Светогорский ЦБК построил автоматизированную информационную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием». Кроме того на предприятии внедрены «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом и «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП». В результате проекта произведена полная замена импортных систем, обеспечивающих регламентированный учет, а также учет лесозаготовительных процессов и управление ремонтными мероприятиями.
«Светогорский ЦБК» — одно из крупнейших и самых современных целлюлозно-бумажных предприятий в России. Направления деятельности НПАО «Светогорский ЦБК» включают производство и продажу офисной и офсетной бумаги, картона для упаковки жидких пищевых продуктов, а также химико-термомеханической массы.
Цели проекта:
- Импортозамещение основной системы регламентированного учета.
- Повышение эффективности управления за счет создания и использования единой информационной модели предприятия, для принятия управленческих решений — получение в информационной системе оперативного, полного и достоверного отражения реальных процессов, происходящих на предприятии.
- Снижение неэффективных трудозатрат.
Задачи проекта - автоматизировать следующие бизнес-процессы:
- Регламентированный учет.
- Управление закупками материалов.
- Управление запасами сырья и материалов.
- Управление техническим обслуживанием.
- Расчет фактической себестоимости.
- Управление продажами в части прочих продаж.
- Управление запасами полуфабрикатов и готовой продукции.
- Управление запасами лесосырья.
- Управление финансами. Казначейство за исключением контроля целевого использования денежных средств.
«Светогорский ЦБК» — одно из крупнейших и самых современных целлюлозно-бумажных предприятий в России. Организации подобного уровня находятся в процессе непрерывного развития и поиска решений, которые помогают укрепить свои позиции на рынке и повысить конкурентоспособность. На момент старта проекта была обозначена основная потребность в оперативном, за 5 месяцев, замещении текущих автоматизированных систем в связи с возможным прекращением поддержки систем иностранного производства.
В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:
- «1С:ERP Управление предприятием». Функциональность данного программного продукта охватывает большинство востребованных для автоматизации процессов.
- «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом.
- «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» — автоматизация процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования.
Автоматизированы следующие функции:
- «1С:ERP Управление предприятием»:
- управление закупками;
- управление запасами;
- управление продажами;
- управление взаиморасчетами с контрагентами;
- регламентированный учет.
- «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2»:
- управление лесным фондом и лесозаготовкой;
- вывозка древесины;
- приемка древесины;
- складские операции с древесиной;
- закупка древесины;
- продажа древесины;
- работа по закупке услуг для лесозаготовки;
- работа с контрагентами по лесозаготовке.
- «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП»:
- учет оборудования и нормативов;
- управление техобслуживанием и ремонтами;
- управление обходами.
Схема архитектуры
Система управления лесозаготовительной деятельностью — лесная система:
- Аренда лесного фонда:
- график внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесен в автоматизированную систему. Осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику в системе;
- в систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда — информация хранится в одной системе.
- Приемка древесины:
- обработка по пакетному изменению актов экспертизы/актов на перемещение;
- автоматическое заполнение документов по части габаритов для штабеля исходя из выбранного прицепа/транспортного средства.
- Контроль лимитов:
- автоматическая блокировка цепочек поставок, в которые входят «закрытые контрагенты» или контрагенты, у которых закончился срок действия договора или истек срок действия разрешительных документов.
- Закупка услуг:
- автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
- автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
- Закупка древесины:
- автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы;
- сверка лимитов сумм по договору;
- сверка объемов продажи с ЕГАИС (сверка с помощью отчета).
- Продажи древесины:
- сверка объемов продажи с ЕГАИС — сверка с помощью отчета;
- отчет, включающий в себя детальную информацию по продаже древесины, начиная от формирования акта экспертизы, заканчивая финансовыми документами и информацией по услугам перевозки.
Система управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования:
- Инциденты по надежности:
- документ «Инциденты по надежности» был разработан как комплексный инструмент управления инцидентами;
- на начальном этапе система представляла собой базовый механизм фиксации инцидентов, включающий:
- регистрацию факта происшествия;
- документирование финансовых потерь;
- формирование списка необходимых корректирующих мероприятий.
