Особая экономическая зона «Алабуга» реализовала проект цифровизации процессов технического обслуживания и ремонтов оборудования на базе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». В результате в ОЭЗ налажено бюджетирование с учетом фактических показателей, формируются аналитические данные для оценки эффективности процессов ТОиР, на основании этих показателей строится стратегическое планирование технического развития организации. Система обслуживания активов прозрачная и четкая на всех этапах работы. Складские запасы материалов оптимизированы и соблюдается их плановая потребность, исключены ошибки.
Особая экономическая зона (ОЭЗ) «Алабуга» располагается в Елабужском районе республики Татарстан, является крупнейшей зоной промышленно-производственного типа в России и признана одной из лучших в Европе. «Алабуга» — это инфраструктурный партнер полного цикла, который обеспечивает кадровую, социальную, промышленную и строительную инфраструктуру для инвесторов.
Проблема: потери времени руководителей на согласование многочисленных бумажных документов, разрешений на ремонты, выдачу ТМЦ, остановку оборудования, планов по ТОиР, отсутствие формальной системы согласования.
Цели:
- Сократить внутренний документооборот ТОиР на бумажных носителях и время согласования документов.
- Уменьшить время от регистрации дефекта до выдачи задания непосредственному исполнителю.
Задачи:
Создать цепочки согласования документов.
Решение: использовать согласование в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» (1С:ТОИР) и выполнить интеграцию с «1С:Документооборот» (1С:ДО).
Проблема: низкая эффективность работы исполнителей ремонтов, недостаток инструментов контроля работы персонала.
Цели:
- Повысить эффективность использования рабочего времени персонала.
- Снизить простои персонала и повысить качество проводимых работ.
Задачи:
- Сформировать потребности в персонале на основании долгосрочных ППР.
- Установить систему оперативного согласования и обеспечения маршрутизации заявок на ремонт по исполнителям.
- Организовать учет 100% выполненных работ с фиксацией трудозатрат.
- Обеспечить контроль рабочего времени персонала.
Решение:
- сформировать базу нормативов с трудовыми затратами;
- формировать годовые графики ППР;
- использовать мобильное приложение ТОИР. Согласовывать в 1С:ТОИР и 1С:ДО;
- отражать фактически выполненные работы;
- указывать трудовые ресурсы, задействованные в ТОиР.
Проблема:
- Отсутствие аналитических данных для детализации учета затрат на ТМЦ по ремонтам, в т.ч. в разрезе единиц и/или групп оборудования.
- Отсутствие обоснования бюджета на закупку ТМЦ.
Цель:
- Обеспечить обоснованное планирование затрат на разных уровнях детализации, вплоть до единиц оборудования.
- Снизить складские запасы ТМЦ с сохранением необходимого качества ремонтов.
Задачи:
- Формировать потребности в ТМЦ на основании долгосрочных ППР.
- Фиксировать фактический расход ТМЦ на каждый ремонт (плановый, внеплановый).
- Проводить ежемесячный план-фактный анализ затрат в разрезе ремонтов и единиц оборудования.
- Организовать процесс формирования и поддержки обоснованного неснижаемого запаса ТМЦ.
- Принимать организационные и управленческие решения на основе аналитических данных.
Решение:
- сформировать базу нормативов, содержащую потребности в ТМЦ;
- отражать фактически выполненные работы с обязательным указанием расхода ТМЦ;
- запустить процесс проведения ежемесячного анализа данных;
- сформировать и поддерживать неснижаемый запас ТМЦ;
- запустить процесс принятия организационных и управленческих решений на основе точных данных.
Руководитель проекта ОЭЗ ППТ «Алабуга» Павел Кайманов:
Ремонтные работы у нас выполняются как хозспособом, так и с приглашением подрядчиков. За ремонты у нас отвечают 12 подразделений: цеха по водоснабжению и канализации, отдел по эксплуатации дорог, участок тепловых сетей и другие. А подрядчики занимаются обслуживанием и ремонтами внутренних газопроводов, газовых установок, и проводят сервисное обслуживание, ремонты различного оборудования: насосов, тепловых пунктов, приборов учета, теплообменников.
Организовать управление процессами ТОиР, владеть всей информацией и иметь ее в одних руках как раз и было призвано решение 1С:ТОИР.
