Фармацевтическая компания «НПК БИОТЕСТ» автоматизировала оперативный и регламентированный учет на базе «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси». Автоматизированы операции по учету затрат лаборатории, организовано хранение образцов каждой серии выпуска продукции, созданы алгоритмы формирования расчетных отпускных цен на импортные товары, по сложным отраслевым алгоритмам, учитывающие требования законодательства РБ, а также прейскурантных оптовых цен, реализован обмен с отраслевой учетной системой для розничной торговли, унифицирована методология ведения учета, расчет себестоимости выполняется в разрезе каждой продукции по сериям и партиям и занимает в разы меньше времени.
ООО «НПК Биотест» — фармацевтическая компания Республики Беларусь. Основное направление деятельности — производство лекарственных средств и биологически активных добавок, фиточаев и травяных чаев из экологически чистого растительного сырья, а также дистрибуция изделий медназначения. В 2016 г. «НПК Биотест» вошла в холдинг крупного европейского производителя лекарственных средств АО «OlainFarm».
Цели проекта:
- Сократить затраты и время на получение информации о фактической себестоимости выпущенной продукции с учетом партий производства.
- Увеличить скорость получения оперативных данных с помощью единой информационной системы.
- Уменьшить время обработки и выполнения заказов клиентов.
Задачи проекта:
- Повысить достоверность данных бухгалтерского учета, перейти от рутинного механического учета к анализу данных, что в свою очередь, окажет существенное влияние на повышение качества аналитической работы.
- Автоматизировать обработку больших объемов информации, сокращение многократной обработки информации.
- Построить единую информационную система, которая повысит контроль за процессами в компании.
В 2016 гомпания компания вошла в холдинг крупного европейского производителя лекарственных средств АО «OlainFarm» и запустила новую производственную линию.
Существующая на тот момент информационная система не соответствовала требованиям компании:
- учет велся в нескольких информационных базах на платформе «1С:Предприятие 7.7»: отдельные базы для бухгалтерского учета, оперативный учет (закупки, продажи, производство, отражения складских операций, розничной торговли;
- расчет себестоимости производился в таблицах Microsoft Excel;
- информационные базы не были интегрированы между собой.
Среди основных недостатков ситсемы можно выделить:
- отсутствие инструментов для организации прозрачного и регулярного оперативного учета для управления закупками, производством и продажами;
- трудоемкий расчет себестоимости продукции, результаты которого необходимы для расчета цен, прибыли и т.д.;
- значительный объем работы, в том, числе ручных операций.
Предприятию необходима была система, которая:
- поможет наладить оперативный учет товарно-материальных ценностей: от закупки сырья, производства полуфабрикатов и готовой продукции, заканчивая продажей и формированием суммы затрат на каждом этапе;
- автоматизирует и повысит точность: расчета себестоимости, всех видов цен, узкоспециализированных направлений учета (архивные образцы, затраты лаборатории);
- автоматизирует подготовку товаросопроводительных документов в соответствии с отраслевыми требованиями.
Автоматизированная система оперативного и регламентированного учета построена на базе «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси».
Проект выполнялся в несколько этапов, для каждого этапа был выбран проектный подход к автоматизации:
- Проектирование учетных процессов в новой информационной системе.
- Адаптация типовой конфигурации к отраслевым особенностям.
- Подготовка отдельных инструкций по работе в новой информационной системе:
- инструкции по отражению в регламентированном учете отдельных операций: учету бланков строгой отчетности, учету НДС входящего, учет ОС и НМА, настройка распределения расходов;
- инструкции по расчетам с поставщиками и клиентами: по зачету авансов;
- инструкции по отражению операций производства продукции из давальческого сырья, разукомплектации готовой продукции, по общей схеме производства по заказам.
- Обучение конечных пользователей.
- Разработка обработок по загрузке начальных данных. Необходимые данные были загружены в новую систему и выверены специалистами компании.
- Информационная система прошла опытную эксплуатацию и принята в промышленную эксплуатацию по следующим подсистемам:
- CRM и маркетинг;
- продажи;
- закупки;
- склад и доставка;
- производство;
- казначейство;
- финансовый результат и контроллинг;
- регламентированный учет;
- кадровый учет;
- расчет зарплаты.