В процессе развития функционал системы значительно расширился и теперь включает:
- детальный анализ причин по методологии «5 почему»;
- систематический разбор гипотез;
- регистрацию всех факторов, влияющих на инцидент:
- физические;
- человеческие;
- скрытые.
Дополнительно внедрена автоматизированная система контроля исполнения:
- рассылка заданий ответственным исполнителям;
- уведомления координатору инцидента;
- автоматическое информирование о наступлении сроков выполнения и просроченных мероприятиях.
Таким образом, документ трансформировался в полноценный инструмент управления инцидентами, обеспечивающий не только фиксацию проблем, но и их глубокий анализ с последующим контролем исполнения корректирующих мероприятий.
- Мобильное приложение.
Внедрение мобильного приложения на платформе «1С:Предприятие» для автоматизации процесса технического обслуживания и ремонта (ТОиР). Процесс планирования технического обслуживания и ремонтов осуществляется в системе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», где формируется маршрут обхода, включающий в себя объекты ремонта и соответствующие им технологические карты. Дополнительно в системе создается календарь плановых обходов для проведения план-фактного анализа их выполнения.
Мобильное приложение предоставляет пользователю возможность выбора необходимого подразделения и направления для выполнения действий. После этого система отображает список доступных маршрутов обходов для выбранных параметров.
Исполнитель обхода (обходчик) в процессе работы фиксирует выявленные дефекты и вносит значения контролируемых показателей. Вся собранная информация синхронизируется с системой «1С:Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП», включая формирование и передачу актов обходов.
Таким образом, создана единая система планирования и контроля обходов с возможностью оперативного обмена данными между центральной базой и мобильным приложением.
- Интеграция себестоимости. Интеграция данных между системами «1С:ERP» и «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» реализована для обеспечения полного контроля материальных затрат на ремонтные работы. Практическая польза интеграции заключается в возможности:
- проводить точное планирование материальных затрат на основе актуальных цен;
- анализировать отклонения между плановыми и фактическими затратами;
- принимать обоснованные управленческие решения на основе полной информации о стоимости ремонтных работ.
Такая система обмена данными позволяет обеспечить эффективный контроль расходов на техническое обслуживание и ремонт оборудования.
- Заказ услуг ремонтному подразделению.
Система заказа услуг для подрядчиков в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» была внедрена в связи с тем, что значительная часть работ по техническому обслуживанию выполняется сторонними организациями.
Контроль выполнения работ и отражение затрат осуществляются следующим образом:
- после выполнения работ в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» регистрируется акт о выполнении этапа;
- в специализированном рабочем месте на основании актов, выполненных подрядчиком, создается документ «Поступление услуг в подразделение»;
- данные документы синхронизируются с 1C:ERP;
- сумма заказа и поступления должна совпадать.
Особенность абонентских и годовых контрактов заключается в наличии специального механизма распределения стоимости между актами выполнения работ, что обеспечивает корректное распределение затрат по всем актам.
Бухгалтерский учет:
- Доработка по отражению резервов поставок ТМЦ для создания документов по отражению неотфактурованных поставок энергоресурсов последним числом текущего месяца с последующим сторнированием первым числом следующего месяца.
- Загрузка данных из MS Excel для автоматического формирования документов и отражения прочих доходов и расходов, операции регламентированного учета и др.
- Групповая обработка по изменению остаточных сроков полезного использования основного сырья.
Рост оборачиваемости складских запасов
Сокращение сроков исполнения заказов
В результате проекта была произведена полная замена импортных систем, обеспечивающих регламентированный учет, а также учет лесозаготовительных процессов и управление ремонтными мероприятиями.
Удалось достигнуть улучшения в части многих процессов, а именно:
Общее, в рамках всего проекта:
- Единая цифровая среда: все участники работают в одной системе.
- Снижение рисков: контроль на всех этапах — от заявки до оплаты.
- Аналитика и отчетность: готовые отчеты для принятия управленческих решений.
- Автоматическое формирование карточки номенклатуры для новых материалов — работа с заявками на создание новой номенклатуры.
- Расширение количества управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков.
- Значительное уменьшение количества информационных баз: данные по всем организациям сосредоточены в одной базе, не нужно переключаться между окнами, данные по нескольким организациям можно получить в одном отчете. Многие отчеты по всем отделам, которые собирались вручную, перевели в систему.