До начала проекта внедрения 1С:ТОИР в ОЭЗ «Алабуга», как и на сотнях других предприятий, процессы ТОиР учитывались вручную: график ППР, а также список оборудования и нормативов, велись в бумажном виде, осмотры оборудования проводились без составления графиков, отсутствовали учеты простоев и наработки, а дефекты регистрировались в простой форме без сбора статистики. Процесс измерения показателей для последующего анализа был длительным и неэффективным. Кроме того, формирование бюджета и потребности в ТМЦ происходили в виде заявки в «1С:Управление холдингом» по опыту прошлых лет.
Усложняло ситуацию и отсутствие управленческой информации о процессах ТОиР (аналитических данных о результатах процессов ТОиР). Команда ОЭЗ не имела информацию по мероприятиям ТОиР для каждой единицы оборудования по следующим пунктам:
- стоимость;
- расход ТМЦ;
- использование трудозатрат при выполнении ремонтов;
- формирование бюджета на ТМЦ (каким образом формируется список ТМЦ для предстоящих мероприятий ТОиР);
- выполнение процессов ТОиР (какие мероприятия были запланированы, какие выполнены, какие возникли отклонения);
- основные показатели эффективности (коэффициент технической готовности, среднее временя ремонта, средняя наработка на отказ).
Проблемы, которые было нужно решить в результате проекта, были четко сформулированы. У технической службы ОЭЗ «Алабуга» отсутствовала достоверная информация о показателях КТГ, средних времени ремонта оборудования и наработки на отказ. Не было и автоматизированного процесса заказа и списания ТМЦ. Кроме того, требовалось понимание обеспеченности ремонтов трудовыми и материальными ресурсами.
Руководитель проекта ОЭЗ ППТ «Алабуга» Павел Кайманов:
ОЭЗ «Алабуга» предоставляет своим резидентам инфраструктуру мирового уровня: дороги, в том числе и железная дорога, коммуникации, коттеджный поселок для проживания сотрудников, международная школа. Если выносить все объекты в отдельный список, получатся сотни наименований систем и сетей, которые требуют регулярного обслуживания и своевременных ремонтов: здания и сооружения, объекты электрохозяйства (распределительные подстанции, электрощитовые, линии электропередач), системы дымоудаления, видеонаблюдения, пожаротушения, вентиляции, кондиционирования, лифты, канализации, газоснабжения, котельные и многое другое.
Внеплановые простои коммуникаций могут вести к потерям на производствах наших резидентов, что недопустимо. Именно по этой причине мы пришли к решению об автоматизации процессов технического обслуживания и ремонтов наших активов. К этому шагу мы подошли осознанно и продуманно. Выбрали «Деснол Софт» в качестве интегратора системы для автоматизации ТОиР, так как именно эта компания является непосредственно разработчиком решения 1С:ТОИР 2 КОРП и обладает обширным опытом его внедрения, официальным партнером-разработчиком фирмы «1С».
Система автоматизации процессов ТОИР построена на базе решения «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования». Проект выполнялся в очном формате. Специалисты «Деснол Софт» организовали процесс паспортизации, выполнили доработки системы и интегрировали ее с существующими системами «1С:Бухгалтерия предприятия» (1С:БП) и «1С:Документооборот» (1С:ДО), «1С:Управление холдингом» (1С:УХ).запустили мобильное приложение «Мобильная бригада».
Этап 1. Запуск паспортизации в пилотном подразделении на участке «Локальных очистных сооружений» (23.07.21-01.10.21)
Специалисты «Деснол Софт» подготовили базу данных для запуска системы 1С:ТОИР 2 КОРП. Зафиксировали основные договоренности по тому, как будет строиться структура основных справочников. Подготовили сотрудников ОЭЗ по внесению данных в шаблоны Excel, которые были предоставлены разработчиками «Деснол Софт» для удобства переноса данных с бумаги в систему 1С:ТОИР. Загрузили в систему 1С:ТОИР окончательные варианты шаблонов с данными по оборудованию и нормативам.
Этап 2. Подготовка данных для запуска в пилотной зоне для последующего масштабирования (04.10.21-04.02.22)
Почему внедрение на ОЭЗ начато с пилота? Дело в том, что у «Алабуги» было ограничение на паспортизацию (примерно 2000 объектов), поэтому были отобраны пилотные участки, по которым паспортизацию помогали проводить специалисты «Деснол Софт». Они подготовили систему 1С:ТОИР под потребности ОЭЗ. Провели обследование, выяснили, как выстроены бизнес-процессы. Настроили систему исходя из требований и бизнес-процессов.
