В компании «КазАзот» обеспечена потребность в модификации и обособлении процессов кадрового учета, рабочего времени и расчета зарплаты почти 1300 сотрудников предприятия на базе конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» в рамках масштабного проекта перехода на новую архитектуру решений «1С:Предприятие 8.3». В результате автоматизации на 20% увеличилась скорость формирования управленческой отчетности, выросла прозрачность процессов кадровиков и сотрудников расчетных отделов, исключен риск ввода повторных данных и неполноты сведений по сотрудникам, настроены 25 вариантов рассылки аналитических отчетов. Создана база для дальнейшего развития корпоративной системы мотивации и вознаграждения сотрудников.
Группа компаний АО «КазАзот» — крупнейшее предприятие в Республике Казахстан по выпуску азотных минеральных удобрений. Образовано в 2005 году в г. Актау, Казахстан на базе имущественного комплекса Азотно-тукового завода с 35-летней историей. Компания осуществляет деятельность по производству химической продукции. Основной деятельностью является производство удобрений, добыча природного газа. Экспорт в Европу и страны ближнего зарубежья.
Цели проекта:
- Обеспечить формирование себестоимости продукции с учетом корректного распределения расходов на заработную плату по объектам калькуляции.
- Сократить трудозатраты кадровиков и специалистов по зарплате, повысить качество внутренней и внешней документации благодаря автоматическому формированию единых данных, соответствующих корпоративным стандартам и законодательным требованиям Республики Казахстан.
- Поддежать инициативу корпоративной социальной ответственности ООН и устойчивого развития.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процессы расчета заработной платы, учета рабочего времени и кадрового делопроизводства на базе самостоятельного прикладного программного решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 ПРОФ для Казахстана» в рамках масштабного проекта перехода на новую архитектуру.
- Создать единую инфраструктуру за счет интеграции новой системы с программными решениями на платформе «1С:Предприятие 8.3».
Численность персонала компании насчитывает 1291 человек. Ежедневно обрабатывается ряд кадровых документов: приемы, переводы, увольнения, отсутствия сотрудников, табели учета рабочего времени, аналитические отчеты, начисления по системе мотивации и вознаграждения сотрудников и пр.
Ранее в компании использовали конфигурации на базе платформы «1С:Предприятие 8.2»: «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), где также частично велся кадровый учет и расчеты с персоналом, «1С:Документооборот» и «1С:Консолидация».
В 2023 году было принято решение о фундаментальной замене устаревшей комплексной системы автоматизации с переходом на современную платформу «1С:Предприятие 8.3» по следующим причинам:
- Обновление конфигурации «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана, редакция 1.3» требовало больших временных затрат, поскольку ее типовой функционал за 18 лет был сильно кастомизирован под нужды компании.
- Полное прекращение поддержки конфигурации компанией-разработчиком «1С» с 2026 года.
- Изменения, принятые на уровне законодательства в части регламентированной отчетности, не отражались автоматически в текущей версии программы. Сотрудникам приходилось самостоятельно отслеживать законодательные новшества и заказывать в соответствии с ними обновления у стороннего разработчика. Подобные обновления проводились не всегда, и сотрудники зачастую вручную обрабатывали данные, затрагивающие регламентированный учет.
- Ведение отклонений времени по сотрудникам велось ручным способом в документе «Табель учета рабочего времени», что осложняло работу. После перезаполнения или обновления документа все ручные корректировки слетали.
- Высокие трудозатраты на консолидацию информации из файлов электронных таблиц и перенос информации в учетную систему, из-за чего сотрудники тратили много времени на проверку отчетности. В том числе формирование аналитики по сотрудникам осуществлялось в электронных таблицах, что ограничивало возможности по сбору и получению руководителями аналитических данных из системы.
- Функционал исторической системы устарел и перестал отвечать потребностям компании.
- 1С:УПП не покрывал требований ведения учета штатной расстановки и получения актуальных данных для формирования бюджета.
- Также функционал текущей системы не отвечал требованиям по защите персональных данных.
Для реализации намеченной модернизации 1С-инфраструктуры выбран опытный интегратор WiseAdvice-IT. В рамках предпроектного обследования было решено выделить блок зарплаты и кадров в отдельную систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ для Казахстана» последней редакции 3.1 и интегрировать на первом этапе с действующими системами «КазАзот», а далее в 2025-2026 годах – с новой центральной мастер-системой «1С:ERP. Управление холдингом 3.X» в рамках комплексной автоматизации и унификации процессов предприятия.
На базе типового функционала конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ для Казахстана» с доработками по требованиям АО «КазАзот» автоматизированы процессы кадрового учета, рабочего времени сотрудников и расчета заработной платы.
