«Сибшахтострой» построила систему управления денежными средствами на базе «1С:ERP.Управление холдингом». Основным результатом проекта можно выделить то, что бюджет движения денежных средств стал прозрачен на каждой стадии. Из любой точки процесса можно дойти до первоисточника потребности и получить текущее состояние исполнения оплаты. Появилась настраиваемая гибкая система отчетности по БДДС, которую можно оперативно получить для своевременных управленческих решений.
Объединенная компания «Сибшахтострой» — генподрядная строительная организация (EPC-подрядчик), выполняющая все виды проектных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ. Компания активно развивает проекты промышленного назначения по всей России. Общая численность компании (включая филиалы) — порядка 5000 человек.
Цель проекта: создание единой прозрачной управляемой системы бюджетирования ДДС и казначейства в холдинге.
Задачи проекта:
- Перевести процесс планирования и сбора факта по БДДС из разрозненных эксель-таблиц в единую систему.
- Моделировать программное решение таким образом, чтобы прослеживалась взаимосвязь каждой фактически совершенной оплаты с источником возникновения потребности.
- Автоматизировать процесс планирования, чтобы избежать ошибок в суммах взаимосвязанных платежей из-за человеческого фактора и уменьшить время для создания плана БДДС
- Разработать функционал для планирования и совершения оплат финансовой службой, отвечающего внутренним процессам предприятия.
- Автоматически собирать факт.
- Разработать систему управленческой финансовой отчетности для руководителей и исполнителей процесса бюджетирования и казначейства.
- Нормализовать и централизовать НСИ в единой базе.
- Автоматизировать нормативно-справочной информацией и документами исполнения платежей с базами 1С оперативного и регламентированного учета предприятий холдинга.
Руководство «Сибшахтострой» решило перевести систему управления денежными средствами из Excel-таблиц в современное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать основные бизнес-процессы, связанные с бюджетированием и казначейством и способное развиваться под основные требования заказчика.
В результате проведенного обследования бизнес-процессов заказчика в качестве такой системы была предложена «1С:ERP. Управление холдингом» (в комплекте «1С:Корпорация»), как наиболее отвечающая требованиям заказчика. Параллельно с внедрением «1С:ERP. Управление холдингом» были инициированы проекты внедрения и перевода учета двух основных организаций холдинга из «1С:Управление производственным предприятием» в «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:ERP Управление строительной организацией 2».
Сразу предполагалось, что системы будут общаться с централизованной базой, автоматизирующей БДДС и казначейство. Соответственно, это стало еще одним доводом при выборе «1С:ERP. Управление холдингом» в качестве централизованной базы для управления денежными средствами: из-за преемственности структуры справочников основной используемой НСИ.
Система управления денежными средствами построена на базе «1С:ERP. Управление холдингом» Для централизации учета движения денежных средств и автоматизации процесса бюджетирования проведена интеграция разрозненных учетных систем на базе программ «1С» («1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», «1С:Управление производственным предприятием») предприятий, входящих в объединенную группу компаний «Сибшахтострой».
Автоматизированы блоки:
- централизованного управления нормативно-справочной информацией,
- бюджетирования в часть ДДС,
- казначейства и оплаты счетов.
Схема архитектуры
Блок планирования БДДС
Подготовительным этапом для внедрения единой системы казначейства в холдинге стала разработка единого справочника статей движения денежных средств (ДДС), имеющего единую нумерацию и охватывающего операционную, финансовую и инвестиционную деятельность предприятия.
В компании заказчика процесс планирования бюджета движения денежных средств (БДДС) имеет уникальные особенности, повлекшие за собой глубокую переработку подсистемы планирования. По сути, в программе был реализован самостоятельный функционал сбора плана БДДС, отвечающий индивидуальным особенностям процесса планирования, принятого на предприятии заказчика. Согласно внутреннему процессу, расходная часть бюджета не рассматривается как «общий кошелек», из которого ЦФО могут расходовать средства, а формируется преимущественно из поступивших от ответственных лиц подразделений заявок на оплату, с указанием цели платежа и, если возможно, приложенным счетом, которые впоследствии аккумулируются в БДДС. И необходима возможность на любой точке исполнения процесса иметь возможность увидеть исходную потребность, будь то этап планирования и согласования бюджета, или факт его исполнения. В связи с этим сотрудниками «Гигабайт» предложено решение по реализации данного функционала на базе создания новых документов для фиксации плановой заявки («Предварительная заявка на оплату») и формирования плана на месяц «План БДДС».
Одной из важнейших особенностей процесса является контроль внутригрупповых движений как при планировании, так и при формировании текущих заявок на расход и платежи. Для реализации этой задачи также предложен и реализован функционал в виде специального АРМ для контроля таких оборотов в текущем режиме и отчета для проверки данных за период.
