Группа компаний «Восток-Сервис» построила комплексную систему управления предприятием на базе «1С:ERP Управление предприятием 2». Создана система, гибкая к изменяющимся требованиям бизнеса. Реализованы различные конструкторы, позволяющие настраивать аналитические разрезы и способы отражения данных в учете, формировать отчеты по сложным формулам и со сложными взаимосвязями. Широко задействована базовая функциональность «1С:ERP», в которой также для многих процессов предусмотрена мультивариантность. Организовано выполнение процессов в единой информационной системе, обеспечена их взаимосвязь. Все пользователи системы используют единую информацию для принятия решений.
Группа компаний «Восток-Сервис» — лидер российского и европейского рынка средств охраны труда, крупнейший разработчик, производитель и поставщик спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты. Российские активы группы — собственная уникальная производственная база (11 швейных и 4 обувные фабрики), мощная сеть региональных представительств (120 филиалов), разветвленная розничная сеть (260 фирменных магазинов).
Основная цель проекта – обеспечить менеджеров различного уровня и собственников бизнеса достоверной оперативной информацией для принятия управленческих решений.
Задачи проекта:
- Организовать выполнение процессов в единой информационной системе, обеспечить взаимосвязь процессов на программном уровне.
- Создать систему, гибкую к изменяющимся требованиям бизнеса.
- В части бухгалтерского и налогового учета – создать легко обновляемую систему, устойчивую к часто изменяющемуся законодательству.
- Детально проработать процессы предприятия, попадающие в контур проекта, и оптимизировать их для увеличения контролируемости, снижения трудозатрат и расходов предприятия.
- Организовать в системе бюджетный процесс, позволяющий повысить эффективность использования ресурсов предприятия, обосновать затраты, достичь целевых показателей.
- Обеспечить процессы эффективного взаимодействия между подразделениями в рамках бюджетной кампании.
- Осуществлять сбор заявок на оплату от ЦФО и контроль платежей в соответствии с бюджетными лимитами. Составлять реестры платежей и управлять ими.
- Организовать детальное ведение управленческого учета, который является также источником данных для регламентированного учета (единая точка ввода информации).
- Получать актуальную информацию о плановой и фактической себестоимости производимой и покупной продукции.
- Рассчитывать финансовый результат деятельности предприятия в необходимых разрезах.
- Получать управленческую отчетность из системы.
- Оперативно оформлять необходимые документы регламентированного учета и формировать регламентированные отчеты.
- Снизить трудозатраты на подготовку управленческой и регламентированной отчетности.
- Организовать контроль распределения запланированной к производству продукции по производственным площадкам.
- Формировать заказы фабрикам и контролировать выполнение этих заказов.
В границы проекта были включены следующие объекты автоматизации:
- Бюджетирование.
- Казначейство.
- Управленческий учет.
- Бухгалтерский и налоговый учет.
- Управление производством.
Процесс бюджетирования осуществлялся при помощи таблиц Microsft Excel. Различные формы бюджета направлялись бюджетным отделом по электронной почте в ЦФО и обратно собирались заполненные таблицы. Исходя из этих данных, вручную или с использованием макросов формировались сводные бюджеты. В связи с отсутствием автоматизированных средств подготовки бюджетов необходимо было вручную выполнять перекрестные проверки данных в различных формах.
Для казначейства, ведения управленческого и регламентированного учета использовалась автоматизированная система собственной разработки. Система разрабатывалась более 25 лет и имела много «исторически сложившихся» проектных решений, которые не соответствовали текущим требованиям бизнеса. При этом были трудности с поиском на рынке труда программистов, которые могли бы поддерживать и развивать систему.
Особенно большие трудности это вызывало в бухгалтерском и налоговом учете. Любые изменения законодательства, а также необходимость сдачи ежеквартальной отчетности требовали постоянной разработки. Формирование книг покупок и продаж для НДС выполнялось в Excel. Дополнительные сложности создавала необходимость интеграции со смежными АС, разработанными на различных платформах, в том числе, на базе платформы 1С («1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:MDM» и т.д.).
