Акционерное общество «Росгеология» — многопрофильный геологический холдинг, в него входит около 60 предприятий, расположенных во всех федеральных округах. Осуществляет полный спектр услуг, связанных с геологоразведкой: от региональных исследований до параметрического бурения и мониторинга состояния недр. Внесен в перечень стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ. Является основным исполнителем государственного заказа на работы по воспроизводству минерально-сырьевой базы РФ.
Цель проекта: эффективное централизованное управление денежными потоками холдинга.
Задачи проекта:
- Комплексная автоматизация функций казначейства всех ДО холдинга на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
- Унификация и стандартизация процессов казначейства во всех ДО.
- Поэтапный перевод всех дочерних обществ (ДО) холдинга на обслуживание в специализированный единый расчетный центр (ЕРЦ), организованный в периметре холдинга.
- Осуществление казначейских операций в информационной системе всеми предприятиями холдинга.
- Сокращение трудозатрат на выполнение казначейских функций.
- Повышение качества управления денежными потоками холдинга.
- Повышение платежной дисциплины всеми ДО холдинга.
- Возможность контроля расходов по всем проектам, в том числе связанных с исполнением госконтрактов.
- Возможность согласования документов всеми участниками процесса в единой информационной системе.
Принятие решения о начале проекта вызвано отсутствием автоматизации платежной функции, низким качеством и недостаточной эффективностью процессов казначейства в холдинге, в том числе: управление банковскими продуктами, ликвидностью, платежными операциями. Исполнение функции казначейства осуществлялось в каждом дочернем обществе (ДО) холдинга обособленно, с бессистемным использованием Microsoft Excel, бумажных носителей, корпоративной почты, с участием головной компании на ключевых этапах процессов казначейства для согласования и контроля (рисунок).
Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей ДО до внедрения
Анализ ситуации позволил сформулировать ряд проблематик при работе с казначейской функцией:
- сложность сбора централизованной информации для оперативного управления и достоверного предоставления аналитики в различных разрезах;
- низкий уровень контроля за осуществлением платежей;
- завышенный объём необходимых ресурсов в ДО, требуемых для поддержания функций казначейства;
- регулярные ошибки, связанные с человеческим фактором;
- дублирование функций разными подразделениями;
- неприемлемый уровень достоверности данных.
В целях автоматизации процессов и устранения выявленной проблематики было принято решение о внедрении единой информационной системы на основе функционала ПП «1С:Управление холдингом», что позволило бы оперативно централизовать платежи на базе выделенной в периметре холдинга организационной структуры — единого расчетного центра.
Система автоматизации процессов казначейства построена на базе решения «1С:Управление холдингом».
Функциональный объем проекта:
- Развитие штатной модели доступа к данным.
- Контроль движения денежных средств в разрезе организаций, ЦФО, статей бюджета ДДС Проектов, договоров.
- Формирование карточек госконтрактов.
- Формирование карточек договоров, графиков платежей.
- Формирование заявок на оплату.
- Формирование реестров плановых платежей на заданный период времени и по заданной аналитике (валюта платежа, вид счета, группа статей бюджета ДДС, проект).
- Формирование реестров платежей на день оплаты.
- Работа с платежным календарем.
- Формирование платежных документов.
- Интеграция с системами Клиент-Банк и отражение банковской выписки.
- Механизм отражения возвратов денежных средств.
- Отражение остатков денежных средств по счетам.
- Отражение взаимозачетов и списаний задолженности по договорам.
- Отчетность в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на банковских счетах по всему холдингу.
- Отчетность по исполнению договоров.
- Комплекс задач по доработке банковских продуктов: кредиты, лизинг, гарантии, обеспечения (поручительства, независимые гарантии), сделки по размещению средств, внутригрупповые займы, сводные отчеты.
Проект реализовывался поэтапно, в соответствии с запланированной последовательностью доработок блоков.
На последнем этапе ОПЭ было проведено тиражирование автоматизированной системы в ДО холдинга. Этап ОПЭ включал в себя загрузку в систему матрицы пользователей с распределением по ЦФО и ролям, настройку маршрутов согласования документов, перенос карточек действующих договоров из системы бухгалтерского учета, ввод начальных остатков по банковским счетам, дистанционное обучение пользователей, поддержку пользователей при запуске.
