PwC Legal автоматизировала учет договоров и шаблонов договоров в компании с помощью «1C:Документооборот». В результате проекта, длившегося 9 месяцев, совместно с командой «1С:Первый БИТ», разработано универсальное решение которое было внедрено в юридический департамент с количеством пользователей около 3000 сотрудников. Учет всех шаблонов документов ведется централизованно, что исключает возможность потери документов. Сократилось на 80% время, которое требуется на актуализацию шаблонов документов, и, соответственно, затраты на их поддержку. Сократилось до 1% количество ошибок в документах, которые готовятся на основании шаблонов.
PwC Legal — юридическая практика PwC. Оказывает полный спектр юридических услуг- от создания компаний до сопровождения комплексных финансовых сделок и сделок слияния и поглощения. Предлагает решения, которые сочетают в себе новые технологии для трансформации бизнеса, знания в различных областях права и глубокую отраслевую экспертизу. Глобальная сеть фирм PwC объединяет 3700 юристов в более чем 98 странах.
Цели проекта:
- уменьшить сроки согласования договоров;
- снизить количество ошибок в черновиках договорах;
- снизить затраты на поддержку шаблонов договоров в компании.
Задачи проекта:
- разработать гибкое решение класса «Конструктор документов» на платформе «1С», которое можно внедрять в любую компанию;
- автоматизировать процесс подготовки и согласования договоров по шаблонам.
До проекта компания вела учет сотен шаблонов договоров разрозненно в документах Microsoft Word. Были трудности с актуализацией шаблонов, а также с процессом подготовки договоров по этим шаблонам. Существовали риски срыва сроков согласования и подписания договоров и, соответственно, потери клиентов, так как на юристах была существенная нагрузка в связи с большим количеством ошибок в договорах, переданных им на согласование.
Система автоматизации учета договоров построена на базе «1С:Документооборот 2.1» и «LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса».
Система решает задачи:
- Настройки, хранения и версионирования шаблонов документов компании.
- Сокращения общего числа шаблонов документов компании за счет объединения двуязычных шаблонов, использования общих пунктов документов и настройки дополнительных условий на пункты документов.
- Экономии времени на создание и согласование документа, так как выбор шаблона происходит автоматически, благодаря чему исключается возможность орфографических, юридических ошибок. Также за счет автоматического заполнения справочной информации, которая хранится в системе, исключается вероятность ошибки в данных.
- Компетенции сотрудников — инициатору документа не нужно быть профессиональным юристом, чтобы подготовить корректный шаблон документа.
Вариант работы: клиент — серверный (сервер базы данных: MSSQL);
Автоматизировано: 3000 рабочих мест;
Одновременно работающих: 1000;
Численность: 3500 сотрудников.
Ключевые особенности проекта:
- большое количество рабочих мест;
- для разработанного решения получен сертификат «1С:Совместимо»;
- подсистема, для которой нет аналогов на рынке.
Решение «LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса» позволяет автоматизировать работу инициаторов документов и юристов, которые отвечают за учет шаблонов документов компании. С помощью данного решения инициатор договора сможет при ответе на ряд понятных ему вопросов создать юридически корректный и актуальный шаблон документа. При этом вся связанная справочная информация заполнится в документе автоматически. А юрист, совершив необходимое изменение в одном месте (одном пункте документа), сможет актуализировать все шаблоны, которые его используют. Данное решение обладает гибкостью, что является отличной возможностью для развития, и применимо в организациях любого типа.
Основная функциональная возможность данного решения — создание внутреннего документа отвечая на ряд подготовленных вопросов для выбранного вида внутреннего документа. Версии документа в форматах «.doc» и «.pdf» создаются и прикрепляются к карточке внутреннего документа автоматически.
Сократилось время согласования документов
Ускорилось оформление документов
Уменьшилось количество ошибок в документах
В результате проекта, длившегося 9 месяцев, совместно с командой «1С:Первый БИТ», было разработано универсальное решение «LegalPRO: Конструктор документов» на базе конфигурации «1С:Документооборот», которое было внедрено в юридический департамент с количеством пользователей около 3000 сотрудников. В данный момент система успешно введена в промышленную эксплуатацию. С помощью внедрения данного решения, мы достигли целей, поставленных нами перед проектом:
- Разработано гибкое решение, которое можно внедрять в любую компанию.
- Учет всех шаблонов документов ведется централизованно, что исключает возможность потери документов.
- Сократилось на 80% время, которое требуется на актуализацию шаблонов документов, и, соответственно, затраты на их поддержку.
- Сократилось до 1% количество ошибок в документах, которые готовятся на основании шаблонов.
- Ускорилось оформление документов на 40%, в т.ч. за счет проработки всех особенностей компании при внедрении.
- Сократилось время согласования документов на 50%.
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8» позволило компании «PwC Legal»:
- Быстрее производить и согласовывать документы.
- Избавить юридический департамент от огромного количество рутинной работы.
- Оперативно актуализировать сотни шаблонов договоров.
Экономический эффект от внедрения:
- на 15% сократились трудозатраты в подразделениях;
- на 20% снизились операционные и административные расходы;
- на 10% выросла производительность труда.
