В университете ИТМО создан единый интегрированный программно-аппаратный комплекс систем, решающий задачу комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) на базе прикладных решений — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Внедренные системы полностью интегрированы в информационную среду. В результате проекта в университете на 20% ускорилось получение управленческой отчетности и на 50% — регламентированной.
Университет ИТМО — российское федеральное государственное автономное учебное заведение высшего и послевузовского образования, с 2009 года — национальный исследовательский университет (НИУ ИТМО). В университете работают 6 тыс. сотрудников.
Цель проекта — создание единого интегрированного программно-аппаратного комплекса систем, решающего задачу комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) университета ИТМО на базе прикладных решений 1С — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП».
Внедренный комплекс систем должен соответствовать следующим требованиям:
- Полная интеграция систем в деятельность всех подразделений ИТМО
- Сохранение единства процессов в информационной среде университета (ИСУ)
- Сохранение управленческих аналитик для всех процессов бухгалтерского учета
- Соответствие актуальному законодательству и обновляемость с учетом новых законодательных требований
- Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности.
Бизнес-цели проекта:
- Повышение прозрачности и управляемости финансово-хозяйственной деятельности Университета за счет внедрения современных учетных систем.
- Обеспечение устойчивости и надежности ИТ-архитектуры за счет перехода от сложной поддержки внутреннего решения к масштабируемым и регулярно обновляемым решениям 1С.
- Снижение рисков несоответствия требованиям законодательства РФ за счет автоматического обновления нормативно-правовой базы в рамках решений 1С.
- Оптимизация трудозатрат на кадровый и бухгалтерский учет за счет автоматизации типовых операций и процессов.
- Повышение оперативности управленческого и регламентированного учета за счет единой системы аналитик и интеграции с ИСУ.
- Сокращение времени на формирование отчетности и принятия управленческих решений на основе полноты и актуальности данных.
- Создание устойчивой основы для цифрового развития в долгосрочной перспективе.
Для ведения учета в ИТМО используется система собственной разработки — информационная система университета (ИСУ). До проекта в ИСУ был полностью автоматизирован весь контур учета, в том числе и финансово-хозяйственная деятельность (ФХД) — от регламентированного до управленческого. Налоговый учет формировался по результатам ведения бухгалтерского учета. Со временем ИТ-службе было сложно поддерживать актуальность системы в соответствии с законодательством РФ и руководство приняло решение о внедрении в информационную среду решений «1С».
В ходе проекта в «1С:Зарплата и управление кадрами государственного учреждения» автоматизированы следующие процессы:
- Управление персоналом.
- Ведение штатного расписания.
- Расчет заработной платы.
- Учет резервов отпусков.
- Учет планирования расходов в разрезе фондов подразделений и получение информации для формирования премий и стимулирующих выплат.
- Формирование первичных документов для кадрового учета.
- Учет охраны труда, проведение спецоценки.
- Воинский учет.
- Формирование регламентированной, статистической отчетности.
Автоматизированные процессы в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»:
- Санкционирование и планирование.
- Договоры и обязательства.
- Денежные средства.
- Касса. Депонирование заработной платы и стипендии.
- Расчеты с подотчетными лицами (командировки).
- Валютный учет.
- Расчеты и учет заработной платы.
- Материальные запасы, учет подотчетных сумм (закупки МЗ).
- Учет готовой продукции.
- ОС, НМА, НПА, учет подотчетных сумм (закупки ОС).
- Услуги, работы, производство, в том числе незавершенное производство.
- Учет гособоронзаказа (Г03).
- Доходы и расходы будущих периодов, аренда.
- Платное обучение.
- Налоги.
- Учет и отчетность.
Передача данных между системами
Из 1С:ЗКГУ в ИСУ:
- Физические лица, персональные данные физлиц, сведения об образовании.
- Структура университета.
- Фонды подразделений.
- Данные о руководителях и заместителях руководителей подразделений.
- Должности, позиции ШР.
- Данные ЭЛН.
- Данные табеля.
- Состояния сотрудников.
- Кадровые движения сотрудников (приемы/переводы/увольнения).
- Договоры ГПХ.
- Данные об остатках отпусков для расчета резерва.
- Фактические начисления, удержания, выплаты, НДФЛ, страховые взносы (в тч для расчетного листка).
Из ИСУ в 1С:ЗКГУ:
- Физические лица, персональные данные физлиц (в т.ч. ФЛГ, данные о вакцинации, справки об отсутствии судимости, согласие на обработку персональных данных), сведения об образовании.
- Структура университета (ID подразделений).
