«Ставропольводоканал» автоматизировал консолидацию финансовой отчетности с помощью «1С:Консолидация 8 ПРОФ». Новая система помогла оптимизировать процесс, напрямую влияющий на качество принятия как внутренних управленческих решений, так и решений внешних финансовых задач. Ускорена работа с заявками, сокращено время на согласование документов, оптимизированы бизнес-процессы, усилен контроль за исполнением документов.
ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям Ставропольского края. Структура компании многофилиальная. Общая численность персоанала компании составляет 8152 человека.
Цели проекта:
- Формировать консолидированную финансовую, управленческую отчетность для своевременного анализа достоверности учета операций по всем филиалам предприятия.
- Повысить эффективность и качество работы организации за счет автоматизации процессов.
- Сократить трудозатраты сотрудников на рутинные операции, минимизировать вмешательство сотрудников филиалов в алгоритмы формирования отчетности.
Задачи проекта:
- Создать единое информационное поле учета и управления бизнес-процессами.
- Обеспечить прозрачность финансовой отчетности.
- Получить детальную аналитику для ряда отчетов.
- Обеспечить возможность получения отчетов в автоматическом режиме.
- Снизить временные издержки на формирование пакета отчетов за период.
- Трансформировать данные в единый формат.
Чтобы компания могла своевременно готовить консолидированную отчетность по всем филиалам, а также оперативно принимать управленческие решения и унифицировать бизнес-процессы, руководство решило автоматизировать процесс получения консолидированной отчетности. Для этого выбрана система «1С:Консолидация 8 ПРОФ».
Учет на предприятии ведется на базе программного продукта «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ» — едином информационном пространстве для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывающем основные бизнес-процессы. Доступ к хранимым в системе сведениям четко разграничен, а возможности работы с системой с точки зрения отдельного сотрудника зависят от роли, определенной для него в системе.
Для автоматизации новой задачи — консолидирование финансовой отчетности — был выбран программный продукт «1С:Консолидация 8 ПРОФ». В результате работы получена универсальная система формирования финансовой отчетности. Разработаны и утверждены формы отчетов по бюджетированию, бухгалтерские и экономические отчеты, которые будут использоваться всеми филиалами, входящими в состав предприятия. Четко определены требования к входящей информации, в частности, к формам табличных документов, поступающих из учетных систем. Настроен механизм обмена между существующей учетной системой и программным решением «1С:Консолидация 8 ПРОФ». Разграничены права доступа к информационной системе для сотрудников всех филиалов, использующих систему.
Автоматизированы следующие функции:
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Финансовый анализ.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Консолидация данных.
- Учет и хранение документов.
Сейчас в организации используются информационные системы:
- «1С:Консолидация 8 ПРОФ»,
- «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ».
Эти системы тесно связаны между собой. Основным инструментом работы является «1С:Консолидация 8 ПРОФ», которая получет данные из системы «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ» для формирования экономических отчетов, бюджетов (в том числе консолидированных БДР и БДДС), бухгалтерской отчетности. Кроме того, осуществляется регулярный двухсторонний обмен с блоком централизованного казначейства, в который, в свою очередь, подгружается фактическое движение денежных средств. В блоке централизованного казначейства ведется лимитирование сумм заявок на расходование денежных средств по статьям ДДС и договорам.
В блоке централизованного казначейства работа ведется следующим образом: инициатор платежа создает заявку на расходование денежных средств с прикреплением скан-копий документов. Заявка проходит по маршруту согласования с обязательным контролем сумм по статье движения денежных средств и по договору. После утверждения заявки формируется реестр, далее создается платежное поручение и выгружается в банк. Формы отчетов, разработанные головной организацией и обязательные к применению всеми филиалами, заполняются в автоматическом режиме, утверждаются ответственным сотрудником и консолидируются.
Схема архитектуры системы
При внедрении новой системы нужно было объединить в единое информационное поле учета 33 филиалов. На текущий момент в результате объединения в программном продукте учет ведется по 7 организационным единицам.
В части бюджетирования создан механизм планирования расходов по статьям доходов и расходов и статьям движения денежных средств по нескольким сценариям. Выполняется автоматическая загрузка фактических данных и план-фактный анализ. Все данные консолидируются по организационным единицам, а БДР — дополнительно и по видам деятельности.
Формируются сводные отчет сразу по нескольким организациям. Созданы консолидирующие отчеты, собирающие данные со всех баз филиалов и показывающие общую картину инвестиционной, операционной и финансовой деятельности.
