Российский университет дружбы народов построил комплексную аналитическую платформу для принятия управленческих решений на базе BI-системы «1С:Аналитика». Система помогает выявлять «узкие места» в работе вуза и оптимизировать использование ресурсов. Например, можно отслеживать, какие факультеты пользуются наибольшим спросом у абитуриентов, и направлять больше ресурсов на их развитие. Улучшилось качество образования: теперь можно не только отслеживать успеваемость студентов, но и выявлять проблемы в учебном процессе и принимать меры для их решения.
Российский университет дружбы народов — это крупный международно-ориентированный университет, широко известный в мире своими достижениями в организации учебного процесса, научными исследованиями, международными связями. В РУДН обучаются около 40000 студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 152 стран мира.
Цели проекта:
- Заместить зарубежную BI-систему, на современное отечественное решение.
- Повысить качество и оперативность принятия управленческих решений в рамках основных процессов деятельности университета путем разработки и внедрения аналитической платформы вуза используя BI-систему «1С:Аналитика».
- Предоставлять достоверную и в необходимом количестве информации для принятия различных управленческих решений в рамках основных процессов деятельности университета.
- Повысить качество информации для принятия различных решений.
- Снизить трудозатраты на формирование и подготовку аналитических отчетов для руководителей университета.
Задачи проекта:
- Провести текущий аудит данных в информационных системах вуза.
- Разработать технические и методические проектные решения.
- Разработать функционал для сбора очищенных данных — ETL-подсистему.
- Подготовить и настроить информационные системы заказчика и подключить продукт «1С:Аналитика».
- Разработать диаграммы и дашборды, отображающие ключевые показатели деятельности вуза.
- Настроить и разработать права доступа.
- Провести обучение пользователей работе с аналитической системой.
- Подготовить систему к опытной эксплуатации и провести ее.
На данный момент в университете функционирует единая информационная система РУДН на базе различных конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8».
До внедрения «1С:Аналитика» в ФГАОУ ВО РУДН им. Патриса Лумумбы существовали следующие проблемы и сложности в получении данных показателей эффективности по различным направлениям деятельности вуза:
- Отсутствие единой полноценной BI-системы, что не позволяло оперативно в реальном времени получать информацию о деятельности вуза.
- Длительность процессов: ручная подготовка отчетов по запросу руководителя могла занимать слишком много времени из-за необходимости делать выборки из множеств отчетов и разных систем.
- Большие объемы данных для обработки и анализа, что могло приводить к ошибкам и неактуальности отчетов.
Для достижения поставленных целей было выбрано решение «1С:Аналитика». Данное решение является частью платформы «1С:Предприятие 8» и хорошо встраивается в ИТ-ландшафт РУДН, включающий другие решения на базе «1С».
В системах «1С» накапливается значительная часть данных, используя которые, можно формировать показатели деятельности вуза. Стратегические показатели, аналитические и оперативные данные из систем позволят контролировать и управлять деятельностью вуза и принимать решения на основе данных.
В рамках проекта были выполнены следующие работы:
- Собраны и проанализированы все ключевые показатели эффективности, вошедшие в объем проекта вуза.
- Проведен анализ данных в информационных системах вуза. На основе этого спроектированы оптимальные источники данных для диаграмм в «1С:Аналитика».
- Для каждой конфигурации разработаны ETL-подсистемы для сбора и хранения очищенных данных, используемых для диаграмм в «1С:Аналитика».
- Разработаны и настроены регламентные задания для обновления источников данных «1С:Аналитика» — пользователи получают информацию на дашбордах с минимальным временным интервалом, практически в реальном времени.
- Спроектированы и разработаны наборы диаграмм и дашбордов по каждому направлению деятельности университета, вошедших в объем проекта.
- Для некоторых показателей необходим был расчет по данным двух информационных систем, например, отношение доходов вуза на количество ППС. Данные о преподавателях надо было получать из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» и доходы из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП». Для этого была реализована интеграция между системами посредством HTTP сервисов и JSON запроса.
- Спроектированы и настроены права доступа в соответствии с матрицей прав доступа для доступа пользователей только к своим дашбордам.
- Для ускорения формирования диаграмм был настроен и подключен Дата Акселератор, так как информационные системы вуза содержат значительный объем данных.
- Подготовлена документация, описание диаграмм и источников данных, а так же текстовые инструкции для пользователей. Проведено обучение разработанному функционалу в формате вебинара для пользователей университета.
- Проведен перенос разработанного функционала в продуктовый контур — ETL-подсистемы для сбора и хранения данных и готовый набор диаграмм и дашбордов.
Техническая архитектура
Для создания аналитической платформы необходимо было подключить информационные системы вуза в одно приложение «1С:Аналитика».