Применяется клиент-серверная архитектура. Комплексная информационная система реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных. Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе «1С» организованы несколько сред:
- На стороне ООО «СофтСервис»:
- среда разработки (для разработки новой функциональности в конфигурациях «1С»);
- среда для тестирования (предназначена для тестирования разработанной функциональность, проведения нагрузочного тестирования, интеграционного тестирования).
- На стороне ООО «НПК Биотест»:
- продуктивная среда (предназначена для промышленной эксплуатации системы).
- «1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» выступает в качестве основной и единственной системы управления предприятием. «1С:ERP» интегрирована с системой электронного документооборота EDI, Клиент-банк, реализован обмен данными с порталом ЭСЧФ, а также с отраслевой учетной системой розничной торговли.
Схема архитектуры
- Автоматизированы операции по учету затрат лаборатории.
- Организовано хранение образцов каждой серии выпуска продукции.
- Разработаны алгоритмы формирования расчетных отпускных цен на импортные товары, по сложным отраслевым алгоритмам, учитывающие требования законодательства Республики Беларусь, а также прейскурантных оптовых цен.
- Реализована интеграция с отраслевой учетной системой для розничной торговли.
- Унифицирована методология ведения учета и внедрен регламентированный учет.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорился расчет себестоимости продукции
Сократились операционные и административные расходы
Для ускорения работ автоматизация указанных в разделе «Архитектура решения и масштаб проекта» подсистем запускалась параллельно-последовательно. Как результат, выполнения всех этапов:
- Создана единая система оперативного учета на предприятии: все операции отражаются в одной системе в онлайн-режиме, что дает возможность контролировать и управлять всеми процессами на предприятии.
- Расчет себестоимости выполняется в разрезе каждой продукции по сериям и партиям и занимает в разы меньше времени благодаря тому, что все данные фиксируются в одной программе, которая самостоятельно выполняет все расчеты, а при наличии ошибок оповещает пользователя.
- Организовано хранение образцов каждой серии выпуска продукции в течение нескольких лет.
- В случае возникновения претензий, реализована возможность идентификации и проведения анализа продукции. Для возможности идентификации реализовано отслеживание процесса производства продукции по каждой отдельной серии. Производство одной серии продукции может длиться несколько месяцев (с учетом итоговых лабораторных испытаний).
- В программе созданы алгоритмы формирования расчетных отпускных цен на импортные товары, учитывающий требования законодательства Республики Беларусь, а также прейскурантных оптовых цен. Разработан отчет по фактическим отпускным ценам продукции.
- Автоматизированы операции по учету затрат лаборатории.
- Реализован отчет по процентному содержанию импортного сырья в каждой серии продукции.
- ТТН формируются в автоматическом режиме и нужной форме.
- Программа обменивается данными с системой «Клиент-банк» и порталом ЭСЧФ.
- Автоматизация операций кадрового учета и расчета зарплаты: расчет сумм оплаты остатков отпусков, премии по заказ-нарядам, формирование печатных форм приказов.
- Унифицирована не только техническая платформа ведения учета, но и методология: формулы начислений, удержаний, работа со справочниками и др.
- Интеграция с отраслевой учетной системой для розничной торговли на платформе «1С:Предприятие 7.7». В отраслевой учетной системе для розничной торговли ведется в рознице ведется оперативный учет товаров: информация по поступлениям, реализациям, перемещениям товаров (между аптеками). Далее информация по средствам обмена данными загружается в «1С:ERP».
Экономический эффект от внедрения:
- Сократились трудозатраты в подразделениях по обработке первичной документации на 20%.
- Расчет себестоимости продукции занимает в 2,5 раза меньше времени, т.к. все данные теперь фиксируются в одной системе, а расчеты автоматизированы.
- На 5% ускорилось получение регламентированной отчетности и на 20% получение управленческой.
- Ускорилась обработка заказов и срок исполнения заказов на 10%.
- На 4% сократились операционные и административные расходы.
Предприятие получило единую информационную систему, в которой отражается вся деятельность компании, что позволило управлять процессами в компании на качественно новом уровне.
