проектной документации). (самописная конфигурация на sharepoint).
RM-Production — система управления внутренними процессами предприятия. Вещание сторонних каналов (получение контента и учет дополнительных услуг по его обработке, таких как монтаж, озвучивание, сведение звука и видео; предэфирный отсмотр; оформление эфира), дистрибуция телеканалов. (самописная конфигурация на delphi).
Broadview — программа, автоматизирующая большинство производственных процессов в телерадиокомпаниях. Производство собственных каналов (учет прав на контент, формирование плейлистов, версий программ трафиков и роликов, эфирной сетки).
СУИС — система управления интеллектуальной собственностью.
Directum — система электронного документооборота (ECM).
CPLib — портал прав на контент. (самописная конфигурация на delphi).
Задействованное ПО:
- приложение «Telegram» — как альтернатива согласования;
- платформа «1С:Предприятие 8.3»;
- IIS — веб — сервер;
- Microsoft Server — операционная система;
- Microsoft SQL Server — СУБД;
- Trello — для управления разработкой;
- Email — официальная коммуникация на проекте.
- Бизнес-value — несмотря на то, что был использован типовой продукт от вендора — «1С:Управление холдингом», в результате внедрения был получен индивидуальный продукт, обладающий низкой стоимостью владения с одной стороны, а с другой — полностью адаптированный под задачи группы компаний «ГПМ КИТ». С помощью внедряемого решения было создано единое пространство для работы с документами компании и унифицированы подходы к ведению учета. Проектное задание содержало высокие требования к параметризации и гибкости системы.
- Сроки внедрения — в течение короткого времени‚ с использованием самых передовых инструментов «1С» и экспертной команды, была реализована уникальная система, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам.
- Методы управления проектом — управление проектом с применением гибких методик. Одновременно с этим — жесткая фиксация сроков и ответственность за заявленный результат. Проект завершился в срок. Ориентация при управлении проектов на создание бизнес-value.
Сократились операционные и административные расходы
- Автоматизирована управленческая и финансовая деятельность компании, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам.
- Появились прозрачность бизнес-процессов и точное понимание сотрудниками актуальных алгоритмов, конкретизированы зоны ответственности.
- Доступы к НСИ и документации распределены в соответствии с функционалом.
- Сокращены трудозатраты на поиск информации и выгрузку данных.
- Созданы единые НСИ и унифицированы процессы для всех организаций группы, настроена синхронизация с внешними системами.
- Сокращены сроки согласования договоров, стали прогнозируемы временные периоды внутренних процессов, история согласования дала необходимую статистику для выявления проблемных мест и позволила оптимизировать процессы.
- Автоматизированы внутригрупповые бизнес-процессы.
- Реализована казначейская функция с единым бюджетным контролем.
- Реализована единая методика ведения учета, настроены превентивные контроли, создана унифицированная база аналитик для бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО.
- Организована работа в едином рабочем окне унифицированы подходы к ведению учета с целью соблюдения единого регламента для всех предприятий холдинга.
- Создан оцифрованный архив первичной документации.
- Разработана база учета прав с контролями по периодам, распределением денежных средств от кинотеатров и расчетом роялти правообладателям.
- Процессы взаимосвязаны с финансовым учетом для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
- Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики. Универсальные аналитические отчеты с гибкими фильтрами, позволяют сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм.
- Разработан шаблон инструментов для тиражирования системы, с базой знаний и инструкции.
- Ускорились бизнес-процессы от 20 до 100%, а также получение управленческой и регламентированной отчетности.
- Сократились операционные и административные расходы на 50%.
На момент окончания проекта все цели достигнуты.
Развитие системы продолжается в соответствии с планами бизнеса.