Процесс управления производством был автоматизирован и унифицирован в недостаточной степени.
Для решения задач и достижения целей проекта потребовалось спроектировать комплексную систему управления, которая объединит функционал трех типовых продуктов фирмы «1С»:
- «1С:ERP Управление предприятием 2»,
- «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»,
- «1С:Документооборот КОРП».
Широкие возможности «1С:ERP Управление предприятием 2» были использованы для решения задач бюджетирования, построения гибкой системы управленческого учета, готовой к возможным изменениям методологии учета на предприятии, решения задач планирования и управления производством, а также задач управления казначейства.
Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета была выбрана полностью типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», что позволило компании своевременно получать все необходимые обновления от фирмы «1С». При этом большая часть первичных документов загружается из ERP-системы и регистрируется в учете автоматически.
Возможности «1С:Документооборот КОРП» были использованы для автоматизации многоступенчатого процесса согласования заявок на расходование денежных средств, а также для реализации бюджетного процесса компании.
Важной особенностью внедрения стало наличие у компании ряда узкоспециализированных систем, отказаться от которых в ходе выполнения проекта не представлялось возможным. Перечень смежных корпоративных приложений включает 5 продуктов фирмы «1С» и 5 зарубежных систем:
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»;
- «1С:TMS Логистика. Управление перевозками»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»;
- «1С:Управление торговлей»;
- «1С:Розница»;
- BI-система зарубежного вендора;
- система PDM собственной разработки;
- система управления спецзаказами собственной разработки;
- WMS-система зарубежного вендора;
- CRM Битрикс24.
- С каждой из этих систем был настроен регулярный бесперебойный обмен.
Интеграция реализована по сценарию «запрос-ответ», взаимодействие систем организовано через интеграционную шину. Каждый документ или элемент нормативно-справочной информации передается в виде отдельного пакета данных. В общей сложности было спроектировано более 100 видов пакетов.
С начала эксплуатации системы через шину уже прошло около 1 миллиона сообщений.
Группа компаний «Восток-сервис» — сама по себе уникальный заказчик. Это не просто крупное предприятие, это холдинг с отлаженными механизмами взаимодействия различных структур, каждая из которых обладает своими особенностями. Более того, часть этих структур используют в своей деятельности автоматизированные системы, которые не планировалось замещать в рамках проекта.
Крупная филиальная сеть, множество розничных точек и удаленных складов, большое количество производственных площадок — все это диктует необходимость учесть в системе самые разнообразные нюансы хозяйственной деятельности.
В рамках проекта удалось создать достаточно универсальную систему, при этом процессы были в достаточной степени стандартизованы, чтобы по максимуму использовать типовую функциональность «1С:ERP».
Важным отличием от других проектов являются особенности, которые накладывает отрасль заказчика. Текстильной и легкой промышленности в приложении к специальной обуви и одежде свойственна большая гибкость в изменении заказов покупателей и, соответственно, планов производства и заказов фабрикам. Объем производственных заказов в данной отрасли существенно варьируется по времени и часто превышает производственные мощности, поэтому качество планирования и распределения заказов по мощностям становится одной из ключевых задач работы предприятия.
Обеспечить устойчивую и оптимальную работу системы планирования, распределения заказов фабрикам, их изменений и других производственных процессов в таких вариабельных условиях — данная нетривиальная задача была решена средствами «1С:ERP» в ГК «Восток-Сервис».
Создание комплексной системы управления происходило по проектной технологии, которая сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2015.
Проектная технология подразумевает создание системы в несколько релизов. Каждый из релизов проходил полноценную опытно-промышленную эксплуатацию, чтобы заказчик имел возможность по результатам этой эксплуатации выдать дельта-требования к системе.
В начале проекта были согласованы руководящие документы — устав проекта и состав приемочной комиссии. Затем составлено техническое задание на систему, содержащее системно-независимые требования. Это позволило говорить с заказчиком на его языке.
