Железнодорожная торговая компания построила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». Создано единое информационное пространство по процессам организационно-распорядительного документооборота. Автоматизированы и усовершенствованны процессы документооборота, оптимизирована его скорость. Минимизированы потери документов за счет их хранения в едином электронном архиве. Выросла скорость обработки документации на 30%.
АО «Железнодорожная торговая компания» работает на территории всей России от Калининграда до Хабаровска. Основные виды деятельности: розничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами, общественное питание. Общая численность работников компании — более 6000 человек.
Бизнес-цели проекта:
- Унифицировать работу с документами в исполнительном аппарате и филиалах.
- Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.
Задачи проекта:
- Создать централизованную для всех филиалов АО «ЖТК» систему электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных.
- Заменить ранее используемую устаревшую систему электронного документооборота на современное решение.
До внедрения «1С:Документооборот КОРП» структурные подразделения АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов) использовали устаревшую систему электронного документооборота на базе MS Outlook , которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.
Обоснование необходимости проекта:
- Потребность в усовершенствовании и оптимизации процессов документооборота.
- Сокращение трудозатрат и времени при работе с документами за счет автоматизации процессов.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1.28.14. Доступ к программе осуществляется посредством «тонкого» клиента.
Организационный объем проекта: центральный аппатат и 16 филиалов организации.
Автоматизированы следующие функциональные блоки:
- Обработка входящей документации.
- Обработка исходящей документации.
- Обработка внутренних документов:
- организационно-распорядительных;
- договорных;
- по аренде недвижимости;
- по продаже недвижимости;
- по согласованию конкурсной документации;
- доверенностей.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
Аппаратные требования:
- Количество пользователей в системе — 500, одновременно работающих пользователей — 100.
- Предполагаемый размер базы в пределах года эксплуатации — 100 Гб.
- Предполагаемый размер файлового хранилища в пределах года эксплуатации — 1 Тб.
В процессе реализации проекта команда ООО «Центр «Форвард» сформировала рекомендации по серверным аппаратным ресурсам для платформы «1С:Предприятие 8.3», которые требовались в рамках проекта по мере подключения пользователей к продуктивной информационной системе. Также был подготовлен перечень необходимых настроек кластера серверов 1С: Предприятие и СУБД MS SQL Server. Данная информация позволила произвести настройку серверных мощностей Заказчика для оптимальной работы пользователей в режиме высокой нагрузки на систему.
В проекте реализованы интеграции СЭД (1С: ДО КОРП 2.1 (2.1.28.14) со смежными системами:
- «1С:Управление производственным предприятием 3.0».
- «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0».
- КОНТУР. ДИАДОК (версия 4.6.5).
Аппаратная схема архитектуры
Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов). В контуре проекта были заявлены все филиалы заказчика. По согласованному план-графику проектная команда провела внедрение на пилотном филиале от обследования, написание проектного решения, настройки функционала, обучения, проведение опытно-промышленной эксплуатации с выходом последовательного тиражирования на всех филиалах заказчика.
Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ. В период проекта столкнулись с ограничениями пандемии СOVID-19. Была организована работа специалистов в удаленном формате. Со стороны компании решались вопросы по организации рабочего места вне офиса для специалистов. Был настроен корпоративный ресурс на Мicrosoft Teams. Со стороны заказчика была организована возможность общения в рамках рабочих встреч, демонстраций на платформе ZOOM. В рамках обучения была проведена серия лекций по всем филиалам организации заказчика (пилот + 15 филиалов) по ZOOM.
В системе реализована возможность автоматической установки делегирования прав на основании документов отсутствия. Выполнена доработка правил обмена интеграции «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот» в части обмена документами отсутствия разных типов отпуск, больничный лист, командировка, отгул и т.д.). Составлен меппинг реквизитов объектов, поиск по уникальному идентификатору и создание документа отсутствия в «1С:Документооборот».
В «1С:Документооборот» на основании документа «Отсутствие» реализовано автоматическое создание записи в справочнике «Делегирование прав». Разработан механизм обмена входящей/исходящей корреспонденцией между филиалами и центральным аппаратом АО «ЖТК». Реализованный механизм позволяет после регистрации исходящего документа в центральном аппарате или филиале на его основании автоматически создавать входящий документ на адресата.
В рамках доработки реализовано:
- сопоставление адресатов, входящих в список групп организаций АО «ЖТК»;
- сопоставление ответственных делопроизводителей в центральном аппарате и филиалах;
- меппинг реквизитов входящего и исходящего документов с последующим созданием всех необходимых связей между документами;
- автоматическая регистрация входящего документа в соответствии с назначенным нумератором.
После автоматической обработки входящего документа, на его основании выполняется автоматический запуск процесса рассмотрения на адресата.
Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на генерального директора. Создана отдельная роль прав доступа, которая позволяет:
- пользователям, которые включены в данную роль прав доступа, имеют права запускать отдельные процессы на генерального директора;
- пользователям, которые не включены в данную роль, при попытке отправить отдельный процесс с типом согласование/ подписание / рассмотрение / исполнение / ознакомление должно выводиться системное уведомление «Запуск процессов на генерального директора доступен только руководству»;
- данные ограничения не должны распространяться на комплексные процессы, где участие генерального директора уже включено в шаблон процесса.
Реализован механизм контроля срока повторного согласования. В настройки вида внутреннего и исходящего документов добавлена настройка «Срок повторного согласования» (тип: Число). Например, 2 дня. При отправке документа (основного предмета процесса) на повторное согласование срок задачи устанавливается в соответствии со сроком, указанному в настройках вида документа.
Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.В связи с ограничениями пандемии СOVID-19, обучение пользователей системы проводилось в дистанционном формате с использованием платформы ZOOM. Была подготовлена программа обучения и график обучения с разбивкой по подразделениям и функциональным задачам. Проведено порядка 20 обучающих семинаров, обучено 900 пользователей системы.
Выросла скорость обработки документации
Повысилась исполнительская дисциплина
- Автоматизация и усовершенствование процессов документооборота в АО «ЖТК», развитие единого информационного пространства по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений.
- Оптимизация скорости документооборота — повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений:
- экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;
- контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;
- возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот при использовании ЭЦП для этапов жизненного цикла новых типов документов, допускающих их обработку в электронном виде;
- сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;
- единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;
- соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов, повышение исполнительской дисциплины;
- улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;
- повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.
- Минимизация потерь документов за счет:
- хранения документов в едином электронном архиве;
- минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;
- заведения регистрационных карточек на необходимые бумажные документы;
- Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.
Показатели экономической эффективности:
- выросла скорость обработки документации на 30%;
- повысилась исполнительская дисциплина на 20%
- выросла скорость согласования документации на 25%
- получена экономия на расходных материалах (бумага, картриджи) на 70%.
Основные результаты проекта в цифрах:
- Создано 905 учетных записей.
- Обучено 900 пользователей.
- Количество одновременно работающих пользователей — 486.
- За время опытно-промышленной эксплуатации в системе создано более 13 269 документов.
