В компании Shell построили центральную систему управления запасами на базе «1С:Управление торговлей 8», ред. 11. Выполнен успешный переход к единой системе управления торговлей, позволяющий формализовать ведение учета, снизить административную нагрузку подразделений компании, оптимизировать процессы взаимодействия бизнеса, ритейла и регламентированного учета. Внедрен комплексный учет продаж ТМЦ на АЗС. Запущен товарный учет на уровне сети АЗС. Проект выполнен в соответствии с политикой compliance и корпоративными стандартами Shell с учетом высоких международных требований к безопасности.
ООО Шелл Нефть — российская дочерняя компания концерна Shell, специализирующегося на производстве и переработке нефтепродуктов. Сеть концерна включает более 250 автозаправочных станций в 30 регионах России с ресторанами Pizza Hut и порядка 35 связанных с ней компаний-ритейлеров. Более 40000 АЗС по всему миру позволяют ежедневно обслужить более 10 млн потребителей.
Основная цель проекта: разработка и внедрение программного обеспечения для комплексного учета товарооборота в сети АЗС на базе программного продукта 1С для замены текущего программного обеспечения.
Цели проекта:
- Внедрение комплексной системы учета на базе «1С:Управление торговлей 8», функциональное объединение нескольких разрозненных исторических систем Shell в одну.
- Реализация возможности быстрой адаптации под изменения Российского законодательства.
- Снижение общей стоимости владения IT-инфраструктурой.
Бизнес-задачи проекта:
- Внедрение учета НСИ и мастер-данных: учета номенклатуры и характеристик, контрагентов и соглашений, организации и структуры предприятия.
- Создание системы управления ассортиментом продукции, предлагаемой на АЗС.
- Внедрение управления закупками: централизованное управление закупками, в том числе с использованием ЭДО.
- Учет продаж по схеме b2b и b2c.
- Реализация управления ценообразованием и продажами: возможность централизованного управления политикой ценообразования, при необходимости с детализацией до каждой АЗС, управление программами лояльности и ПРОМО.
- Интеграция с кассовым оборудованием на базе Clear Vision.
- Интеграция итогового решения с IT-ландшафтом Shell (до 10 глобальных систем: ERP, учет НСИ, учет продаж, автоматизация общепита, accounting и др.)
- Интеграция с государственными контрольными службами: Честный знак, Ветис.
Основные причины, по которым компания приняла решение об автоматизации:
- Большое количество разрозненных информационных систем на нескольких платформах, покрывающих различные участки учета.
- Невозможность соответствовать современным требованиям Российского законодательства и требованиям бизнеса.
- Высокая стоимость владения существующими программными продуктами и существующей IT-инфраструктурой.
- Необходимость соответствовать современным трендам и бизнес-требованиям в части набора отчетов и оперативности их предоставления руководству.
Ключевым критерием выбора подрядчика для реорганизации существующего ландшафта информационных систем концерна Shell стал проектный подход международной консалтинговой компании assino, высокий уровень компетенций ее специалистов в специфике бизнес-задач заказчика и обширный опыт работы с крупными российскими и международными проектами.
Центральная система управления запасами построена на базе «1С:Управление торговлей 8», ред. 11.
Решение представляет собой единую информационную среду, предназначенную для:
- управляющих АЗС;
- ритейлеров;
- головного офиса;
- outsourcing бухгалтерского учета (бухгалтерия на аутсорсе у сторонней компании);
- команда Loyalty management;
- команда CR (управление продажами в структуре Shell);
- финансового департамента.
В ходе проекта внедрения автоматизированы 6 участков работы концерна Shell в России:
- Продажи.
- Склад и логистика.
- Маркировка.
- ЭДО с контрагентами.
- Управленческий учет.
- Закупки.
Схема архитектуры и интеграции
Масштаб проекта:
- автоматизировано рабочих мест: 350;
- АЗС в сети: 250;
- сотрудников в сети Shell: 4000.
Управление проектом
Специалисты assino использовали лучшие практики управления проектами, совмещая методологии Waterfall и Agile. Гибридный подход позволил выбрать подходящую методологию для каждой фазы проекта, когда на верхнем уровне управления проектом использовался «водопадный метод» (управление бюджетом и границами проекта в части соблюдения сроков), а для управления пулом задач в рамках текущей фазы проекта — Agile.
Совмещение гибкого и каскадного способов управления проектом позволило:
- получать оперативную обратную связь от заказчика;
- проводить быстрые итерации в рамках каждой текущей фазы проекта;
- осуществлять четкое планирование основных этапов проекта;
- способствовало быстрому реагированию на изменения требований заказчика в ходе выполнения проекта.
Проектная команда
Проект внедрения системы на базе «1С:Управление торговлей» выполнялся при участии нескольких международных команд, среди которых:
- Безопасность — США, Голландия.
- Разработчики POS-систем — Новая Зеландия, Россия.
- Вендор EDI\EDM — Россия.
- Глобальные архитекторы — Англия.
- IT-Support Shell — Индия.
- Разработчики ПО для ТСД — Россия.
- Специалисты по ведению регламентированного контура — Польша, Россия.