В рамках проекта выполнен большой объем работ:
разработана и формализована финансовая и бюджетная структуры компании;
- разработана и формализована методология бюджетирования и казначейства;
- разработаны и утверждены бизнес-процессы согласования бюджетов и заявок на расходование денежных средств;
- в «1С:Консолидация 8 ПРОФ» реализован механизм ежемесячного анализа рентабельности каждого из филиалов;
- в «1С:Консолидация 8 ПРОФ» реализован механизм ежедневного контроля движения денежных потоков через бюджет движения денежных средств; ежемесячно сотрудники организации загружают в него данные, которые затем используются при краткосрочном планировании. В заявке на оплату наглядно отражается информация по остатку лимита по статье и договору.
- с помощью механизмов подсистемы централизованного казначейства автоматизированы бизнес-процессы согласования заявок на расходование денежных средств и краткосрочное планирование с помощью платежного календаря;
- реализован обмен данными между действующей учетной системой («1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 ПРОФ») и «1С:Консолидация 8 ПРОФ» в части справочников «Контрагенты» и «Договоры контрагентов»;
- автоматизирована подготовка отчетности;
- созданы механизмы пакетного ввода и согласования документа «Экземпляр отчета» и документа «Заявка на расходование денежных средств»;
- адаптированы типовые механизмы маршрута согласования документа «Заявка на расходование денежных средств» под условное согласование в зависимости от инициатора заявки и ее приоритета.
- в ходе проекта реализовано групповое размещение и согласование заявок;
- выполнена доработка заявок в части установки признака «Инвестиционная программа», который влияет на маршрут согласования;
- выполнены доработки в части платежного календаря под требования заказчика.
В результате ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» получило набор действенных инструментов контроля и управления финансовыми потоками предприятия. В компании строго соблюдаются сроки подготовки, согласования и утверждения отчетов, а объем ежедневных платежей ограничен утвержденными лимитами.
Выросла скорость обработки платежей
Повысилась скорость работы пользователей
Уменьшились сроки подготовки бюджетов
- Автоматизирован процесс бюджетирования.
- Автоматизированы формы бухгалтерской отчетности, позволяющие получать как поквартальные отчеты, так и помесячные.
- Разработаны и автоматизированы формы экономических отчетов.
- Реализована возможность консолидации бюджетных, бухгалтерских и экономических отчетов.
- Увеличилась оперативность подготовки всех форм отчетности по филиалам и консолидированных.
- Реализована возможность получения наглядных отчетов для высшего руководства.
- Запущен блок централизованного казначейства, позволяющий управлять финансовой деятельностью всей группы компаний.
- Автоматизирован сбор фактических данных по движению денежных средств.
- Сокращены затраты времени на каждом шаге процесса консолидации.
- Создано единое хранилище для финансовых данных.
- Сформированы единые алгоритмы формирования отчетов и консолидация данных.
- Реализован четко разграниченный доступ к информации между пользователями системы.
- Появилась возможность оперативного получения всех требуемых отчетов.
- Минимизировано количество ошибок, связанных с ручным вводом информации.
В результате внедрения ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» централизованно в автоматическом режиме формирует отчетность по значимо объемному периметру своих филиалов. При этом обеспечено качество собираемой информации, применяется необходимая методология консолидации, учитываются требования международных и национальных стандартов.
Кроме того, в результате автоматизации появилась возможность на основе имеющихся данных составлять сводную отчетность в рамках различных параметров, имеется возможность специалистам по консолидации самостоятельно выполнять все необходимые настройки.
Автоматизирована регистрация и обработка заявок на расходование денежных средств, что позволило сократить сроки на их согласование и оперативно анализировать лимиты по статьям ДДС и договорам, а также автоматизировать процесс создания платежных поручений по данным заявкам.
Экономические последствия внедрения открывают новые перспективы работы в области управления, возможность оперативно принимать управленческие решения, унифицировать бизнес — процессы, усиливают дисциплину формирования отчетов.
Количественные показатели эффективности, полученные в результате внедрения системы:
- Повысилась скорость обработки платежей на 40%.
- Реализованная единая методология позволила устранить риски внесения изменений в централизованное НСИ и увеличила скорость работы на уровне конечных пользователей на 30%.
- Возросло качество данных и вдвое уменьшились сроки подготовки бюджетов за счет реализации в системе единых методов и принципов планирования.
- На 45% снизились трудозатраты на формирование и консолидацию сложных аналитических отчетов.
Валентина Качурина, заместитель начальника планово-экономического отдела ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»
В результате внедрения «1С:Консолидация 8 ПРОФ» нам удалось создать единую систему бюджетирования и казначейства, увеличилась эффективность управления и скорость принятия управленческих решений.