В рамках замещения текущих автоматизированных систем и создания комплексной АС на базе отечественного решения:
- Управление закупками:
- повышение прозрачности закупок: по всем этапам (от заявки на закупку до оплаты) и контролируются в единой системе. Система контроля выполнения заявок на закупку услуг и материалов: видно, когда заявка была подана, бюджет заявки, каким поставщикам были сформированы запросы, когда она была размещена у поставщика, когда была поставлена на склад, когда была оказана услуга);
- контроль исполнения бюджета: система автоматически отслеживает лимиты и предотвращает перерасход (в системе автоматизированы лимиты расходов по заявке на закупку, по договору, по заказу поставщику);
- снижение рисков: минимизация нецелевых закупок и дублирования заказов поставщику по одной заявке;
- осуществляется автоматическое формирование заявок на расходование денежных средств по сформированному графику;
- автоматизация рутинных операций: сокращение времени на оформление заказов поставщику по данным заявки на закупку, включая цены, прайс-листы, валюту, поставщика;
- снижение риска дефицита: формирование заказов поставщику при достижении минимальных остатков исключает простои производства;
- упрощение работы с поставщиками: формирование запросов поставщикам, контроль получения коммерческих предложений;
- контроль выполнения заявок на закупку и сроков поставок с помощью аналитических отчетов в реальном времени;
- формирование графика оплат: по условиям, прописанным в соглашениях; по событиям; отличные от типовых заключается в создании собственных событии в графике оплат;
- упрощение подачи заявок: электронная форма с автоматическим согласованием (интеграция с «1С:Документооборот КОРП»);
- автоматическое заполнение цен на закупку материалов по последним закупочным ценам для определения бюджета на закупку;
- отслеживание статуса заявки: прозрачность процесса, прослеживание процессов и на каком этапе находится закупка;
- нетиповая возможность оформления заявки на закупку услуги;
- получение уведомлений на почту, когда материалы по заявке на закупку приходят на склад;
- контроль бюджета: автоматическая проверка заявок на соответствие лимитам;
- снижение нецелевых расходов: блокировка незапланированных закупок;
- внализ затрат на инвестиционные проекты в различных аналитических разрезах.
- Управление складскими запасами:
- автоматическое резервирование материалов под заявку на закупку;
- прозрачность резервирования: видимость зарезервированных остатков для всех участников процесса;
- автоматическое снятие резерва/обособления с заявок на закупку: автоматическое формирование пачки документов;
- контроль складских остатков: аналитические отчеты по неиспользованным материалам по заявкам на закупку;
- гибкость управления запасами: перераспределение материалов между различными заявками на закупку с автоматическим снятием их резервирования при перемещении на другой склад;
- печать этикеток по заказу поставщику с информацией: заявитель заявки на закупку, номер заявки на закупку.
- Продажи:
- документы по реализации готовой продукции формируются автоматически по данным системы управления продажами с помощью обмена;
- прочие продажи формируются пользователями на основе типового функционала «1C:ERP Управление предприятием».
В рамках автоматизации процессов управления лесозаготовительной деятельностью предприятия — аренда лесного фонда:
- График внесения оплат по договорам аренды лесных участков перенесен в систему.
- В систему добавлена информация о расчетной лесосеке, которая связана с графиком аренды лесного фонда.
- Лесозаготовка, сортировка древесины, списание древесины, первичная вывозка:
- данные единовременно отражаются в двух контурах: оперативный (лесной модуль) и регламентированный (1C:ERP), в связи с чем исключен двойной ввод данных, упрощен процесс сверки данных регламентированного и оперативного контуров;
- данные группируются по складам и номенклатуре при формировании документов 1С:ERP на основании документов лесного модуля;
- детальный учет производится в лесном модуле.
- Приемка древесины:
- ускорение ручного ввода объемов с помощью автоматического заполнения ширины штабеля по габаритам транспортного средства или прицепа;
- реализована обработка по пакетному изменению актов движения древесины, с помощью которой можно массово заполнять/изменять часть информации в актах экспертизы/на перемещение.