ИТ-архитектура решения
Особенностью деятельности холдинга является исполнение государственных проектов, предусматривающих казначейское сопровождение госконтрактов и договоров, заключенных в рамках их исполнения, и расчеты по лицевым счетам, открытым в территориальных подразделениях Управления Федерального Казначейства. Функционал системы на базе «1С:Управление холдингом» позволил организовать возможность проведения и контроля платежей в привязке к госконтракту по всей цепочке исполнения проекта. В связи с тем, что ДО территориально распределены по всей территории России, было принято решение сделать распределение сотрудников единого расчетного центра по опорным точкам для охвата всех часовых поясов, в которых работают предприятия холдинга. Без автоматизации платежных процессов в единой информационной системе с возможностью внедрения ролевой модели, проект создания ЕРЦ не был бы реализован. Проект автоматизации был внедрен в сжатые сроки — весь цикл работ реализован в течение 10 месяцев, включая как этапы внедрения, так и тиражирования на ДО.
Т.к. бухгалтерские системы в ДО децентрализованы, были настроены интеграции каждой системы «1С:Бухгалтерии ДО» с «1С:Управление холдингом», что позволило оперативно обмениваться данными в автоматизированном режиме, не нарушая процесс бухгалтерского учета. Была реализована интеграция с единой системой НСИ на базе «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».
Расширен типовой функционал ролей и прав доступа в «1С:Управление холдингом», что позволило обеспечить работу пользователей только в рамках своих компетенций/ЦФО при создании и согласовании документов в «1С:Управление холдингом» (карточки договоров, заявки на оплату, реестры платежей, платежные документы). Это дало возможность соблюдать конфиденциальность при доступе к документам в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, существенно уменьшило количество ошибок по причине человеческого фактора и позволило унифицировать и стандартизировать процессы казначейства. Система была реализована с учетом необходимости масштабирования на все ДО.
Большинство задач внедренного решения были реализованы без существенных доработок типового функционала «1С:Управление холдингом». Для воплощения сформированного решения потребовалось организационно изменить процессы казначейства в ДО холдинга:
- формирование первичных данных от инициаторов платежей;
- формирование платежей в единый пул платежного календаря;
- его согласование в головной организации;
- инициирование заявки на платеж, которая проходит бюджетный и бухгалтерский контроль;
- казначейский контроль в ЕРЦ, согласно рекомендациям дирекции корпоративных финансов и инвестиций;
- формирование реестра платежей в ДО и его согласование в головной организации и определения источника финансирования.
Схема бизнес-процесса планирования и исполнения платежей после внедрения
Сократились трудозатраты в подразделениях
Снизились операционные и административные расходы
Реализация проекта позволила достичь следующих результатов:
- Перевод ДО холдинга на обслуживание в ЕРЦ на базе единой централизованной информационной системы (рисунок).
- Унификация и стандартизация процессов казначейства и смежных с ними на всех ДО холдинга.
- Повышение финансовой дисциплины ДО.
- Прозрачность на всех этапах казначейских процессов.
- Увеличение скорости обработки платежей.
- Сокращение трудозатрат на выполнение операций блока казначейства.
- Возможность удаленной работы пользователей через аппаратно-программные средства, что актуально в период пандемии, а также позволило сократить расходы по аренде центрального офиса.
- Возможность контроля платежей ДО смежными подразделениями головной компании (ИТ, служба безопасности, кадры, бухгалтерия).
- Сокращение расходов на канцелярию в масштабах холдинга на всех ДО (бумага, картриджи), что актуально в период экономического кризиса.
- Получение оперативной отчетности в разрезе расширенной аналитики по фактическому движению денежных средств, остатков на счетах по всему холдингу.
- Возможность взаимодействия с ОЦО в части платежей (централизованное формирование заявок на оплату налогов и выплату заработной платы, контроль за их своевременным исполнением).
- Контроль оплаты по договорам с поставщиками (суммы, сроки).
- Централизованный контроль своевременной оплаты банковских платежей (погашение кредитов, процентов по кредитам, лизинговых платежей).
Перевод ДО холдинга на обслуживание в ЕРЦ на базе единой централизованной информационной системы
Экономичекий эффект от внедрения:
- трудозатраты в подразделениях сократились на 50%;
- получение управленческой отчетности ускорено на 70%;
- сокращены операционные и административные расходы на 30%.
