Специалисты АртАйТи автоматизировали на Уральском пружинном заводе блок оперативного управления денежными средствами на базе «1С:ERP Управление предприятием». В результате проекта снизили трудозатраты для бухгалтера, сделали возможным формирования реестра платежей у казначея для согласования с генеральным директором, также сделали возможным устанавливать и контролировать лимиты по расходу денежных средств по лимитам в разрезе месяца и ЦФО. Также теперь сотрудники завода могут контролировать наличие оригиналов договоров и планировать оплаты в системе.
ООО «Уральский пружинный завод» производит пружины различного назначения: вагонные составы, сельхозтехника, автомобильные, подвески трубопроводов. Производственные мощности компании расположены на двух территориально-удаленных площадках. В основном позаказное производство (уникальное), по части продукции есть «производство на склад».
Цель проекта — автоматизировать процесс планирования и управления платежами предприятия.
Задачи проекта:
- Внедрить возможность формирования заявок на оплату силами инициаторов платежа.
- Определить необходимый перечень информации, который должна содержать заявка: распоряжение, остаток по лимиту, данные о заявителе, данные о текущей задолженности, согласующее ЦФО и согласующее лицо, порядок оплаты (аванс/постоплата), расшифровку закупаемых ТМЦ.
- Изменить процесс согласования заявок на расход денежных средств: ранее согласование производилось в ОМТС. Нужно, чтобы согласование происходило через ответственных сотрудников ЦФО через единую информационную систему, чтобы была возможность контроля за лимитами расходов ДС, сократить ошибки из-за человеческого фактора.
- Предусмотреть возможность проверки (при необходимости) на этапе формирования заявки на расходование денежных средств наличие согласованного договора с подрядчиком. Обязать ответственных сотрудников проверять наличие оригиналов документов и договоров при согласовании заявок.
- Иметь отчет о расходовании денежных средств в рамках запланированного лимита для анализа степени исполнения запланированных лимитов бюджета и принятия решения о дополнительных платежах.
- Максимально сохранить типовой функционал ИС для того, чтобы в дальнейшем самостоятельно обновлять систему.
До реализации задачи процесс выглядел следующим образом:
- Первоначально реестр заявок на оплату товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) формировала материально-техническая служба и внутри себя предварительно выстраивал на свое усмотрение приоритеты оплат и далее уже его передавал данные в казначейство.
- Заявки о выплате заработной платы передавались от расчетного отдела, заявки на уплату налогов передавались от бухгалтерии в виде суммы напрямую казначеям посредством электронного письма, телефонного звонка.
- Заявки на оплату услуг ЦФО передавались самостоятельно в реестр оплат казначеям, в виде электронного письма, файла excel с указанием суммы, контрагента.
- Консолидация всех поданных заявок, в том числе ранжированный реестр службы МТС, в единый реестр оплаты осуществлялся казначеем вручную.
- Планирование платежей и выстраивание очередности выполнялось вручную казначеем в excel.
- Документы основания для платежа представляли собой стопку бумажных носителей, что в свою очередь мешало своевременной оплате, требовало дополнительного контроля и повышенного внимания со стороны заинтересованных в оплате служб.
- В ручном режиме на этапе формирования полного реестра оплат казначеем выполнялся дополнительно контроль соответствия оплат запланированному бюджету каждого ЦФО.
- Окончательная проверка платежей на соответствие лимитам для каждого ЦФО осуществлялась экономистами в эксель уже после составления реестра на оплату. что приводило к перепланированию и повышало вероятность просрочек.
- Формирование платежных документов бухгалтер по платежам производил непосредственно в банк-клиенте и в «1С:ERP Управление прелприятием» данные по фактически произведенным оплатам попадали только на следующий день после загрузки выписки банка.
Проанализировав полученную информацию специалистами АртАйТи было предложено 3 варианта реализации задач с аргументацией по каждому варианту (плюсы и минусы). После совместного обсуждения вариантов и выбора, был составлен документ «Концептуальный проект», в котором были отражены необходимые действия для достижения результата.
Требуемый механизм был реализован в виде отдельного рабочего места АРМ «Оформление КСО» для использования его инициаторами платежей. Таким образом был достигнут унифицированный подход ко всем типам платежей, ограничение пользователей к данным по «чужим» выплатам и выплатам по заработной плате, финализация процесса корректировок и согласований к этапу планирования платежей на основании Заявок на расходование денежных средств.
Все этапы работ по этой задаче (от снятия требований до запуска в опытно-промышленную эксплуатацию) были произведены удалённо. При этом уровень коммуникаций был высоким.
Была сохранена возможность самостоятельного обновления с помощью создания нетипового документа и нетипового АРМ.
- Снизили трудозатраты для бухгалтера (сняли задачу по ручному формированию платёжных документов). Данные действия стал выполнять инициатор платежа, что сократило время планирования предстоящих платежей.
- Появилась возможность устанавливать и контролировать лимиты по расходу денежных средств по лимитам в разрезе месяца и ЦФО.
- У казначея появилась возможность формировать реестр платежей для согласования с Генеральным директором в виде отчёта, выгружаемого из системы.
- Появилась возможность планировать оплаты в системе и переносить их при необходимости.
- Ответственность за согласования заявок передана в ЦФО, что привело к повышению ответственности ЦФО за расходы и прозрачности для руководителей.
- При согласовании заявки появилась возможность контролировать наличие оригиналов договоров, что снизило риски по несоблюдению условий поставок по предстоящим платежам.
- Свели к минимуму количество ошибок при формировании оплат.
- Данным механизмом пользуются 75 сотрудников.
