||
Краткое описание

Смоленский государственный медицинский университет на базе программных продуктов фирмы «1С» автоматизировал основные бизнес-процессы: работу с контингентом от приема до выпуска, планирование учебного процесса, составление расписания занятий. Доработаны программы «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» под требования учета и особенности медицинского вуза. В результате система позволила отказаться от работы в MS Excel, ручного документооборота, повысилась эффективность работы университета, а также качество составленного расписания занятий.

ФГБОУ ВО «Смоленский государственный медицинский университет»
Заказчик

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Смоленский государственный медицинский университет» осуществляет подготовку врачей для Смоленской, Брянской, Тульской, Орловской, Калининградской, а также для других областей Российской Федерации и зарубежных стран. Университет имеет в составе центр довузовского обучения и 8 факультетов.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Создать единую информационную систему на базе программных продуктов фирмы «1С».
  2. Автоматизировать внутренние процессы университета от приема до выпуска.
  3. Автоматизировать процесс составления расписания занятий с учетом особенностей медицинского вуза.
  4. Отказаться от использования MS Excel в части составления расписания занятий.

Основные задачи проекта:

  1. Перейти с лоскутной автоматизации (работа в MS Excel, Word, сторонних программных продуктах) на комплекс решений фирмы «1С».
  2. Автоматизировать на базе «1С:Универистет ПРОФ»:
  • полный цикл приема абитуриентов, работу с личным кабинетом абитуриента, реализовать интеграцию с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», интеграцию с ГИС СЦОС;
  • планирование учебного процесса, работу с учебными планами;
  • работу с приказами;
  • учет успеваемости и посещаемости студентов;
  • формирование и печать дипломов об образовании;
  1. Доработать  «1С:Универиситет ПРОФ» под требования вуза:
  • печатные формы приказов, выписок, справок об обучении;
  • отчеты по успеваемости студентов.
  1. Доработать «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части:
  • составления фронтального расписания занятий, учета циклов;
  • составления расписания сессий;
  • печатных форм расписания занятий, учета помещений.
2
Ситуация до старта проекта

Изначально автоматизация бизнес-процессов университета велась так называемым лоскутным способом. Например, расписание занятий и нагрузка считались в MS Excel, сотрудники приемной комиссии работали в «1С:Университет ПРОФ».

Все вышесказанное приводило к проблемам учета:

  1. Не было единой системы учета данных, не хватало прозрачности, отчетов.
  2. Прием абитуриентов осуществлялся в отдельной базе «1С:Универистет ПРОФ», далее данные объединялись, часть данных терялась.
  3. Возникала путаница в данных.
  4. Возникали ошибки и накладки при составлении расписания занятий, составление расписания занимало много времени.
  5. Не все участки получалось автоматизировать.
  6. Низкая эффективность работы подразделений.
В 2022 году руководство Смоленского государственного медицинского университета решило большую часть процессов автоматизировать с помощью программных продуктов «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» (1С:АСРУ), так как они решали бы перечисленные задачи, стоящие перед вузом.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Центральной программой для автоматизации управления основной деятельностью Смоленского государственного медицинского университета стала «1С:Университет ПРОФ». Ранее в ней уже велась приемная кампания. Необходимо было настроить, доработать остальные подсистемы для ведения учета, связать программу с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части загрузки учебных планов.

В «1С:Университет ПРОФ» выполнены следующие доработки:

  1. Доработаны печатные формы приказов (о выплате пособия детям-сиротам, о направлении обучающихся в поездку, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, об отчислении студента, об отчислении студента (ФИУ), о назначении материальной помощи, об отмене приказа, о продлении академического отпуска, о назначении государственной социальной стипендии, об отчислении в связи с несдачей ГИА, о выходе из академического отпуска, о назначении государственной академической стипендии).
  2. Доработаны печатные формы выписок (о выплате пособия детям-сиротам, о продлении академического отпуска, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, о назначении старост групп, о снятии старост групп, о выходе из академического отпуска и др.).
  3. Доработаны печатные формы справок (справка УФМС, справка о сроках обучения).
  4. Разработаны печатные формы ведомостей (зачетно-экзаменационной ведомости, зачетного (экзаменационного) листа, учебной карточки обучающегося).
  5. Разработаны отчеты по успеваемости: «Итоги сессии», «Анализ успеваемости обучающихся». Доработаны типовые отчеты.
  6. Проведены дистанционные обучения по работе приемной комиссии, с контингентом, учебным планам и дипломам.
  7. Решение «1С:Университет ПРОФ» интегрировано с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет».

Для «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» реализованы доработки в части:

  • удобного составления фронтального расписания занятий. Разработаны отдельные «шахматки» для практических и лекционных занятий. Шахматка — это таблица по горизонтали которой отображаются потоки или группы, по вертикали — даты занятий, дни недели, номера занятий и временные окна. На шахматку расставляются занятия, и программа отслеживает накладки по времени и помещению, которые могут возникнуть при составлении расписания;
  • составления расписания циклов;
  • составления расписания сессии;
  • печатных форм расписания занятий, учета помещений.

Smolensk_GMU_Shema.jpg

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

Главной особенностью проекта является адаптация программ «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» для медицинского вуза.

В «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» необходимо было составлять расписание занятий с учетом циклов занятий. Требовалось учитывать то, что циклы проходят на клинических базах, которые могут находятся в разных частях города. Необходимо было учитывать время перемещения между корпусами и клиническими базами.

Шахматка составления расписания занятий

5
Результаты проекта

Сократились операционные и административные расходы

20%

Ускорилось получение регламентированной отчетности

50%

На данный момент происходит внедрение и тестирование всей системы в целом. В результате автоматизации:

  1. Разработана единая информационная система на базе программных продуктов «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет», что позволяет оперативно дорабатывать программы под нужды и требования вуза.
  2. Автоматизирован весь цикл работы с контингентом от приема до выпуска.
  3. Происходит отказ от бумажного документооборота, от работы в MS Excel и возможность оперативного детализированного мониторинга деятельности всех подразделений вуза.
  4. Исключено возникновение накладок при составлении расписания занятий, учет клинических баз и аудиторного фонда.
  5. Происходит существенная экономия средств за счет: сокращения штата, отсутствия ошибок в расчетах и составленном расписании занятий, своевременного принятия оперативных решений, наличия достоверной актуальной информации.

Экономический эффект от внедрения

  • сокращение операционных и административных расходов — 20%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности — 50%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
33
Русские Решения
Функциональная область
Управление учебным процессом
Платформа
1С:Предприятие 8 ПРОФ
Сентябрь 2022 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
26 сентября 2024
Вышла новая редакция 3.1 «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой»

Пользователи новой редакции получат расширенные функциональные возможности, в частности, смогут работать с многомерными проектами, табличными ресурсными планами и проектными бюджетами.

25 сентября 2024
1С:Психодиагностика образовательного учреждения КОРП. Электронная поставка – выпуск нового продукта

Решение для создания единой региональной (муниципальной) системы организации психологических служб в организациях дошкольного, общего, начального и среднего профессионального образования. Решение адаптировано для развертывания системы в облачном сервисе «1C:Fresh».