- Управленческая аналитика (финансовая структура, счета), заявки о приемах/переводах.
- Заявки на отпуск, заявки о назначении плановых доплат/совмещений, заявки о единовременных выплатах, приказы на командировки.
- Данные табельного учета рабочего времени (отсутствия НН).
Из 1С:ЗКГУ в 1С:БГУ:
- Сотрудники.
- Отражение ЗП в учете.
- Платежные ведомости.
- Платежные поручения/ ЗКР.
- Начисление резервов по отпускам.
- Данные для зачета ЕНП.
Из 1С:ЗКГУ в СЭДО ФСС:
- Сведения о застрахованных, ответы, исходящие сообщения.
Из 1С:БГУ в 1С:ЗКГУ:
- Остатки резервов отпусков.
- Данные о ЦМО.
- Управленческая аналитика (статьи дохода, статьи БК).
Из СЭДО ФСС в 1С:ЗКГУ:
- ЭЛН, входящие запросы, извещения.
Схема архитектуры
Внедренные системы на базе платформы «1С:Предприятие» — «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» — полностью интегрированы в информационную среду университета (ИСУ).
Между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ происходит обмен данными в разрезе принятых в университете управленческих аналитик, которые участвуют в процессах учета бюджетов подразделений, учета образовательной деятельности, планировании закупок, кадрового учета и расчета заработной платы, а также в формировании отчетов. Поскольку типовые конфигурации 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ не предусматривают такой глубокой системы аналитик, была выполнена сквозная доработка систем, в ходе которой добавлены следующие аналитические разрезы, участвующие в учете:
- ЦФУ — центры финансового учета,
- ЦФЗ — центры финансовых затрат,
- статьи дохода,
- статьи бюджетной классификации,
- фонды подразделений,
- различные дополнительные аналитики.
Постоянный обмен данными между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ осуществляется при помощи 120 веб-сервисов, обеспечивающий необходимой информацией разделы учета ИСУ:
- Справочная информация по сотрудникам.
- Кадровые процессы.
- Данные по расчету заработной платы.
- Информация о военнообязанных.
- Технологические процессы (передача документов по штрихкоду, информация об удалении документов).
- Система учета и расчета стипендии.
- Система планирования закупок.
- Материально ответственные лица.
- Личный кабинет сотрудника.
- Портфолио подразделения.
- Бюджет подразделения, проекта.
- Система деканата.
- Система учета результатов интеллектуальной деятельности.
- Система учета проживающих в общежитиях.
- Система расчета средств контрактного обучения.
Посредством системы сервисов обмена настроена интеграция и между системами «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в части:
- результатов начисленной заработной платы,
- НДФЛ и страховых взносов,
- платежных документов для оформления выплат,
- резервов по отпускам.
Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление кадрами государственного учреждения КОРП»
Внедренная система решает следующие задачи:
- Ведение управления персоналом и расчет заработной платы в рамках действующей инструкции.
- Ведение управленческого учета управления персоналом и расчета заработной платы с учетом управленческих аналитик.
- Интеграционное взаимодействие с информационной системой университета ИСУ.
- Контроль корректности ввода данных в систему.
- Управление процессами подготовки и предоставления регламентированной отчетности.
Выполнена адаптация информационной системы 1С:ЗКГУ под нужды университета:
- Доработаны печатные формы под принятые формы в ИТМО.
- Доработаны регламентированные отчеты.
- Доработан функционал по формированию и отправке файлов в банки по форматам файлов банков.
- Разработан механизм массового формирования документов на выплату заработной платы на 6 тыс. сотрудников с учетом управленческой аналитики и способов выплат заработной платы,
- Разработан механизм массового создания, заполнения и проведения документов начисления заработной платы за первую половину месяца и за месяц в целом в разрезе подразделений.
- Реализован учет доходов иностранных граждан, работающих дистанционно за пределами РФ.
- Разработан механизм по замене устаревшей управленческой аналитики в документах начисления по среднему заработку.
- Разработан механизм для массового расчета/перерасчета начислений по среднему заработку.
- Разработан функционал по учету фондов оплаты труда подразделений в разрезе управленческой аналитики и категорий персонала.
- Разработан функционал по учету руководителей подразделений и их полномочий с передачей данных в ИСУ с последующим отражением в личном кабинете сотрудников и сайте университета.
- Доработаны типовые справочники и алгоритмы аналитического учета.
Разработаны и настроены следующие отчеты:
- Отчет «Свод начислений/удержаний по номеру свода».
- Отчеты «Таблицы мониторинга» — аналитические отчеты для заполнения таблиц мониторинга (мониторинг, структура ЗП, распределение ППС по уровню средней ЗП).
