Компания «Российские коммунальные системы» построила автоматизированную информационную систему на базе решения «1С:Управление холдингом». Уникальность проекта — в масштабе охвата функциональных областей. В системе интегрированы и взаимосвязаны все функции финансового блока. В ходе проекта создан новый интерфейс работы с бюджетными формами, который позволяет вводить, рассчитывать и анализировать данные более чем по 20 различным бизнес-аналитикам (например, ЦФО, виды бизнеса, объекты планирования и учета, проекты, потребители, тарифы и многие другие).
«Российские коммунальные системы» (РКС) — крупнейший федеральный оператор в коммунальной отрасли России. Основные виды бизнеса — водоснабжение и водоотведение, электроснабжение, теплоснабжение. Предприятия РКС работают в 9 регионах России.
Цели проекта:
- Сократить сроки формирования консолидированной отчетности по МСФО и управленческой отчетности, повысить эффективность функций бюджетирования и казначейства.
- Унифицировать архитектуру моделей управленческих данных, нормативно-справочной информации (НСИ) и различных первоисточников для решения задач по сквозным финансовым процессам.
- Повысить качество финансовой информации и сфокусировать трудозатраты профильных подразделений группы РКС на анализе вместо обслуживания различных трансляций, перекладок и интеграции данных.
- Поддержать стратегическую цель РКС — укрепление лидерства в российском секторе водоснабжения и водоотведения и расширение географии присутствия.
Задачи проекта: создать автоматизированную систему управления процессами централизованного финансового контура группы РКС. Для этого необходимо автоматизировать следующие функциональные блоки с учетом оптимизации сквозных бизнес-процессов и методологии:
- формирование консолидированной и индивидуальной отчетности по МСФО.
- портал сверки внутригрупповых оборотов (ВГО).
- централизованное казначейство и финансы.
- моделирование для кредитных организаций и рейтинговых агентств.
- долгосрочное бюджетное планирование.
- годовое бюджетирование.
- инвестиционное бюджетирование.
- прогнозирование исполнения бюджета внутри года.
- оперативный бюджетный контроль лимитов.
Кроме того, для реализации целей и интеграции автоматизированных процессов внедряемой системы необходимо было решить следующие задачи:
- Интеграция с централизованным контуром управления НСИ.
- Интеграция с оперативным контуром процессов группы в части управления производством, проектами, персоналом, закупками, обеспечением.
- Оптимизация методологии РСБУ, разработка методологии под автоматизацию параллельного учета по МСФО в учетной системе РКС и ее интеграция.
До старта проекта часть расчетов для бюджетирования и управленческого учета производилась в MS Excel. Основные бюджетные формы заполнялись в иностранной системе бюджетирования, по которой возник риск прекращения действия лицензий. Потребовалось перейти на российское ПО с сохранением привычного для пользователей функционала.
Выполнение казначейских операций уже было выделено организационно в общий центр обслуживания, но заявки на оплату согласовывались через систему электронного документооборота предприятий группы на базе иностранного ПО.
Учетные данные по МСФО сводились в отдельной базе, что требовало много времени и ресурсов на загрузку и проверку данных.
НСИ требовала нормализации и централизации в единой системе для управления мастер-данными, наблюдались сложности в миграции данных, так как большое количество отдельных систем требовало сложной поддержки и наличия локальных ИТ-мощностей.
Указанные аспекты затрудняли переход РКС к ускоренному закрытию и оперативному формированию финансовых данных в необходимых разрезах для принятия управленческих решений. Кроме того, в рамках автоматизации предполагалось провести масштабный анализ и оптимизировать существующие процессы и методологию финансовой функции Группы.
В результате было принято решение создать и внедрить систему на базе конфигурации «1С:Управление холдингом». Генеральным подрядчиком выступил один из лидеров консалтингового рынка — компания Kept (до 2022 года была частью международной сети KPMG), а в качестве системного ИТ-интегратора проекта была привлечена компания «МКСКОМ», специализирующаяся на внедрении «1С:Управление холдингом».
В результате выполнения проекта была создана автоматизированная информационная система на базе прикладного решения «1С:Управление холдингом».
Автоматизированы следующие функции:
- Консолидация.
- Отчетность по МСФО.
- Портал сверки ВГО.
- Централизованное казначейство.
- Бюджетирование и прогнозирование.
- Инвестиционные проекты.
- Бюджетный контроль.
- Управленческая отчетность.
- Анализ финансово-хозяйственной деятельности.
- Интеграция и управление мастер-данными.
С данной системой интегрировано свыше 30 учетных систем, среди которых:
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».
- «1С:Бухгалтерия».
- «1С:Зарплата и управление персоналом».
- «1С:Управление автотранспортом».
- СЭД.