Доработка системы
Система адаптирована под специфику работы Shell:
- Внедрена подсистема управления ценовой политикой во всех АЗС сети с использованием групповых обработок. Управление ценой может происходить на следующих уровнях: вся сеть АЗС, регион, формат АЗС, индивидуальная АЗС.
- Реализован учет b2b-продаж с консолидацией данных в единой системе.
- Организован учет на стороне ритейлеров (35 юридических лиц) и со стороны Shell, внедрена приемка товаров с использованием ТСД, внедрено отражение документов в регламентированном учете.
- Внедрена двухфакторная аутентификация с использованием механизмов OpenID-Connect, SMS.
- Организована возможность оперативного учета товара по всей сети АЗС с дальнейшей трансляцией изменений в регламентированный контур.
- Произведена адаптация складского контура для возможности оперативного проведения инвентаризации без остановки деятельности АЗС.
- Разработана группа аналитических и бизнес-отчетов для возможности оперативного принятия управленческих решений. Данные с ККМ, работающих на сети АЗС Shell, отображаются в режиме реального времени.
Интеграции
Выполнен целый ряд интеграций «1С:Управление торговлей» с внешними системами:
- Интеграция с ЦРПТ для возможности продажи маркированных товаров (сигареты, текстиль, молочная продукция и в перспективе любые другие, на которые будут распространяться требования законодательства к учету маркированных товаров).
- Интеграция с ФГИС «Меркурий» для возможности продажи продукции, за которой установлен государственный ветеринарный контроль на территории РФ.
- Интеграция с POS-системами различных типов:
- Clear Vision: основная система, работающая с кассовым оборудованием;
- IIKO — система учета по АЗС с форматом Pizza Hut.
- Интеграция итогового решения с IT-ландшафтом Shell (до 10 глобальных систем), в том числе и с использованием интеграционного решения assino — ATiP.
- Проведена адаптация и внедрение ЭДО для оперативного взаимодействия с контрагентами и соответствия требованиям со стороны законодательства.
IT-инфраструктура
Для размещения информационной системы Shell были выбраны сервера assino благодаря комплексному подходу к организации IT-инфраструктуры, а также опытным IT-инженерам и 1С-техэкспертам:
- спроектировали высокопроизводительную отказоустойчивую серверную инфраструктуру, используя кластеризацию серверов APP и СУБД для работы платформы «1С:Предприятие» со средами dev\test, prod со спецификой бизнес-процессов заказчика$
- dнедрили и настроили систему Zabbix для мониторинга и отслеживания статусов серверов и сетевого оборудования и контроля за производительностью IT-инфраструктуры.
Работы, выполняемые специалистами assino после ввода системы в промышленную эксплуатацию:
- На регулярной основе проводится оценка динамики роста информационной системы.
- Регулярно выдаются рекомендации заказчику по оптимизации структуры хранения данных.
- Предоставляются услуги администрирования серверов, обслуживание СУБД и контроль выполнения регламентных заданий.
- Осуществляется поддержка пользователей в режиме единого окна через службу заявок assino Hotline, c соблюдением международных стандартов SLA.
После пилотного внедрения команда assino совместно с центральной командой Shell масштабировала данное решение на всю сеть АЗС концерна Shell в России из 250 станций.
Увеличение прибыли
Сокращение дебиторки
Снижение издержек
Выполнен успешный переход к единой системе управления торговлей, позволяющий формализовать ведение учета, снизить административную нагрузку подразделений компании, оптимизировать процессы взаимодействия бизнеса, ритейла и регламентированного учета. Проект выполнен в соответствии с политикой compliance и корпоративными стандартами Shell с учетом высоких международных требований к безопасности.
- Внедрен комплексный учет продаж ТМЦ на АЗС с помощью «1С:Управление торговлей», ред. 11.
- Запущен товарный учет на уровне сети АЗС.
- Работа осуществляется в единой информационной среде (доступностью документов можно управлять в online-режиме).
- Увеличилась скорость обработки данных.
- Многократно снизились затраты на ведение бухгалтерского учета (ввод первичных данных ритейлерами и дальнейшая трансляция данных бизнесу).
- Снизились затраты на предоставление оперативной информации бизнесу (информация консолидируется на стороне HOS\BOS системы и доступна в режиме online).
- Возросло качество оперативного учета (скорость и полнота предоставляемых данных в головной офис с функционалом анализа этих данных специализированными отчетами бизнес-пользователями).
- Достигнуто снижение административной нагрузки подразделений компании.
- Реализованы требования законодательства в части маркировки для продажи табачных и других изделий.
- Оптимизированы процессы взаимодействия бизнеса, ритейла и регламентированного учета.
- Настроена интеграция «1С:Управление торговлей» с другими информационными системами IT-ландшафта Shell.
- Организована двухфакторная аутентификация с использованием OpenID и SMS-провайдеров.
Помимо вышеперечисленного, получена возможность использовать более гибкие и оптимальные настройки промо-акций и программ лояльности клиентов, что в конечном итоге также является источником повышенного дохода бизнеса.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 40%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 40%;
- ускорение обработки заказов: 30%;
- снижение объемов материальных запасов: 25%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 25%;
- сокращение производственных издержек: 5%;
- сокращение операционных и административных расходов: 30%;
- рост оборачиваемости складских запасов: 20%;
- сокращение дебиторской задолженности: 10%;
- рост прибыли: 20%;