Для работы с готовым БДДС и его согласования на различных этапах разработаны отчетные формы. Особенностью их является максимальная приближенность к привычным руководству формам Excel с возможностью настройки различной группировки и детализации для каждой статьи до необходимого уровня (контрагент, проект, договор).
Исполнение бюджета
Для специалистов финансовой службы и ОТиЗ, непосредственно работающих с совершением оплат по согласованным заявкам, был разработано специальное АРМ «Формирование реестра платежей», позволяющее формировать на основании предварительных заявок на оплату фактические заявки, чтобы далее собирать из них реестр и совершать оплату. АРМ позволяет оценить единую картину по план-факту БДДС на текущий день, быстро и удобно получать информацию об исполненных платежах и принимать решения о следующих оплатах. Информация в АРМе представлена в виде дерева, где на верхнем уровне видна «сумма план», «сумма заявлено»; и «сумма исполнено»; по статье, с возможностью развернуть ветку и увидеть, из каких плановых заявок эта сумма составлена и сколько из них и в каком объеме оплачено либо планируется оплатить в следующий платежный день. Вся необходимая информация для финансиста собрана в одном окне с возможностью сохранить в табличный документ на компьютер или вывести на печать.
Сбор факта
Сбор факта в системе происходит автоматически в момент разнесения в программе «1С:ERP. Управление холдингом» ( 1С:ЕРП. УХ), исполненных банковских платежей. Проведенные документы фиксации оплат автоматически по расписанию попадают в базы 1С оперативного учета 1С:ЕРП. УХ и «1С:ERP Управление строительной организацией».
Для анализа результата исполнения бюджета в системе разработаны отчеты «План-факт БДДС» и «Факт БДДС». В отчетах также предусмотрена настраиваемая детализация и группировка статей по уровням: контрагент, проект, договор индивидуально для каждой статьи. Отчет «Факт БДДС» позволяет настраивать периодичность отображаемых данных.
Все отчеты в системе имеют возможность расшифровки до документов-источников и механизм настроек и отборов для гибкой и удобной работы с данными.
Централизация НСИ
Изначально ключевые справочники системы (контрагенты, договоры, банковские счета, физические лица) существовали разрозненно в каждой базе 1С предприятий холдинга заказчика и не имели единой точки ввода и механизмов контроля и обмена данными.
Специалисты «Гигабайт» в «1С:ERP. Управление холдингом» разработали подсистему централизации НСИ и обмена данными с базами 1С оперативного учета заказчика. Имеющийся в программе типовой функционал в полной мере не отвечал требованиям проекта, поэтому модуль ЦНСИ был реализован с нуля. Согласно архитектуре, точкой ввода новой НСИ по контрагентам, договорам, банковским счетам, номенклатуре и статьям ДДС является центральная база «1С:ERP. Управление холдингом», и оттуда НСИ с помощью веб-сервиса транспортируется в те периферийные базы 1С, куда это необходимо. Для справочников «Физические лица» и «Подразделения» такой точкой ввода является «1С:Зарплатта и управление пермоналом» (1С:ЗУП)«, откуда информация приходит в 1С:ЕРП. УХ, и далее по маршруту. Ввиду того, что не во все базы требуется отправлять полный набор всей справочной информации и сами базы имеют различные конфигурации метаданных ( 1С:ЕРП. УХ, 1С:Бухгалтерия, 1С:УПП, 1С:ЗУП), была реализована опциональная настройка, позволяющая включать (и отключать) в обмен необходимые справочники.
Соответствие данных в различных базах между собой обеспечивается тем, что в «1С:ERP. Управление холдингом» хранятся УИДы каждого элемента справочника для каждой базы. И при следующей отправке данных система уже точно знает, какому объекту в базе-получателя соответствует объект базы-отправителя.
Сократилось время составления БДДС
В качестве результатов внедрения БДДС и казначейства на базе «1С:ERP. Управление холдингом» можно выделить:
- Автоматизирован механизм составления плана БДДС. Сократилось время составления плана сотрудниками ПЭО.
- Минимизировано количество ошибок при планировании, возникавших ранее в следствии человеческого фактора, благодаря механизмам связи заявок и контроля сумм.
- Бюджет движения денежных средств прозрачен на любой стадии. Из любой точки процесса можно дойти до первоисточника потребности и получить текущее состояние исполнения оплаты.
- Настраиваемая гибкая система управленческой отчетности по БДДС.
- Автоматический сбор факта исполнения БДДС. Обмен документами исполнения платежей по расписанию с системами оперативного учета.
- Централизованная система НСИ, исключающая возникновение дублей. Автоматический обмен НСИ со всеми базами 1С.
- За счет автоматизации в 3 раза сократилось время составления плана БДДС специалистами планово-экономического отдела.
- В 2 раза сократилось время разнесения оплат и сбора факта по БДДС.
- За счет централизации НСИ решена проблема дублирования элементов справочников. Наведен порядок во взаиморасчетах и отражении движений номенклатуры в системе - что значительно сократило время на подготовку отчетов.