В рамках создания единой инфраструктуры компании реализованы следующие интеграции (обмен двухсторонний):
- «Учет электронных талонов питания (2.0.0.3)» на базе «1С:Столовая»;
- «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана, редакция 1.3»;
- «1С:ERP. Управление холдингом» (система готовится к промышленной эксплуатации);
- «1С:Бухгалтерия для Казахстана, редакция 3.0»;
- «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП».
В качестве основной системы регламентированного учета пока остается информационная база «1С:УПП для Казахстана», так что понадобилось разрабатывать полноценный обмен данными с «1С:ЗУП для Казахстана». Интеграция используется для:
- отражения заработной платы в регламентированном учете в исторической системе;
- выгрузки ведомостей на выплату заработной платы, исполнительных листов и пакетного расчетного документа по исполнительным листам в историческую систему;
- для загрузки факта оплаты ведомостей на выплату заработной платы в целевую систему.
Данная интеграция актуальна до момента перехода заказчика на «1С:ERP. Управление холдингом».
Кроме того, в организации используется самописная конфигурация на платформе «1С:Предприятие 8» для учета выданных и погашенных талонов на питание – «Учет электронных талонов питания» («1С:Столовая»). Поэтому также дополнительно разработан обмен с данной системой, а также рабочее место для операций с электронными талонами. Интеграция предназначена для автоматизации начисления компенсации за талоны на питание и молоко и удержания соответствующих сумм из зарплаты.
Отличие учета заработной платы Казахстана от России не помешало проектной команде WiseAdvice-IT успешно разработать и внедрить систему учета, которая является уникальной в своем роде, заточенной под технические процессы заказчика.
При переходе на новый продукт 1С-интегратор столкнулся с кардинальными изменениями в законодательстве:
- добавились новые виды налогов;
- изменился расчет и подход к учету отпуска;
- изменился расчет больничного листа.
Пришлось быстро реагировать на изменения, перестраивать работу, устанавливать действующие релизы, перерабатывать разработанные механизмы с учетом новых поправок и требований со стороны учета.
Так, например, в максимально короткие сроки был проведен анализ расчета налогов, взносов и отчислений с оплаты труда Республики Казахстан. Настроен учет рабочего времени, в том числе вахтовый метод работы. Предложен новый механизм по выплате вознаграждений членам Совета директоров и учета выплат по договору ГПХ, также реализована интеграция первичных сведений из смежной системы. Проведена большая работа по настройке различных видов начислений и удержаний.
Уникален этот проект еще и тем, что внедрение выполнялось параллельно с меняющимся законодательством РК в части расчета заработной платы. Проектная команда исполнителя оперативно решала все поставленные задачи, активно контактировала с заказчиком, находя компромисс между пожеланиями последнего и целесообразностью доработки зарплатного блока.
Командой аналитиков WiseAdvice-IT проведена большая работа по оптимизации рабочего процесса кадрового персонала, техников, бухгалтеров, сотрудников отдела труда и заработной платы, расчетчиков с целью получения более эффективного и точного результата расчета зарплаты, в отличие от уже устаревшей системы учета.
«1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана» в общей архитектуре инфраструктуры групп компаний «КазАзот»
Увеличилась скорость формирования управленческой отчетности
Сократились трудозатраты ответственных подразделений
По итогам внедрения в инфраструктуру «КазАзот» регионального HRM-решения на базе современной технологической платформы «1С:Предприятие 8.3» обеспечен полноценный учет кадровых и расчетных данных в одной программе и единой корпоративной базе за счет интеграции с конфигурациями и сервисами «1С».
В результате автоматизации:
- увеличилась скорость формирования управленческой отчетности на 20%;
- выросла прозрачность процессов кадровиков и сотрудников расчетных отделов;
- сократились трудозатраты ответственных подразделений до 10%;
- исключен риск ввода повторных данных и неполноты сведений по сотрудникам;
- настроены 25 вариантов рассылки аналитических отчетов;
- обеспечена возможность оперативного анализа объектов калькуляции в части расходов на заработную плату с потенциалом снижения себестоимости продукции «КазАзот»;
- создана база для дальнейшего развития корпоративной системы мотивации и вознаграждения сотрудников. Представлен новый механизм по выплате вознаграждений членам Совета директоров и учета выплат по договору гражданско-правового характера;
- появилась новое программное обеспечение с широким потенциалом развития HRM-направления группы компаний АО «КазАзот» в рамках соблюдения международных принципов корпоративной социальной ответственности ООН и устойчивого развития.
