В 2021 году компания «СФТ Пакеджинг», входящая в холдинг SFT Group, приняла решение о построении единой учетной системы на базе «1C:ERP Управление предприятием». Необходимость внедрения возникла в связи с реструктуризацией предприятия. В результате проекта регламентированный учет перенесли в единую для всех 4 филиалов систему. Также наладили учет заработной платы, подключили личные кабинеты сотрудников, построили процесс казначейства и наладили трансляцию данных в AGAAP (Austrian GAAP). Теперь отчетность формируется на 70% быстрее.
SFT Group — вертикально-интегрированный холдинг, занимающийся производством картона, бумаги и упаковки, сбором и переработкой макулатуры. В состав холдинга входят предприятия, работающие в 7 регионах России. Компания «СФТ Пакеджинг» образована в 2021 году и является гофродивизионом в «SFT Group». В ее состав входит 4 филиала.
Основная цель проекта: построить единое информационное пространство для ведения оперативного, управленческого, регламентированного и международного учета.
Задачи проекта:
- Унифицировать учетные политики предприятий.
- Разработать ИТ-инфраструктуру.
- Использовать типовой функционал.
- Кардинально не изменять процессы производства (подготовки и диспетчеризации).
- Автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.
- Настроить правила трансляции из БУ в AGAAP, построить параллельный учет ОС и НМА, рассчитать курсовые разницы и провести параллельное закрытие периода по правилам AGAAP.
- Получить инструмент для ведения управленческого учета.
Необходимость внедрения новой информационной системы возникла в связи с реструктуризацией предприятия. Четыре гофродивизиона объединились и стали обособленными подразделениями в составе головной организации «СФТ Пакеджинг».
При выборе программы были учтены расширенные функциональные возможности системы на уровне передовых ERP-систем международного класса. Также было учтено, что решения фирмы «1С» очень доступны, функциональны, регулярно обновляются и получают положительные отзывы во многих организациях.
Причинами для внедрения единой информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» стали следующие факторы:
- Разрозненность информационных систем. Реструктуризация и отсутствие единого общего программного продукта. Учет велся в разных релизах программы и разной степенью доработок.
- Отсутствие автоматических обменов между предприятиями.
- Отсутствие важного рабочего функционала в блоках производства и международного учета.
Информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Были автоматизированы следующие блоки и функции:
- Бухгалтерский учет и налоговый учет.
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM).
- Учет по международным стандартам (GAAP).
- ЭДО с контрагентами.
- Производство.
- Блок НСИ.
Синхронизация данных осуществляется через универсальный формат между информационной базой «1С:ERP Управление предприятием» и тремя информационными базами «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП).
В ходе проекта были выполнены следующие работы по настройке и внедрению типового программного обеспечения:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе. Моделирование бизнес-процессов.
- Выполнение тестовых расчетов себестоимости, поиск причин раcхождения в расчете себестоимости в 1С:УПП и 1С:ERP.
- Планирование этапов работ.
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.
- Выполнение настройки типового решения (программы).
- Ввод начальных остатков и отражения операций по взносу в уставной капитал.
- Настройка универсального обмена который передает данных из 1С:УПП в 1C:ERP (производство, количественный учет).
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
- Обучение/консультации персонала работе с программой/системой.
- Поддержка при закрытии периода и расчете финансового результата.
- Трансляция данных в AGAAP и подготовка отчетности.
Работы в проекте начались со сближения учетных политик филиалов. У каждой фабрики есть свои гласные и негласные правила и устоявшиеся традиции, касающиеся ведения учета. На фабриках использовали 1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) разных релизов и с разной степенью доработки.
При переводе всех филиалов на единую ERP-систему получилось сохранить опыт и наработки каждой фабрики в операционном контуре. Настроили обмены данными с текущими производственными базами, исключили рутинные операции и минимизировали ручной труд.
Можно выделить 3 основных момента при реализации проекта:
- Минимальное время на предпроектные работы. Все силы проектной команды были потрачены на разработку и моделирование учета. Основные работы были выполнены за 3 месяца. С января 2022 года 3 фабрики перешли на ведение учета в новой системе «1С:ERP Управление предприятием».
