В энергетической компании «ЛОЭСК» построили информационную систему управления закупочной деятельностью на базе решения «1С:Управление холдингом». Результатами проекта является автоматизированная выгрузка данных на портал ЕИС, внедрение электронного согласования, разработка интеграции с ЭТП «Росэлторг» и «Комита», а также интеграция с существующей системой оперативного учета. Расширены возможности процесса подготовки закупочной документации, усовершенствован функционал согласования документов.
АО «ЛОЭСК» — сетевая организация, основной задачей которой является надежное и качественное электроснабжение, обеспечивающее развитие экономики и социальной сферы Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а также технологическое присоединение новых потребителей. АО «ЛОЭСК» включает 6 филиалов.
Цели проекта:
- Обеспечить прозрачность и повысить эффективность процедуры формирования плана закупок и процедур по реализации выполнения плана закупок.
- Повысить прозрачность и эффективность выполнения централизованных закупок.
- Повысить эффективность работы персонала за счет автоматизированной выгрузки информации в различные системы и использования однократного ввода данных.
Задачи проекта:
- Привести процессы типового решения и процессы, принятые на предприятиях заказчика, к оптимальному общему варианту.
- Автоматизировать закупочные процессы предприятий.
- Обеспечить выполнение всех процессов закупок в единой системе.
- Реализовать автоматизированную выгрузку плана закупок и закупочных процедур на портал Единой информационной системы в сфере закупок.
- Реализовать интеграцию с электронными торговыми площадками.
- Реализовать интеграцию с АСУФХД (существующей системой оперативного учета на предприятии на базе «1C:Управление производственным предприятием»).
На момент начала проекта в АО «ЛОЭСК» процесс формирования плана закупок и проведения закупочных процедур проходил без использования специализированных информационных систем. Документы, отражающе закупочные процессы согласовывали во внешней системе электронного документооборота, а взаимодействие с официальным сайтом Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС, zakupki.gov.ru) и электронными торговыми площадками осуществлялось через соответствующие wеb-интерфейсы.
Специалисты службы закупок совместно со специалистами центра информационных технологий и связи АО «ЛОЭСК» приняли решение о необходимости объединения всех этапов бизнес-процесса в одной системе.
Подсистема «Корпоративные закупки» построена на базе решения «1С:Управление холдингом».
В подсистеме реализованы следующие автоматические выгрузки и интеграции:
- Выгрузка плана закупок на портал ЕИС (zakupki.gov.ru).
- Выгрузка закупочных процедур на портал ЕИС. (zakupki.gov.ru).
- Интеграция с ЭТП «Росэлторг» (КОМ и МСП секции).
- Интеграция с ЭТП «Комита».
- Интеграция с системой АСУ ФХД (существующей системой оперативного учета на предприятии на базе «1C:Управление производственным предприятием»).
Принципиальная схема взаимодействия систем
Особенность и уникальность проекта заключается в том, что:
- В рамках проекта была разработана и реализована интеграция с ЭТП «Росэлторг» (КОМ и МСП секции) и ЭТП «Комита».
- Расширены возможности процесса подготовки закупочной документации:
- реализовано автоматическое формирование печатных форм документов «Извещение», «Документация» и «Приложения к документации», разработанных по форме компании. Данный функционал позволяет формировать данные документы, необходимые для проведения закупки, на основе предварительно введенных данных в ИБ, облегчая процесс подготовки закупочной документации;
- реализовано «наследование» вложений, прикрепленных к строке плана закупок и заявке на закупку, в закупочную процедуру. Т.е., при создании закупочной процедуры на основе заявки на закупку, в процедуру автоматически прикрепляются все файлы, ранее вложенные как в заявке на закупку, так и в строке плана закупок, связанной с ней.
- Значительно усовершенствован функционал согласования документов:
- реализована возможность ввода комментария при добавлении дополнительного согласующего. Таким образом, у основного согласующего есть возможность оставить комментарий/замечание в системе для дополнительного согласующего. Дополнительно был доработан отчет «История согласования» для отражения введенных комментариев;
- для строки плана закупок реализован функционал отправки документа в Центральную закупочную комиссию (ЦЗК). Если в процессе согласования документа он попадает на этап согласования с доработанным признаком «Возможность отправки на ЦЗК», то только на этом этапе у пользователя есть возможность указать, что документ «Отправлен на ЦЗК».
- реализована возможность отправки оповещений и уведомлений при смене стадий закупочной процедуры.
- Разработан документ «Аналитическая записка».
- Разработан блок аналитического сравнения данных с ИПР, БИ, БДДС, БДР.
