Смоленский государственный медицинский университет на базе программных продуктов фирмы «1С» автоматизировал основные бизнес-процессы: работу с контингентом от приема до выпуска, планирование учебного процесса, составление расписания занятий. Доработаны программы «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» под требования учета и особенности медицинского вуза. В результате система позволила отказаться от работы в MS Excel, ручного документооборота, повысилась эффективность работы университета, а также качество составленного расписания занятий.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Смоленский государственный медицинский университет» осуществляет подготовку врачей для Смоленской, Брянской, Тульской, Орловской, Калининградской, а также для других областей Российской Федерации и зарубежных стран. Университет имеет в составе центр довузовского обучения и 8 факультетов.
Цели проекта:
- Создать единую информационную систему на базе программных продуктов фирмы «1С».
- Автоматизировать внутренние процессы университета от приема до выпуска.
- Автоматизировать процесс составления расписания занятий с учетом особенностей медицинского вуза.
- Отказаться от использования MS Excel в части составления расписания занятий.
Основные задачи проекта:
- Перейти с лоскутной автоматизации (работа в MS Excel, Word, сторонних программных продуктах) на комплекс решений фирмы «1С».
- Автоматизировать на базе «1С:Универистет ПРОФ»:
- полный цикл приема абитуриентов, работу с личным кабинетом абитуриента, реализовать интеграцию с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», интеграцию с ГИС СЦОС;
- планирование учебного процесса, работу с учебными планами;
- работу с приказами;
- учет успеваемости и посещаемости студентов;
- формирование и печать дипломов об образовании;
- Доработать «1С:Универиситет ПРОФ» под требования вуза:
- печатные формы приказов, выписок, справок об обучении;
- отчеты по успеваемости студентов.
- Доработать «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части:
- составления фронтального расписания занятий, учета циклов;
- составления расписания сессий;
- печатных форм расписания занятий, учета помещений.
Изначально автоматизация бизнес-процессов университета велась так называемым лоскутным способом. Например, расписание занятий и нагрузка считались в MS Excel, сотрудники приемной комиссии работали в «1С:Университет ПРОФ».
Все вышесказанное приводило к проблемам учета:
- Не было единой системы учета данных, не хватало прозрачности, отчетов.
- Прием абитуриентов осуществлялся в отдельной базе «1С:Универистет ПРОФ», далее данные объединялись, часть данных терялась.
- Возникала путаница в данных.
- Возникали ошибки и накладки при составлении расписания занятий, составление расписания занимало много времени.
- Не все участки получалось автоматизировать.
- Низкая эффективность работы подразделений.
Центральной программой для автоматизации управления основной деятельностью Смоленского государственного медицинского университета стала «1С:Университет ПРОФ». Ранее в ней уже велась приемная кампания. Необходимо было настроить, доработать остальные подсистемы для ведения учета, связать программу с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части загрузки учебных планов.
В «1С:Университет ПРОФ» выполнены следующие доработки:
- Доработаны печатные формы приказов (о выплате пособия детям-сиротам, о направлении обучающихся в поездку, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, об отчислении студента, об отчислении студента (ФИУ), о назначении материальной помощи, об отмене приказа, о продлении академического отпуска, о назначении государственной социальной стипендии, об отчислении в связи с несдачей ГИА, о выходе из академического отпуска, о назначении государственной академической стипендии).
- Доработаны печатные формы выписок (о выплате пособия детям-сиротам, о продлении академического отпуска, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, о назначении старост групп, о снятии старост групп, о выходе из академического отпуска и др.).
- Доработаны печатные формы справок (справка УФМС, справка о сроках обучения).
- Разработаны печатные формы ведомостей (зачетно-экзаменационной ведомости, зачетного (экзаменационного) листа, учебной карточки обучающегося).
- Разработаны отчеты по успеваемости: «Итоги сессии», «Анализ успеваемости обучающихся». Доработаны типовые отчеты.
- Проведены дистанционные обучения по работе приемной комиссии, с контингентом, учебным планам и дипломам.
- Решение «1С:Университет ПРОФ» интегрировано с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет».
Для «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» реализованы доработки в части:
- удобного составления фронтального расписания занятий. Разработаны отдельные «шахматки» для практических и лекционных занятий. Шахматка — это таблица по горизонтали которой отображаются потоки или группы, по вертикали — даты занятий, дни недели, номера занятий и временные окна. На шахматку расставляются занятия, и программа отслеживает накладки по времени и помещению, которые могут возникнуть при составлении расписания;
- составления расписания циклов;
- составления расписания сессии;
- печатных форм расписания занятий, учета помещений.
Схема архитектуры
Главной особенностью проекта является адаптация программ «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» для медицинского вуза.
В «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» необходимо было составлять расписание занятий с учетом циклов занятий. Требовалось учитывать то, что циклы проходят на клинических базах, которые могут находятся в разных частях города. Необходимо было учитывать время перемещения между корпусами и клиническими базами.
.png)
Шахматка составления расписания занятий
Сократились операционные и административные расходы
Ускорилось получение регламентированной отчетности
На данный момент происходит внедрение и тестирование всей системы в целом. В результате автоматизации:
- Разработана единая информационная система на базе программных продуктов «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет», что позволяет оперативно дорабатывать программы под нужды и требования вуза.
- Автоматизирован весь цикл работы с контингентом от приема до выпуска.
- Происходит отказ от бумажного документооборота, от работы в MS Excel и возможность оперативного детализированного мониторинга деятельности всех подразделений вуза.
- Исключено возникновение накладок при составлении расписания занятий, учет клинических баз и аудиторного фонда.
- Происходит существенная экономия средств за счет: сокращения штата, отсутствия ошибок в расчетах и составленном расписании занятий, своевременного принятия оперативных решений, наличия достоверной актуальной информации.
Экономический эффект от внедрения
- сокращение операционных и административных расходов — 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 50%.