Комплексный проект реализовывался как централизованное решение для полного периметра группы из 26 предприятий. Автоматизировано 500 рабочих мест, в системе работает свыше 1500 сотрудников.
Система принята в промышленную эксплуатацию 01.06.2024, ее сопровождение осуществляется ИТ-службой группы.
Схема архитектуры
Уникальность проекта — в масштабе охвата функциональных областей. В системе интегрированы и взаимосвязаны все функции финансового блока:
- Фактические данные по МСФО являются базой для различных пользователей в блоках бюджетирования, управленческой отчетности, консолидированной отчетности и управления инвестициями.
- Данные бюджетов закупок и БДДС устанавливают лимиты для заявок на закупку и оплату.
- Графики финансовых договоров версионируются в зависимости от сценариев и оказывают влияние на использование бюджетов по соответствующему сценарию.
- Утвержденный инвестиционный портфель формирует бюджет инвестиций на предстоящий год.
- Все блоки используют единую централизованную НСИ.
В ходе проекта был создан новый интерфейс работы с бюджетными формами, не уступающий привычному для группы интерфейсу из иностранной системы, который позволяет вводить, рассчитывать и анализировать данные более чем по 20 различным бизнес-аналитикам (например, ЦФО, виды бизнеса, объекты планирования и учета, проекты, потребители, тарифы и многие другие). Интуитивно понятный интерфейс упростил работу пользователей. При этом использовался доработанный функционал экземпляров отчетов, позволяющий работать с многомерными данными.
Была разработана и автоматизирована методология, позволяющая автоматически создавать заявки по договорам с различными условиями оплаты: постоплата, разовые авансы, ежемесячные/ежеквартальные платежи, фиксированные графики платежей, — а также с комбинациями этих условий. При создании заявки используются данные по взаиморасчетам с контрагентами, автоматически загружаемые в систему из учетных систем всех компаний группы.
Загрузка фактических данных по РСБУ и МСФО из учетных систем предприятий реализована в комплексе с адаптацией всех типовых бухгалтерских отчетов, настроенных на хранилище загруженных данных. Группа получила полноценное хранилище данных по РСБУ и МСФО по всем компаниям группы, обновляемое в короткий срок.
Сократились трудозатраты в различных подразделениях
Ускорилось получение управленческой отчетности
Реализованный проект охватил полный цикл задач по созданию автоматизированного решения включая проработку методологии и внедрение ИТ-продукта. В результате группа РКС получила готовую к эксплуатации систему с необходимой функциональностью.
В ходе выполнения проекта были решены следующие задачи:
- Перенесена и расширена функциональность бюджетирования, прогнозирования и управленческого учета из иностранной системы в «1С:Управление холдингом». В новой системе реализовано свыше 340 форм.
- Автоматизирована загрузка данных РСБУ и МСФО из учетных систем в терминах единого транзакционного плана счетов с контролем полноты загрузки данных в «1С:Управление холдингом» и возможностью формирования привычных для пользователей отчетов средствами «1С», а также загрузка бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах по РСБУ для формирования консолидированной версии.
- Реализован портал сверки ВГО.
- Реализована консолидация данных по МСФО с гибкой настройкой периметров (для целей бюджетирования, отчетности Группы по МСФО, отчетности перед материнской компанией Группы, банковской отчетности, различной управленческой отчетности).
- Реализован сбор консолидированной отчетности МСФО, около 100 отчетных форм.
- Реализована возможность автоматического создания заявок на оплату.
- Автоматизирован процесс обработки платежей: автоматически загружается банковская выписка, платежи от абонентов сворачиваются на заранее созданных сводных контрагентов, разнесенная выписка автоматически выгружается в учетные системы.
- Автоматизировано более 15 отчетов по управлению финансовыми сделками в разрезе различных инструментов (кредиты, займы, овердрафт, ценные бумаги, гарантии, договоры страхования, поручительства, векселя, договоры уступки, лизинг), по управлению ликвидностью и кредитными рисками.
- Разработана и реализована подсистема управления бюджетами инвестиционных проектов и инвестиционных программ для основных стадий принятия решений.
- Настроен бюджетный контроль расходования средств против доступных лимитов по заявкам на закупку и договорам, а также контроль соответствия зарезервированных сумм заявкам на оплату по итогам исполнения обязательств.
- Автоматизирована модель долгосрочного планирования группы на 5+ лет с использованием операционных и инвестиционных бюджетов.
- Реализована интеграция с MDM в отношении более чем 30 справочников, обеспечивающая качество и достоверность используемых в системе аналитик.
- Реализована интеграция с различными системами оперативного и транзакционного учета предприятий.
- Добавлена функция пересчета экономических моделей по расписанию, позволяющая эффективно использовать мощность серверного оборудования.
- Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 5%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 45%.