Этап 3. Адаптация, интеграция, обучение, внедрение МП «Мобильная бригада» (25.10.21-11.02.22)
В этот период была выполнена интеграция 1С:ТОИР 2 КОРП со системами: «1С:Бухгалтерия предприятия» (1С:БП), «1С:Документооброт» (1С:ДО), 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
- 1С:ДО — теперь выполняется согласование документов через электронный документооборот.
- 1С:БП — настроено получение актуальных справочников, данных о наличии складских запасов, передача списаний ТМЦ.
В рамках интеграции с 1С:БП в систему 1С:ТОИР загружена следующая НСИ:
- номенклатура — 80 823 шт.;
- виды номенклатуры — 16 шт.;
- валюты — 7 шт.;
- склады — 169 шт.;
- контрагенты — 5 482 шт.;
- единицы измерения — 54 шт.;
- виды цен — 1 шт.;
- договоры с контрагентами — 19 709 шт.
- 1С:ЗУП — настроено получение информации о кадровом учете.
В рамках типовой интеграции с 1С:ЗУП в систему 1С:ТОИР 2 КОРП загружены НСИ и кадровые данные:
- организации — 1 шт.;
- структура предприятия — 232 шт.;
- сотрудники — 848 шт.;
- физические лица — 848 шт.;
- должности — 573 шт.;
- графики работы — 71 шт.;
- производственные календари — 1 шт.;
- приемы на работу — 41 шт.;
- кадровые переводы — 159 шт.;
- увольнения — 30 шт.
В работе ОЭЗ «Алабуга» сейчас используется приложение «Мобильная бригада», которое работает в связке с «большой системой» 1С:ТОИР. Приложение необходимо для осмотров и обходов оборудования, а также для регистрации дефектов оборудования и изменения его состояния. При использовании мобильного приложения повышается оперативность внесения данных по ремонтам в систему 1С:ТОИР 2 КОРП.
В рамках этого этапа было проведено очное обучение сотрудников с различным уровнем компьютерной грамотности. Обучение проходило для 30 человек из пилотных участков на территории образовательного центра ОЭЗ ППТ «Алабуга.
Этап 4. Опытно-промышленная эксплуатация (14.02.22-13.05.22)
В рамках данного этапа решение 1С:ТОИР 2 КОРП было запушено в опытно-промышленную эксплуатацию проактивного типа. Это один из ключевых принципов в ОПЭ, который использует «Деснол Софт». Проактивный подход подразумевает, что все действия пользователей расписаны по временным периодам, аккумулируются еженедельные отчеты о выполненных заданиях в рамках ОПЭ с предоставлением информации о передовиках и отстающих сотрудниках, что необходимо для слаженной работы в команде и мотивации в коллективе.
На момент окончания ОПЭ использовались следующие отчеты:
- Простой оборудования.
- Выявленные дефекты.
- Анализ активности пользователей.
Этап 5. Интеграция 1С:ТОИР с 1С:УХ (11.05.22-29.07.22)
ОЭЗ требовалось получение консолидированного бюджета по всей организации в разрезе подразделений путем выгрузки всех ППР из системы 1С:ТОИР в 1С:УХ. Целью данной интеграции было сначала запустить систему 1С:ТОИР в ОПЭ, а дальше интегрировать её с системой планирования потребностей 1С:УХ. Сложность выполнения данной интеграции заключалась в наличии разной номенклатуры: в системе 1С:УХ номенклатура не совпадала с номенклатурой 1С:Бухгалтерия. К примеру, номенклатура 1С:БП передается в 1С:ТОИР, но в то же время имеется и второй справочник в 1С:УХ, который никак не связан с 1С:БП. Именно для выполнения взаимосвязей специалистами «Деснол Софт» было разработано автоматическое рабочее место «Сравнение номенклатурных групп» по соответствию этих номенклатур в 1С:УХ.
Теперь сформирована передача единого заказа на внутренне потребление в разрезе подразделений для формирования операционного плана.
Схема интеграции
Масштаб
- АРМ — 30.
- Объекты ремонтов — 2 786.
- Элементы номенклатуры — 80 823.
- Технологические операции — 755.