- Контроль лимитов поставок древесины:
- добавлена возможность массового подбора цепочек поставок и разрешительных документов для актов экспертизы в ручном режиме;
- разработан механизм автоматической блокировки цепочек поставок древесины с дальнейшей блокировкой регистрации документов приемки древесины, поступившей по заблокированной цепочке поставок.
- Закупка древесины:
- сверка фактических объемов закупки с объёмами древесины, зарегистрированными в ЕГАИС по договору закупки;
- система контроля сроков и сумм договоров;
- ведение учета закупок древесины в единой системе;
- автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
- Продажа древесины:
- ведение учета продаж древесины в единой системе;
- автоматическое формирование складских документов в двух контурах.
- Учет услуг:
- автоматическое сторнирование неотфактуровки услуг на сумму фактического приобретения услуг;
- автоматическое отражение суммы оплаты в документах лесной системы.
- Регламентированный учет:
- в «1С:ERP Управление предприятием» при проведении документов данные сразу отражаются как в бухгалтерском учете, так и в налоговом учете. Ранее налоговый учет велся в MS Excel, а бухгалтерский — в системе иностранного разработчика, затем в системе иностранного разработчика вносили ручные операции по налоговому учету;
- возможность настройки статей расходов и статей доходов, которые принимаются к налоговому учету и которые не принимаются к налоговому учету;
- возможность заполнения налоговых деклараций: в 1С:ERP производится их автоматическое заполнение и отправка их в ИФНС. В системе иностранного разработчика эта возможность отсутствовала;
- при заведении первичных документов сразу формируются проводки, бухгалтерия проверяет корректность проводок.
В рамках автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования — планирование ремонтных работ:
- Формирование план-графиков предупредительных работ по нормативам планирования. Стало проще следить за датами плановых работ.
- Автоматическое создание смет ремонта по данным план-графиков ППР. Стало проще следить за плановыми ремонтами, не нужно искать работу по плану.
- Согласование смет в системе совместно с рассылкой уведомлений согласовантам уменьшает время на принятие решений по работе с плановыми и аварийными работами.
- Планирование обходов оборудования:
- планирование обходов оборудования и плана их выполнения помогает улучшить контроль по выполнению обходов для принятия своевременных мер по предотвращению аварийных ситуаций.
- Учет оборудования:
- создание объектов ремонта и более удобная навигация по иерархии объектов ремонта;
- удобное отслеживание состояния объекта ремонта при помощи отчетов и журнала объекта ремонта;
- занесение нормативов планирования, гибкая настройка нормативов планирования, помогает автоматически рассчитывать плановые даты предупредительных работ.
- Учет дефектов оборудования:
- регистрация дефектов в системе, помогает обрабатывать список документов: согласовывать, отклонять дубли, контролировать выполнение работ по устранению дефектов.
- Учет материальных затрат:
- подбор материалов для выполнения работ с учетом стоимости последних закупок увеличивает точность оценок на ремонтные работы;
- обмен с «1C:ERP» в части себестоимости материалов помогает проводить план-фактный анализ затрат в одной системе.
- Учет трудовых затрат:
- планирование трудозатрат на работы, которые проводятся собственными силами и силами подрядчика. Увеличение точности оценок затрат на услуги подрядчика;
- распределение затрат на услуги по годовым заказам и абонентским договорам. Уменьшает человеческий фактор при распределении затрат;
- выгрузка актов по выполненным работам подрядчику. Оптимизирует процесс коммуникации с подрядчиком, уменьшает время на согласование выполненных работ и помогает контролировать затраты.
- Выполнение ремонтных работ:
- отражение факта выполнения работ, указание материальных и трудовых затрат. Помогает проводить план-фактный анализ выполнения работ в системе, анализировать количество и процент аварийных работ для отслеживания проблем в техобслуживании.
- Инциденты по надежности:
- повышение качества контроля выполнения корректирующих мероприятий. Анализ причин инцидентов (простоев оборудования) помогает выявить истинные причины инцидентов для принятия управленческих решений по устранению причин.
Показатели экономической эффективности:
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 10%;
- рост оборачиваемости складских запасов — 2%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 15%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%;
- ускорение обработки заказов — 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 12%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 10.
