Школа управления СКОЛКОВО перешла с «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1 на актуальную редакцию 3.0. В ходе проекта переработана конфигурация электронного документооборота. Выполнена миграция исторических данных с унификацией видов и процессов. Настроены новые виды документов, процессы и автозаполняемые шаблоны. Обеспечена интеграция с «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом» и «1С:Архив». Проект ускорил поиск и обработку документов, и согласование договоров.
Школа управления СКОЛКОВО — одна из ведущих частных бизнес-школ России и стран СНГ. В портфеле школы — более 80 образовательных программ для бизнеса на всех стадиях развития: от стартапа до крупной корпорации, выходящей на международные рынки.
Основные цели проекта:
- Повышение эффективности бизнес-процессов за счет перехода на более функциональную и современную редакцию «1С:Документооборот 3.0».
- Повышение качества и оперативности получения информации для принятия управленческих решений.
- Улучшение документационного обеспечения подразделений и сотрудников компании.
- Организация централизованного хранилища всех документов.
Для достижения целей проекта необходимо решить следующие задачи:
- Миграция с редакции «1С:Документооборот КОРП 2.1» на редакцию 3.0.
- Корректный перенос исторических данных и ввод нормативно-справочной информации.
- Настроить систему с учетом уникальных особенностей Школы управления СКОЛКОВО.
- Интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» с другими конфигурациями 1С.
Реализация стратегических целей школы опирается на зрелую цифровую инфраструктуру, в том числе в сфере документооборота, от которой зависит скорость принятия решений и слаженность работы более 300 сотрудников.
Документооборот школы был построен на конфигурации «1С:Документооборот КОРП редакции 2.1», адаптированной под специфику организации. Система справлялась с текущими задачами, однако платформа «1С:Документооборот КОРП» продолжает развиваться: редакция 3.0 обновляется каждые 3–4 месяца и последовательно расширяет функциональность — новые механизмы согласования, расширенные возможности интеграции, более высокую производительность и современный интерфейс.
Использование прежней редакции означало, что для получения новых возможностей требовались дорогостоящие индивидуальные доработки. Переход на редакцию 3.0 позволял не догонять развитие платформы, а двигаться вместе с ней.
Для решения этой задачи было принято решение о миграции на «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0 — флагманский продукт в экосистеме 1С, который органично встраивается в уже используемый школой контур учетных систем. В качестве ИТ-партнера, обладающего экспертизой как в области систем электронного документооборота, так и в смежных конфигурациях 1С, была выбрана компания 1С-КПД.
Архитектура системы централизованная: серверная часть располагается в центральном офисе заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей используется VPN-подключение.
В рамках проекта настроено и введено в эксплуатацию:
- 19 видов документов;
- 19 процессов обработки документов;
- 19 автозаполняемых шаблонов документов.
Выполнена загрузка исторических данных из «1С:Документооборот 2.1»: перенесены документы за последний год, а также элементы справочников и регистров. Обеспечена интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» со смежными системами:
- синхронизация с «1С:Зарплата и управление персоналом» по сотрудникам и подразделениям;
- синхронизация с «1С:Управление холдингом» по контрагентам и организациям;
- бесшовная интеграция с 1"С:Управление холдингом" по договорам;
- интеграция с «1С:Архив».
Схема архитектуры
- Переход на «1С:Документооборот КОРП» версии 3.0 выполнялся с сильно доработанной системы более ранних релизов редакции 2.1, где еще не использовался штатный механизм миграции. Это потребовало от проектной команды индивидуального подхода к переносу данных и логики без готового сценария обновления, что снизило риски потери настроек и функциональности при переходе.
- Загрузка исторических данных выполнена с унификацией видов документов, процессов обработки и других связанных сущностей. Такой подход исключил дублирование и накопление избыточных объектов в новой системе, упростив ее дальнейшую поддержку и развитие.
- Настроенные 19 автозаполняемых шаблонов документов сокращают ручной ввод повторяющихся данных и снижают риск ошибок при подготовке типовых документов, освобождая время сотрудников для содержательной работы.
- Бесшовная интеграция с «1С:Управление холдингом» по договорам обеспечивает актуальность договорной информации без дублирующего ввода данных сотрудниками разных подразделений, что ускоряет согласование и снижает вероятность расхождений.
Ускорилось получение управленческой отчетности
Сократились трудозатраты в подразделениях
- Переход на редакцию 3.0 ускорил обработку документов.
- Изменены ключевые обеспечивающие процессы школы по согласованию договоров и согласованию контрагентов, что снизило транзакционные издержки и ускорило обработку платежной информации по договорам.
- По экспертным оценкам, оптимизация трудозатрат по отдельным процессам достигает 25%.
- Обеспечена интеграция «1С:Документооборот КОРП 3.0» с «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом» и «1С:Архив».
- Трудозатраты в подразделениях сократились на 17%.
- Получение управленческой отчетности ускорилось на 9%.
- Общая оценка удовлетворенности заказчика услугами исполнителя — 10 из 10 баллов.