Далее было выполнено моделирование этих требований на подходящих типовых продуктах «1С», выбрана архитектура будущей системы и составлены реестры доработок. После разработки выполнялась сдача системы и подготовка к запуску в эксплуатацию: приведение в порядок НСИ, подготовка данных, обучение сотрудников, написание инструкций, технические мероприятия.
Опытно-промышленная эксплуатация для различных объектов автоматизации длилась разное количество времени — в зависимости от особенностей вида деятельности и согласованного с заказчиком плана эксплуатации.
По результатам эксплуатации с согласовывалось техническое задание на вторую версию АС, в рамках которого можно было учесть все пожелания, выявленные в ходе реальной работы с системой.
Снижение себестоимости
Увеличение прибыли
Сокращение дебиторки
Бюджетирование
Первой в эксплуатацию была переведена подсистема бюджетирования. Часть бюджетов начали регистрировать в системе уже в рамках перевода системы в эксплуатацию — это было сделано для того, чтобы максимально провести бюджетную кампанию 2020 года в системе. Т.к. чем полноценнее проведена эксплуатация, тем качественнее компания сможет выдать дополнительные требования к 2-й версии системы.
Бюджетная кампания была проведена в системе в полном объеме. Подготовлено:
- 55 функциональных бюджетов со сложными взаимосвязями;
- 3 финансовых бюджета:
- бюджет доходов и расходов;
- бюджет движения денежных средств;
- бюджет балансового листа.
Предусмотрен процесс регистрации универсального бюджета и корректировок бюджетов. Подсистема бюджетирования является источником лимитов расходования денежных средств для подсистемы казначейства.
Экономические подсистемы (казначейство, управленческий и бухгалтерский учет)
С первого рабочего дня 2020 года стартовала эксплуатация трех неразрывно связанных экономических подсистем: казначейство, управленческий и бухгалтерский учет.
Чтобы обеспечить выполнение всех требований компании была создана интегрированная автоматизированная система, состоящая из следующих программных продуктов:
- «1С:ERP Управление предприятием 2»:
- казначейство,
- бюджетирование,
- управленческий учет и формирование управленческой отчетности;
- управление производством.
- «1С:Документооборот КОРП»:
- процессы согласования для казначейства;
- «1С:Бухгалтерия КОРП»:
- бухгалтерский и налоговый учет, подготовка регламентированной отчетности.
По результатам предпроектного обследования эти подсистемы было решено запускать одновременно, т.к. они являются поставщиками информации друг для друга:
- фактические сведения о платежах из подсистемы казначейства необходимы для управленческого и бухгалтерского учета;
- факты хозяйственной жизни регистрируются сначала в управленческом учете, а затем в виде первичных документов транслируются в бухгалтерский учет.
Стоит отметить, что системой складского учета в части готовой продукции и товаров является WMS зарубежного вендора, поэтому в ходе подготовки информационной системы к запуску настроена объемная интеграция «1С:ERP Управление предприятием 2» с WMS для получения всех складских операций, закупочных и продажных документов.
Казначейство
Ключевым объектом автоматизации в первые дни запуска являлось казначейство, т.к. сбои в функционировании комплексной системы управления предприятием могли привести к остановке платежей в организации, ведь все платежи формируются исключительно в системе и выгружаются в клиент-банки. Однако эксплуатация первых дней показала эффективную работу системы и слаженность проектной команды. Все платежи были выполнены вовремя.
В подсистеме казначейства утверждаются лимиты расходования денежных средств, оформляются и согласуются заявки на оплату. Автоматизировано формирование реестра платежей, разработаны различные системы выбора заявок к оплате в текущий день. 100% платежей выполняется через «1С:ERP». Реализованы платежные шлюзы со всеми банками, которые присутствуют в контуре предприятия.
Управленческий учет
«1С:ERP» стала неотъемлемой частью процессов ГК «Восток-сервис». Все факты хозяйственной жизни находят свое отражение в системе.
При регистрации каждое событие фиксируется:
- в регистрах УУ в разрезе кодов бюджетной классификации;
- на счетах управленческого учета.
Причем:
- для КБК может быть установлено более 25 аналитических разрезов;
- лля счетов УУ (помимо субконто) — более 20 аналитических разрезов, по которым могут быть проанализированы остатки по счетам.
