Компания «КОМКОР» построила единую автоматизированную систему управления, которая основана на двух прикладных решениях:
1) «1С:ERP Управление предприятием 2»;
2) «1С:Документооборот КОРП».
В единой системе работают 1200 пользователей. Компания реализовала концепцию построения учёта «от инициатора» и, благодаря новому подходу к организации деятельности и единой информационной системе, перешла на новый уровень управления. В результате формирование любой отчётности стало занимать времени на один-два порядка меньше, чем до этого. Например, время формирования ряда налоговых регистров сократилось с 3 часов до 10 минут.
Компания «КОМКОР» (торговая марка «АКАДО Телеком») — оператор крупнейшей мультисервисной сети связи московского региона, входит в группу компаний «АКАДО». Компания владеет крупнейшей мультисервисной волоконно-оптической сетью московского региона — к ней подключено более 80% зданий г. Москвы, её клиентами являются около 800 000 физических лиц и 10 000 корпоративных клиентов. Суммарная протяжённость линий связи сети превышает 18 500 км.
Цель проекта — построить единую систему управления предприятием для объединённой компании и тем самым перейти на новый уровень управления.
Бизнес-задачи:
- обеспечить контроль лимитов по бюджету;
- построить сквозную систему контроля денежных средств.
ИТ-задачи:
- упорядочить инструменты управления компанией и программные системы;
- исключить двойной ввод данных;
- решить проблемы с обменом данными между информационными системами;
- решить проблему зависимости компании от персонала, обслуживающего парк разнородных систем.
До старта проекта две компании, которые объединились в единый бизнес в 2011 году — «АКАДО столица» и «КОМКОР» — существовали фактически параллельно. Эти компании были отдельными юридическими лицами, но имели некоторые общие системы: Lotus Notes и «1С:Зарплата и управление персоналом». В области бухгалтерского учёта в одной компании использовалась западная система, в другой «1С:Управление производственным предприятием 7.7». В компании «АКАДО столица» функционировало интегрированное решение в области биллинга и CRM (система под названием БИС). В компании «КОМКОР» работали сертифицированная биллинговая система ONYMA и CRM-система собственной разработки.
Эти системы решали задачи бизнеса, но, при объединении компаний, стало неудобно и неэффективно работать в такой архитектуре. У объединённой компании не было единой системы учёта расходов денежных средств. Кроме того, система «1С:Управление производственным предприятием 7.7», использовавшаяся в компании «КОМКОР» подошла к пределу масштабирования.
Это приводило к следующим проблемам:
- высокая стоимость владения, требовались специалисты и подрядчики по поддержке разнородных систем и дополнительное оборудование;
- двойной ввод данных, необходимость в котором обуславливалась отсутствием интеграции имеющихся систем друг с другом;
- обмен данными между разнородными системами выполнялся «не идеально»;
- трудность обучения работе с разнородными системами и как следствие повышенная зависимость от персонала.
В 2013 году руководство ОАО «КОМКОР» поставило задачу создать единую информационную систему управления объединённой компанией, перейти от традиционных систем бухгалтерского учёта к системе комплексного управления предприятием ERP-классса и, тем самым, перейти на новый уровень управления.
Базовыми критериями выбора платформы для новой единой системы были:
- необходимая функциональность;
- низкая стоимость внедрения и владения системой;
- возможность использования внутренних компетенций и опыта, накопленных в ходе внедрения и эксплуатации системы «1С:Управление производственным предприятием 7.7»;
- бесшовная интеграция системы управления ресурсами с системой документооборота.
Для построения единой информационной системы специалистами компании «КОМКОР» были выбраны два прикладных решения: «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот КОРП». В системе «1С:ERP Управление предприятием 2» учтён лучший опыт автоматизации мирового и отечественного крупного и среднего бизнеса и реализованы функциональные возможности управления ресурсами крупных предприятий. А бесшовная интеграция «1С:ERP Управление предприятием 2» + «1С:Документооборот КОРП» позволяет без проблем выполнять согласования электронных документов.
Рис. 1. Функциональная архитектура телекоммуникационной компании «КОМКОР».
Построенная автоматизированная система охватывает следующие функции:
- ведение НСИ;
- управление закупками;
- управление основными средствами;
- складской учёт;
- проектный учёт;
- управление строительством;
- учёт ресурсов третьих лиц;
- учёт взаиморасчётов и кредитов;
- бухгалтерский и налоговый учёт;
Руководитель проекта Сергей Бабенчук рассказывает о подсистеме МСФО
Создана подсистема управленческого учёта на основе стандартов МСФО. Фактические данные для управленческого учёта формируются на основе первичных документов, прошедших согласование. Автоматизирован план-фактный анализ. Кроме того, автоматизирован контроль за исполнительской дисциплиной. За счёт функционала системы «1С:Документооборот КОРП» и создания рабочих столов пользователей существенно упростился контроль над выполнением собственных задач и задач, поставленных подчинённым.
