НИУ «Высшая школа экономики» совместно с компанией «Портал-Юг» реализовала масштабный проект автоматизации учебного процесса университета. Новая система «HSE.Reg», специально разработанная для Вышки на базе 1С:Библиотеки Стандартных Подсистем (1С:БСП) , охватывает все этапы учебного процесса: от зачисления абитуриентов до проведения ГИА и формирования дипломов выпускников.
Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» — федеральное государственное высшее учебное заведение. ВШЭ создана в 1992 году. Основной кампус находится в Москве, еще три — в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми.
Цели проекта:
- Совершенствовать процессы управления контингентом обучающихся.
- Совершенствовать процессы планирования, организации и контроля обучения.
- Сократить времяобработки и получения данных об обучающихся.
- Автоматизировать подготовку документов.
- Повысить степень достоверности обработки информации об обучающихся.
- Повысить степень защищенности информации.
- Повысить степень достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.
В результате реализации проекта автоматизации руководством НИУ ВШЭ ставились следующие задачи:
- Создать единую, надежную и адаптивную к новым бизнес-задачам систему.
- Использовать при разработке отечественную платформу.
- Иметь возможности для развития и масштабируемости системы для расширения и подключения новых блоков.
В 2020 году в НИУ ВШЭ было принято стратегическое решение о переходе на новую систему учета образовательного процесса.
Образовательный процесс в ВШЭ ранее был автоматизирован на базе другой учетной системы, первая версия которой внедрялась в 2006 году и затем активно дорабатывалась. Поскольку со времени внедрения системы прошло уже больше 10 лет, ее дальнейшее развитие не могло осуществляться с необходимой для университета скоростью, а для реализации части требуемого функционала вообще требовались ее полная перестройка и кардинальное изменение принципов работы, заложенных в фундамент системы. Все это послужило стимулом к принятию решения о необходимости разработки новой системы на новом технологическом стеке, которая позволила бы удовлетворить запросы университета на развитие функционала, обеспечить необходимую скорость и надежность работы.
На начальном этапе, совместно с подрядчиком, была составлена дорожная карта проекта, которая предусматривала поэтапную автоматизацию ключевых участков учета образовательного процесса, а также этап пусконаладочных работ и опытную эксплуатацию системы.
Ввиду большого количества особенных для ВШЭ бизнес-процессов, высокой скорости внедряемых изменений и инноваций, было решено разрабатывать собственный программный продукт на базе платформы 1С. Это позволяло максимально учесть все потребности и нюансы автоматизации образовательного процесса в ВШЭ, такие как работа в условиях фактически 100% индивидуализации образовательного процесса и поддержка собственных образовательных стандартов НИУ ВШЭ.
Была разработана система на базе «1С:Предприятие», которая получила название «HSE.Reg».
В результате внедрения автоматизирован учебный процесс в НИУ ВШЭ.
- СЭД (Система электронного документооборота).
- Smart Point (Единый личный кабинет).
- Smart LMS (Система онлайн-поддержки учебного процесса).
- MDM (Master Data Management – система управления мастер данными).
- Сервис электронных ведомостей (СЭВ).
- Ярмарка проектов.
- Реестр дипломов.
- Миграционный учет.
- Бухгалтерско-кадровая система учета.
На текущий момент в системе работает 1000+ пользователей, что составляет 1000 типовых рабочих мест. Тестирование на производительность проводилось на 1500-3000 рабочих мест с перспективой дальнейшего развития системы.
Пояснения к схеме:
- ФИС ФРДО — «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».
- СЭВ — Сервис электронных ведомостей, компонент цифровой экосистемы НИУ ВШЭ реализующий возможности учета, хранения и обработки результатов промежуточной аттестации обучающихся.
- SmartLMS — Learning management system (LMS) — система управления учебным процессом. Образовательное пространство используется преподавателями для размещения материалов к занятиям, ведению рабочей ведомости, обмена сообщения со студентами, проведения тестирования для проверки полученных знаний промежуточного и итогового контроля, сдачи проектов и домашних заданий.
- АСАВ — историческая система управления учебным процессом.
- БГУ — 1С:Бухгалтерия государственного учреждения.
- 1С:Миграционный учет — это Модуль «Миграционный учет» для «1С:Предприятие 8». Для создания и заполнения бланков по учету иностранных граждан.