- Сам план счетов управленческого учета реализован на базе плана счетов международного учета.
Такое решение позволило использовать типовые механизмы для формирования стандартных отчетов — оборотно-сальдовой ведомости и прочих.
Правила формирования движений по регистрам и счетам управленческого учета настраиваются с помощью нового справочника хозяйственных операций.
Реализованный механизм позволяет осуществлять тонкую настройку движений с возможностью указания:
- регистратора, при проведении которого формируются движения;
- источника данных. В качестве источника могут выступать как реквизиты документа (шапки или табличных частей), так и сформированные документом движения по типовым учетным регистрам;
- условий формирования операции. Например, в зависимости от реквизитов номенклатуры для каждой строки документа может быть сформирована своя операция — по своим КБК и счету УУ;
- правил формирования движений:
- по счетам УУ;
- по КБК.
Правила настраиваются для каждого аналитического разреза счета или КБК, причем заполнение аналитики может быть задано как из источника (по данным документа или регистра), так и фиксированным значением, указанным при настройке операции.
Отдельно задаются правила формирования рублевых и валютных сумм операции.
Предприятие является производственным и изготавливает продукцию по давальческой схеме. Для производимой, а также покупной продукции необходимо рассчитывать фактическую себестоимость. Сам механизм расчета оставлен полностью типовым, однако, чтобы учесть особенности формирования себестоимости перед запуском расчета с помощью новых механизмов выполняется ряд действий, таких как:
- распределение сырья на выпущенную продукцию. Данный механизм позволяет сотрудникам производственных подразделений контролировать и управлять расходованием сырья на выпущенную продукцию;
- расчет и начисление дополнительных компонентов цены.
Отдельного упоминания заслуживает механизм формирования управленческого баланса и других управленческих отчетов. В системе предусмотрена возможность гибкой настройки формирования строк баланса (как самого перечня строк, так и правил формирования каждой строки), а также настройки расчета показателей отчетов управленческого учета. Таким образом, система готова к возможным изменениям методологии УУ на предприятии (изменению перечня КБК или плана счетов) без необходимости внесения изменений в конфигурацию.
Бухгалтерский учет
Для того, чтобы выполнить все функциональные требования заказчика, в «1С:ERP» было внесено достаточно много доработок. При этом система регламентированного учета должна была остаться легко обновляемой. Кроме того, Заказчиком было поставлено требование о разделении информационных баз для каждого предприятия холдинга.
В связи с этим было принято решение использовать для объекта автоматизации «Регламентированный учет» полностью типовую систему на базе «1С:Бухгалтерия КОРП». Особенностью учета ГК «Восток-сервис» является то, что все первичные документы регистрируются в управленческом и затем отражаются в регламентированном учете. Для трансляции всех фактов хозяйственной жизни из управленческого в регламентированный учет была настроена синхронизация данных между «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерией КОРП». Таким образом, исключена необходимость «двойного ввода» информации, а бухгалтерия своевременно обеспечена первичной документацией.
Управление производством
После отладки экономических подсистем был выполнен запуск в эксплуатацию производственной подсистемы «1С:ERP». В рамках нее запущены процессы распределения продукции по производственным площадкам, формирование и управление заказами фабрикам, управление отгрузками сырья на фабрики.
«1С:ERP» позволяет проконтролировать, что весь план приходов готовой продукции распределен по заказам фабрикам. Производственные подразделения имеют возможность управлять взаимоотношениями с фабриками, отслеживая и корректируя заказы фабрикам. Также эти заказы являются распоряжениями для склада на приемку готовой продукции.
В подсистеме управления отгрузками сырья на фабрики выполняется процесс взаимодействия производственных подразделений и склада. Сотрудники производственных подразделений имеют возможность более эффективно договариваться между собой за конкурентное сырье, ориентироваться на складские остатки при формировании заявок на отгрузку. А сотрудникам склада предоставлен удобный интерфейс обработки этих заявок и формирования распоряжений на отгрузку со склада.