Сократился бумажный документооборот
- Блок «Внедрение модуля управления закупочной деятельности»
Выполненные задачи:
- обеспечен процесс формирования плана закупок;
- обеспечен процесс подготовки закупочной документации;
- разработан документ «Аналитическая записка»;
- реализован процесс проверки и контроля формируемых документов;
- произведена разработка и настройка ограничения доступа по ролям пользователей и подразделений организаций.
Получили:
- прозрачность и оперативный доступ к документам, отражающим закупочную деятельность;
- возможность оперативного просмотра информации о позициях плана закупок в единой информационной системе;
- возможность проведения мелких и простых закупок товаров (работ, услуг), используя документ «Аналитическая записка»;
- возможность гибкой настройки прав пользователей.
- Блок «Разработка и внедрения модуля публикации закупочных процедур и сопутствующей документации на ЕИС (zakupki.gov.ru)»
Выполненные задачи:
- разработана выгрузка плана закупок на портал ЕИС;
- разработана выгрузка закупочных процедур на портал ЕИС.
Получили:
- возможность автоматизированной выгрузки плана закупок на портал ЕИС из «1C:Управление холдингом»;
- прозрачность информации о текущем плане закупок;
- возможность автоматизированной выгрузки закупочных процедур на портал ЕИС из «1C:Управление холдингом»;
- повышение эффективности работы персонала за счет однократного ввода данных.
- Блок «Внедрение механизма согласования»
Выполненные задачи
- усовершенствован функционал согласования документов;
- усовершенствован функционал отправки оповещений в системе и уведомлений на электронную почту;
- разработаны маршруты согласования согласно процессам, принятым на предприятиях заказчика.
Получили:
- возможность согласования документов в едином информационном пространстве;
- прозрачность информации о текущем ходе согласования;
- информирование пользователей посредством оповещений в системе и писем на электронную почту о ходе согласования документов;
- возможность согласования документов как в системе, так и по электронной почте.
Блок «Разработка и внедрение модуля интеграция с ЭТП»
Выполненные задачи:
- разработана и реализована интеграция с ЭТП «Росэлторг» (КОМ и МСП секции);
- разработана и реализована интеграция с ЭТП «Комита».
Получили:
- возможность автоматизированной выгрузки закупочных процедур на ЭТП «Росэлторг» и ЭТП «Комита»;
- возможность получения актуальной информации о текущей стадии закупочной процедуры;
- возможность загрузки запросов на разъяснение положений документации и отправки ответов на них;
- возможность загрузки заявок поставщиков с ЭТП;
- возможность выгрузки протоколов закупочных процедур на ЭТП;
- Блок «Внедрение модуля сбора потребностей и модернизация модуля управления договорами в АСУ ФХД».
Выполненные задачи:
- разработана интеграция с АСУФХД в части обмена информации о проведенных закупках (как тендерных, так и осуществленных на основании аналитических записок) и заключенных по ним договорам;
- разработан функционал загрузки инвестиционной программы в «1С:Управление холдингом»;
- разработан блок аналитического сравнения данных с ИПР, БИ, БДДС, БДР;
- разработаны отчеты по проведенным закупкам.
Получили:
- выгрузку документов, отражающих итоги закупок (протокол выбора победителей, аналитическая записка) из «1С:Управление холдингом» в систему АСУ ФХД с дальнейшей возможностью их указания в документах УД: Проект договора и УДП: Проект договора подряда;
- отражение заключенного договора в закупочной процедуре и аналитической записке;
- возможность контроля данных ИПР, БИ, БДДС, БДР на этапе согласования закупки;
- возможность формировать отчетность по проведенным закупкам.
Результаты проекта:
- Повысилась эффективность процедуры подготовки плана. Автоматизированная выгрузка на портал ЕИС (zakupki.gov.ru) позволила повысить эффективность процедуры формирования плана закупок. Информация о плане закупок стала доступной и прозрачной для всех участников процесса.
- Сократился бумажный документооборот. Внедрение электронного согласования существенно снизило объем бумажного документооборота.
- Выросла эффективность процедуры проведения закупочной процедуры. Интеграция с ЭТП «Росэлторг» и ЭТП «Комита» обеспечила повышение эффективности процедуры проведения закупок. Автоматическая выгрузка устраняет необходимость вручную вводить информацию на ЭТП. Интеграция дает возможность оперативно узнавать информацию о статусе закупки и поступивших предложениях поставщиков.
- Повысилась эффективность работы персонала. Интеграция с внешними информационными системами, согласование документов в единой системе, а также однократный ввод данных упростили работу персонала и сделали ее более эффективной.
После реализации проекта бумажный документооборот сократился в 1,5 раза.