- SmartReg ПК — модуль для учета Приемной кампании. На базе «1С:Предприятие 8».
- SmartPlan — Сервис создания проектов учебных дисциплин и учебных планов (SmartPlan).
- ФИС ФРДО — «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».
- СЭВ — Сервис электронных ведомостей, компонент цифровой экосистемы НИУ ВШЭ реализующий возможности учета, хранения и обработки результатов промежуточной аттестации обучающихся.
- SmartLMS — Learning management system (LMS) — система управления учебным процессом. Образовательное пространство используется преподавателями для размещения материалов к занятиям, ведению рабочей ведомости, обмена сообщения со студентами, проведения тестирования для проверки полученных знаний промежуточного и итогового контроля, сдачи проектов и домашних заданий.
- Вышка-ВРМ — система автоматизации процессов, включающая более 200 автоматизированных сервисов университета для научных и административных работников, преподавателей, студентов и участников конференций.
- SmartReg ПК — модуль для учета приемной кампании. На базе «1С:Предприятие 8».
- SmartPlan — Сервис создания проектов учебных дисциплин и учебных планов (SmartPlan).
- Уникальный проект по внедрению корпоративной авторской системы по управлению учебным процессом на базе «1С:Библиотека стандартных подсистем».
- Широкий IT-ландшафт проекта. Внедряемая система была интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса. Ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. разнообразных объектов.
- Невероятный масштаб проекта: 1000 пользователей, четыре филиала, огромный и разнообразный функционал, 65 000+ часов разработки и внедрения.
- Высокая ресурсоемкость новой системы: в корпоративной системе HSE.Reg ежедневно создается и обрабатывается свыше 200 документов, ведется учет 55 000+ студентов и аспирантов, анализируется множество разнообразных отчетов.
- Использование новейших технических методик разработки и тестирования: современная система версионирования (GIT), автоматический контроль качества кода (EDT+BSLLS+SonarQube), автоматическое тестирование по сценариям (СППР+Vanessa+Allure).
- Запуск выполнен при сохранении бесперебойного режима работы университета.
Александр Зимовец, начальник управления цифровизации образования «НИУ «Высшая школа экономики»
Не менее важным преимуществом HSE.Reg является ее современность и масштабируемость, как в части технических возможностей, так и в части дальнейшего развития и подключения смежных систем учета.
Ускорение получения управленческой отчетности
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение операционных и административных расходов
В результате реализации проекта НИУ ВШЭ получило современную систему управления на отечественной платформе «1С:Предприятие», с долгосрочной поддержкой разработчика. Система HSE.Reg совместима с ИТ-ландшафтом Университета и максимально покрывает и перекрывает функциональность прежней исторической системы. Сопровождение и развитие системы на данный момент производится штатными IT-специалистами НИУ ВШЭ.
Ключевые результаты проекта:
- В результате внедрения автоматизированы ключевые участки учета образовательного процесса: от зачисления студента до проведения ГИА и формирования дипломов;
- Реализованы прямые интеграции с ключевыми сервисами НИУ ВШЭ: ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. объектов из более чем 15-ти вспомогательных учетных систем Университета.
- За счет усовершенствования системы валидации данных удалось снизить объем ошибок пользователей на 20%. Теперь вся справочная информация хранится в карточке студента, при выборе студента в приказе все данные в документе заполняются автоматически.
- Разработаны удобные маски ввода с проверкой на соответствие шаблонам (ИНН, СНИЛС, паспорта, автосклонение по падежам).
- Подключена поддержка законодательства РФ, которая ранее отсутствовала в прежней системе (поддержка гражданства, адресная система ФИАС).
- Ускорены на 15% ввод и обработка документов. Этому помогли прямая интеграция с системой «1С:Документооборот», удобное usability (фото персон, распределение обучающихся по менеджерам), повышение качества работы с приказами (общий журнал приказов с поиском и отборами, хранение истории приказов по студенту).
- Открытый код системы и гибкие возможности настройки функционала и прямых интеграций в перспективе позволят сократить расходы на сопровождение и обслуживание ИТ-инфраструктуры.
- Повышение степени достоверности и обработки информации позволило на 20% ускорить процесс формирования и получения регламентированной и управленческой отчетности.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 20%.
- Ускорение получения регламентированной отчетности — 15%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 10%.