Продолжается развитие производственной подсистемы и дополнение ее процессами планирования и обеспечения производства материальными ресурсами.
Общие результаты проекта
Достигнута цель и выполнены все поставленные задачи проекта:
- Организовано выполнение процессов в единой информационной системе, обеспечена взаимосвязь процессов на программном уровне. Все подсистемы тесно связаны между собой и являются источниками информации друг для друга. Все пользователи системы используют единую информацию для принятия решений.
- Создана система, гибкая к изменяющимся требованиям бизнеса. Реализованы различные конструкторы, позволяющие гибко настраивать аналитические разрезы и способы отражения данных в учете, формировать отчеты по сложным формулам и со сложными взаимосвязями. Широко задействована базовая функциональность «1С:ERP», в которой также для многих процессов предусмотрена мультивариантность.
- В части бухгалтерского и налогового учета создана легко обновляемая система, устойчивая к часто изменяющемуся законодательству. Система «1С:Бухгалтерия КОРП», в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет, является полностью типовой, что позволяет быстро и своевременно получать обновления от вендора.
- Детально проработаны процессы предприятия, попадающие в контур проекта, проведена оптимизация этих процессов для увеличения контролируемости, снижения трудозатрат и расходов предприятия.
- В системе организован бюджетный процесс, позволяющий повысить эффективность использования ресурсов предприятия, обосновать затраты, достичь целевых показателей. Обеспечены процессы эффективного взаимодействия между подразделениями в рамках бюджетной кампании. В системе успешно проведены бюджетные кампании 2020 и 2021 года.
- Внедрена система сбора и согласования заявок на оплату от ЦФО и контроль платежей в соответствии с бюджетными лимитами. Составляются реестры платежей, позволяющие управлять ими. 100 % платежей осуществляется в ЕРП, от создания и согласования заявки на оплату до формирования банковской выписки.
- Организовано детальное ведение управленческого учета, который является также источником данных для регламентированного учета (единая точка ввода информации). Вся необходимая информация из управленческого учета попадает в бухгалтерский учет в виде первичных документов.
- Организовано получение актуальной информации о плановой и фактической себестоимости производимой и покупной продукции. Ежемесячно выполняется расчет плановой и фактической себестоимости продукции, данные которого являются основой для расчета других показателей и формирования отчетов, используемых руководителями различных уровней.
- Рассчитывается финансовый результат деятельности предприятия в необходимых разрезах.
- Реализовано получение управленческой отчетности из системы. По сравнению с историческими системами, «1С:ERP» выдает информацию в самых разнообразных аналитических разрезах. В системе регулярно используется более 50-ти отчетов по данным управленческого учета.
- Обеспечено своевременное оформление необходимых документов регламентированного учета, формирование и сдача регламентированной отчетности. Регламентированные отчеты предприятия формируются и сдаются из системы.
- Снижены трудозатраты на подготовку управленческой и регламентированной отчетности. Система «1С:ERP» оснащена различными контрольными проверками, что позволяет отсечь большое количество ошибок еще на этапе ввода информации. В части подготовки регламентированной отчетности имеются удобные, отработанные средства формирования бухгалтерских и налоговых отчетов, больше не требуется трудоемкая обработка данных в Microsoft Excel.
- Организован контроль распределения запланированной к производству продукции по производственным площадкам.
- Формируются заказы фабрикам и контролируется выполнение этих заказов. Производственным дивизионом предприятия осуществляется формирование документов распределения по фабрикам и заказов фабрикам. Своевременно отслеживаются и при необходимости выполняются изменения заказов фабрикам.
Экономический эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 30%;
- управленческая отчетность формируется быстрее на 20%;
- регламентированная отчетность формируется быстрее на 50%;
- объемы материальных запасов снизились на 5%;
- расходы на материальные ресурсы сократились на 10%;
- производственные издержки снизились на 5%;
- операционные и административные расходы уменьшились на 5%;
- оборачиваемость складских запасов выросла на 10%;
- себестоимость продукции уменьшилась на 5%;
- прибыль выросла на 5%;
- дебиторская задолженность сократилась на 5%.