В вузе используются информационные системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» , «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» , «ВУЗ.Управление вузом», «Наука», «ВУЗ.Приемная комиссия».
Совместно с функциональными заказчиками был проработан перечень показателей для вывода на дашборды. Все системы с необходимыми данными были подключены к «1С:Аналитика».
Функциональная архитектура решения
Были проанализированы и описаны источники данных для показателей дашбордов. Разработаны модели данных, диаграммы и аналитические панели.
Для упрощения и повышения качества анализа данных в системе «1С:Аналитика» было решено разделить информацию на три уровня.
- На первом уровне отображается основная информация по ключевым показателям университета, визуально разделённая на категории: финансы, кадры, приёмная кампания и образование, международная деятельность и наука.
- На втором уровне представлена детальная информация по каждой из категорий. Переход на второй уровень осуществляется через ссылки.
- На третьем уровне уже детализированные данные по каждому показателю второго уровня.
Для каждого показателя университета созданы дашборды с возможностью детализации данных. Это позволяет увидеть, откуда берется каждый показатель, какие факторы влияют на его формирование, и как именно он рассчитывается. Также доступны графики, отображающие динамику изменения показателей за выбранный период.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- Необходимость интеграций между системами для расчета показателей.
- Разнородный состав справочников в разных системах.
- Большой объем данных для выверки.
Краткий состав показателей разработанных дашбордов аналитической платформы университета:
Финансовые показатели включают:
- Общий объем доходов и расходов по всем видам деятельности.
- Остаток денежных средств.
- Показатели дебиторской и кредиторской задолженности.
- Показатели долгосрочных доходов и расходов.
- Выполнение показателей планирования.
- Соответствие заработной платы по категориям должностей, зарплате по региону.
Кадровый блок содержит показатели:
- численность и текучесть кадров по категориям персонала;
- численность сотрудников по видам занятости;
- возрастной состав по категориям персонала и должностям;
- информация о договорах гражданско-правового характера по типам;
- динамика численности по месяцам за текущий и прошлый год;
- динамика укомплектованности персоналом по месяцам.
Приемная кампания отражает:
- Статистику зачислений по уровням подготовки и основам поступления.
- Средний балл ЕГЭ за текущий и прошлый год по направлениям подготовки.
- Запланированный объем внебюджетных средств и фактическую оплату по договорам за образовательные услуги в разрезе уровней и направлений подготовки.
- Количество обучающихся граждан Российской Федерации и иностранных граждан.
- Количество образовательных программ.
- Доля отчисленных студентов и студентов в академическом отпуске.
- Распределение обучающихся по факультетам.
- Лучшие и отстающие направления по успеваемости.
- Успеваемость по факультетам.
- Количество междисциплинарных курсов по общим образовательным программам, доступным в институтах и на факультетах.
Показатели международной деятельности отражают:
- Распределение иностранных студентов по странам мира и направлениям подготовки;
- Долю иностранных аспирантов, магистрантов и ординаторов очной формы обучения от общего состава обучающихся;
- Данные по подготовительному факультету.
- Показатели средней заработной платы НС и НР.
- Численность НР и НС, количество сотрудников до 39 лет.
- Объем НИОКР на одного НПР.
- Объем доходов от результатов интеллектуальной деятельности.
- Количество высокоцитируемых публикация Web of Science Core Collection в разрезе журналов.
- Количество патентов, свидетельств на результаты интеллектуальной деятельности.
Всего было реализовано более 50 показателей для 100 диаграмм и 29 дашбордов, отражающих деятельность университета.
Финансовый дашборд
Специалисты подрядчика подготовили текстовые инструкции по функционалу дашбордов, были проведены поэтапные инструктажи по работе с «1С:Аналитика», также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента.
В результате внедрения вуз получил комплексную аналитическую платформу для принятия управленческих решений, используя отечественную BI-систему «1С:Аналитика». Аналитическая платформа дала следующие преимущества в использовании:
- Прозрачность: обеспечено оперативное получение ключевых показателей эффективности деятельности вуза — все данные о деятельности вуза собраны в одном месте и представлены в понятном виде. Это позволяет руководству вуза видеть полную картину происходящего и принимать более обоснованные решения.
- Эффективность: BI-система помогает выявлять «узкие места» в работе вуза и оптимизировать использование ресурсов. Например, можно отслеживать, какие факультеты пользуются наибольшим спросом у абитуриентов, и направлять больше ресурсов на их развитие.
- Улучшение качества образования: аналитическая платформа помогает отслеживать успеваемость студентов, выявлять проблемы в учебном процессе и принимать меры для их решения.