Руководитель проекта ОЭЗ ППТ «Алабуга» Павел Кайманов:
Отмечу, что система 1С:ТОИР позволяет вносить доработки, которые необходимы именно нам. И это несомненный плюс. К примеру, нам требовалось ввести в систему функционал для оформления акта расследования аварии «Ведение журнала дефектов». Дело в том, что при обнаружении дефекта не всегда сразу понятно, кто из специалистов должен его устранять. К примеру, дежурное подразделение «А» фиксирует ситуацию и понимает, что своими силами не справиться: им нужен еще сварщик из подразделения «Б» и электрик из подразделения «В». Учитывая эту потребность, специалисты «Деснол Софт» добавили в систему 1С:ТОИР 2 КОРП возможность указания до пяти подразделений-исполнителей в документе «Выявленный дефект» с последующим переносом задействованных в ремонте подразделений в документы «Заявка на ремонт», «Наряд на выполнение ремонтных работ» и «Акт о выполнении этапа работ».
Таким образом, добавление дежурными службами сразу нескольких подразделений в начале ремонта позволяет заранее в АРМ «Рабочее место технического специалиста» увидеть всем указанным подразделениям причастность к ремонту. А пользуясь внутренним чатом подразделения, сотрудники могут прямо в системе 1С:ТОИР обговорить нюансы работы. К примеру, какой инструмент взять с собой на ремонт, знать время работ, обозначить главное подразделение в ремонте и т.д. Для нас это один из важных функционалов.
Традиционно считается, что привычная область автоматизации ТОиР — это производственная сфера. Однако на практике это не совсем так. Всё больше предприятий сферы ЖКХ, коммунального хозяйства, обслуживания инфраструктуры приходит к осознанию необходимости в автоматизации процессов управления материальными активами, внедряют 1С:ТОИР и таким образом повышают эффективность сервисных процессов.
Так, ключевой особенностью проекта автоматизации ТОиР в «Алабуге» стал именно тот факт, что решение 1С:ТОИР внедрялось как инструмент для управления непроизводственными активами. Другой особенностью было то, что в ОЭЗ ППТ «Алабуга» ремонтные работы выполняются двумя способами: как самостоятельно, так и с привлечением подрядчиков.
За ремонты отвечают 12 подразделений: цех водоснабжения и канализации, отдел автоматизированных систем управления, цех эксплуатации дорог, департамент главного энергетика, отдел администрирования информационно-технических систем, логистический центр, автотранспортный цех, участок тепловых сетей, ремонтно-механический цех, участок обслуживания газового хозяйства департамент водоканала и водоснабжения, участок контрольно-измерительных приборов и автоматики.
Подрядчики занимаются обслуживанием и ремонтами внутренних газопроводов, газовых установок, и проводят сервисное обслуживание, ремонты различного оборудования: насосов, тепловых пунктов, приборов учета, теплообменников.
Реализация поставленных целей позволила получить аналитические данные для оценки эффективности процессов ТОиР в ОЭЗ, принять решения по их оптимизации и создания дальнейшей стратегии технического развития организации, оптимизировать складские запасы материалов и их плановую потребность, а также оперативно формировать отчетность.
- Ускорение документооборота.
- Исключение ошибок из-за человеческого фактора при списании ТМЦ.
- Повышение ответственности за результаты обслуживания.
- Создана прозрачная система обслуживания на всех этапах работы.
- Бюджетирование на основании фактических показателей, доступных для анализа.
- Использование мобильного приложения «Мобильная бригада» для работы в связке с «большой системой» 1С:ТОИР.
Автоматизированы процессы ТОиР:
- Учет оборудования и нормативов.
- Учет показателей эксплуатации.
- Планирование ТОиР.
- Управление нарядами и работам.
- Управление МТО ремонтов.
Руководитель проекта ОЭЗ ППТ «Алабуга» Павел Кайманов:
— Плюсы использования автоматизированной системы ТОиР очевидны и уже ощутимы. В результате внедрения 1С:ТОИР 2 КОРП у нас появился системный учет оборудования. Управление ремонтными работами стало прозрачным и понятным: в нашем распоряжении электронные планы-графики ППР и документооборот, что значительно ускоряет процессы ТОиР. Отмечу, что решение 1С:ТОИР 2 КОРП отлично интегрировано с действующими системами без потери данных.