Проведена интеграция с внешними системами, в том числе с обоими биллинговыми системами. Контур B2C — интеграция с биллинговой системой и системой управления взаимоотношениями с клиентами — БИС. Контур B2B — интеграция с биллинговой системой ONYMA. Расчёт зарплаты и управление персоналом работает в системе в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», которая интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием 2».
Рис. 2. ИТ-архитектура единой информационной системы компании «КОМКОР».
Автоматизировано 1200 рабочих мест.
- Реализована концепция построения учёта «от инициатора». Инициатор вводит документ-основание для любой из операций. Далее, документ проходит согласование по определённому маршруту. После согласования документ принимается к учёту (регламентированному и управленческому) и его данные отображаются в отчётности.
- Сформирована бюджетная модель крупной телекоммуникационной компании и реализована многоуровневая подсистема бюджетирования. Реализованы процедуры реклассификации и корректировки бюджетов, процесс формирования лимитов ДДС, а также контроль исполнения бюджетов при формировании ППД.
- Реализована подсистема казначейства. Оперативный план ДДС формируется на основе данных бюджетов по подразделениям. Реализованы процессы формирования заявок на расход ДС, согласования заявок и контроля исполнения оперативного плана.
- Разработано рабочее место менеджера по закупкам, которое позволяет работать с заявками на закупку, формировать заказы поставщикам, контролировать процесс выполнения заказов. Так же реализован функционал резервирования полученных ТМЦ под заявки.
- Реализована специальная подсистема учёта ресурсов третьих лиц. Для каждого вида ресурсов третьих лиц используется свой набор вводимых параметров (количественные параметры, тарифы аренды). Учёт ресурсов третьих лиц ведётся с привязкой к владельцу (третьему лицу) и конкретному договору. Хранится история изменения как качественных, так и тарифных показателей.
Важный функционал — это проектный учёт. Реализован учёт всей расходной составляющей по проекту — всех договоров. По определённым группам проектов, могут быть также консолидированы и все доходы по группе проектов. Инфраструктурные проекты — например, строительство базового канала связи, к которому будут подключены сотни и тысячи клиентов — не может быть консолидированы по доходной части, здесь применяются эвристические методы.
Для удобства и для оперативности, поскольку объём документов у сотрудников может быть очень большой, надо было создать максимально удобный интерфейс, включая при этом массовую обработку операций. Были созданы «Рабочие столы» пользователей для обеспечения оперативности согласования большого числа разнородных документов. Часто на согласовании бывает несколько сотен документов. На «Рабочий стол» выводятся только те задачи и документы, которые касаются именно этого, конкретного пользователя. Возможна групповая обработка задач, все основные реквизиты согласуемого документа показаны в одном окне.
Были выполнены следующие доработки:
- разработаны специализированные «рабочие столы» для каждой группы пользователей, которые позволяют выполнять групповую обработку задач, в едином окне видеть все реквизиты согласуемого документа;
- разработаны отдельные подсистемы учёта проектов, учёта ресурсов третьих лиц;
- разработан отдельный блок отчётов «Налоговые регистры», который позволяет сверить и расшифровать каждую строку налоговой декларации;
- фактические данные по бюджетам собираются из первичных документов;
- разработан механизм закрытия месяца, удовлетворяющий требованиям телекоммуникационной компании.
Построена единая автоматизированная система управления компании «КОМКОР». Концепция проекта предполагала переход от классического бухгалтерского учёта к управлению ресурсами предприятия в ERP-системе, когда все базовые массовые операции ложатся на плечи исполнителей — инициаторов. В компании сломали классическую схему работы, когда служебная записка или договор уходили в бухгалтерию, финансовый и договорной отдел и там рассматривались. Сейчас инициация всех операций происзводится на нижнем уровне самими пользователями, потом по согласованным цепочкам идёт согласование операции, осуществляется контроль ресурсов по бюджету, затем контроль исполнения и потом согласование факта исполнения и отчётность. Выработаны единые правила учёта для всех подразделений, единые справочники для всех пользователей и обеспечен однократный ввод данных в единой системе.
Благодаря тому, что все пользователи стали работать в единой информационной системе, формирование любой отчётности стало занимать времени на один-два порядка меньше, чем до этого. К примеру, время формирования ряда налоговых регистров сократилось с 3 часов до 10 минут.