- Минимальное количество проектных документов. Значительную часть времени заняли работы по построению методологии учета в новой системе (а именно создание единой методологии расчета себестоимости), проектирование дополнительной аналитики в НСИ для целей подготовки единой отчетности. В справочники договоры, контрагенты, номенклатура, проекты и т.д. были добавлены дополнительные свойства. Проводилось выравнивание данных в базах источниках. Из-за не системной доработки 1С:УПП присутствовали ошибки в данных: были отрицательные остатки в регистрах; не сходились данные ОСВ и регистров оперативного учета.
- Высокая вовлеченность со стороны заказчика. За счет этого подготовительные работы к проекту были выполнены всего за 1 месяц. Проект сблизил не только учет, но и наши проектные команды. Совместно с заказчиком был посещен семинар по «1С:ERP Управление предприятием», где мы встретились с разработчиками системы, смогли получить ответы на свои вопросы и даже «сделали заказ» на новый функционал в 1С:ERP.
В процессе запуска конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» мы также смогли развеять сразу 2 мифа о ее внедрении:
- Миф 1: «1С:ERP невозможно запустить без доработок». Реальность: 3 филиала и головная компания работают в типовом функционале с минимальным количеством расширений.
- Миф 2: «1С:ERP невозможно запустить без проектного подхода и длинных аналитических этапов». Реальность: моделирование процессов четырех разных филиалов произвели за 4 месяца. Сведены учетные политики и произведен запуск в промышленную эксплуатацию 3х филиалов за 4 месяца. 4й филиал запущен в промышленную эксплуатацию с января 2023 года (по организационной причине).
Уменьшилось время на формирование международной отчетности
- Единая учетная политика и сближение учета филиалов. Внедрение конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» позволило воспроизвести и использовать единую учетную политику в 4-х филиалах. В основном за счет настройки универсальных обменов данными с производственными базами и централизации учета в 1С:ERP.
- Единая база для БУ/НУ/GAAP и финансового контура. Регламентированный учет перенесли в единую для «СФТ Пакеджинг» информационную систему. Также наладили учет заработной платы, подключили личные кабинеты сотрудников, построили процесс казначейства и наладили трансляцию данных в AGAAP.
- Закрытие периода и подготовка БУ отчетности с января 2022. Приведены к единообразию учетные политики БУ/НУ. Все отчеты по БУ и НУ сданы из 1С:ERP.
- Сблизили учет в операционном контуре филиалов.
- Внедрение на типовом функционале. Ввели систему 1С:ERP в опытно-промышленную эксплуатацию за 4 месяца, используя типовой функционал (конфигурация не снята с поддержки). Сейчас закрытие проходит собственными силами, без привлечения подрядной организации.
- Оптимизация штатной численности. Внедрение 1С:ERP позволило оптимизировать штатную численность: в штате филиалов нет финансистов, экономистов, кладовщиков, ограниченное количество бухгалтеров.
- Формирование отчетности по AGAAP (со второго месяца после запуска выгрузили из 1С:ERP «Реестр ОС», а с шестого месяца вся отчетность готовится автоматически). Трудоемкость подготовки отчетности составляет 4-8 часов на все филиалы и Головной офис (с учетом механического времени на трансляцию данных). Методология подготовки отчетности 4х филиалов приведена к единообразию в соответствии с AGAAP. Настроен параллельный учет БУ и AGAAP. Разработан механизм формирования курсовых разниц и параллельного закрытия.
- Закрытие периода и расчет себестоимости за 8 часов. За счет использования возможностей лицензий версии КОРП решены проблемы с «падением» конфигурации и при расчете себестоимости. Во время закрытия пользователи продолжают отражать хозяйственные операции.
Отметим также и количественный эффект, который проявился после внедрения системы:
- 0 хозяйственных операций, отраженных механизмом «Операция, введенная вручную».
- На 70% уменьшилось время на формирование международной отчетности.
- 100% запросов из налоговой (относительно регламентированного учета) отрабатываются бухгалтерами в срок.
- 8 часов расчет себестоимости и закрытия периода по 4-м организациям.