- Отчет «Штатная книга» — механизм проверки использования фонда подразделения в разрезе управленческой аналитики при приеме/переводе/назначении плановых доплат (стимулирующих, компенсационных) с учетом согласованных проектов приказов.
- Отчет «Экономия фондов за период» — отражает сведения о фактических начислениях с начала года до месяца, предшествующего отчетному, плановых начислениях в отчетном месяце и сведения об экономии фондов подразделений.
- Отчет «О движении фондов» — формируется за период (с начала года по отчетный месяц включительно) и отражает сведения об изменении фондов подразделений за выбранный период.
- Отчет «История приказов по физлицу» — формируется на дату и отражает утвержденные пункты кадровых приказов по всем местам работы физлица.
- Отчеты ВПО-1 — аналитические отчеты для заполнения регламентированной формы ВПО-1.
- Отчет ВПО-2 — аналитический отчет для заполнения регламентированной формы ВПО-2 (сведения о численности и оплате труда работников организации).
- Отчеты 2-НАУКА — аналитические отчеты для заполнения регламентированной формы 2-НАУКА годовая.
- Справка о среднем заработке — формируется на дату и отражает сведения о среднедневном заработке на указанную дату расчета.
- Отчет по среднему заработку сотрудников — формируется на дату и отражает количество накопленных дней отпуска на выбранную дату с расчетом среднедневного заработка в разрезе источников финансирования, и суммой резерва на оплату отпусков.
- Отчеты по текучести персонала — позволяют анализировать общую текучесть, текучесть в течение первых 3 месяцев работы, текучесть в течение первого года работы.
- Отчет о пересечениях отсутствий сотрудников в заданном периоде — данные выводятся в отчет, когда у сотрудника в отобранном периоде несколько отсутствий и в датах этих отсутствий есть пересечения.
- Отчет «Помесячная разбивка зарплаты и ставок по сотрудникам» — формируется за период с помесячной разбивкой и отражает динамику по зарплате и количеству занимаемых ставок по каждому сотруднику.
- Отчет «Реестр исполнительных листов» — формируется за период и отражает плательщика, получателя, реквизиты основания и сумму платежа.
- Отчет «Контроль внутривузовского совместительства» — формируется за период и отражает сотрудников на срочных трудовых договорах, у которых дата окончания срока. трудового договора по внутреннему совместительству превышает дату окончания срока трудового договора по основному месту работы (внешнему совместительству).
Автоматизация регламентированного учета на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»
Система «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» обеспечивает автоматизацию ведения бухгалтерского и налогового учета, планирование финансово-хозяйственной деятельности и санкционирование расходов учреждения с применением управленческих аналитик.
В рамках проекта были решены задачи ведения бухгалтерского учета университета по разделам:
- Санкционирование и планирование.
- Договоры и обязательства.
- Денежные средства.
- Касса. Депонирование заработной платы и стипендии.
- Расчеты с подотчетными лицами (командировки).
- Валютный учет.
- Расчеты и учет заработной платы.
- Материальные запасы, учет подотчетных сумм (закупки МЗ).
- Учет готовой продукции.
- ОС, НМА, НПА, учет подотчетных сумм (закупки ОС).
- РИД (результаты интеллектуальной деятельности).
- Услуги, работы, производство, в том числе незавершенное производство.
- Учет гособоронзаказа (Г03).
- Доходы и расходы будущих периодов, аренда.
- Платное обучение.
- Налоги.
- Учет и отчетность.
В 1С:БГУ доработаны следующие возможности:
- Ведение учета в разрезе управленских аналитик параллельно с бухгалтерским учетом, а также формирование отчетных форм.
- Снижение трудоемкости заполнения стандартных документов 1С:БГУ за счет использования документов-оснований.
- Формирование отчетов с использованием управленческих аналитик.
- Формирование договоров, принимаемых и принятых обязательств по итогам конкурентных процедур.
- Ведение учета по договорам закупки.
- Ведение учета движения наличных и безналичных денежных средств.
- Формирование документа авансовый платеж.
- Использование управленческой аналитики для ведения валютного учета.
- Системы на базе платформы «1С:Предприятие» интегрированы в информационную среду университета, обеспечена прозрачность и точность ведения учета по всем подразделениям благодаря доработанным аналитическим разрезам. Система ИСУ получает необходимые данные в разрезе управленческих аналитик из систем 1С в полном объеме.
- В системе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» полностью автоматизирован кадровый учет и расчет заработной платы сотрудников в соответствии с требованиями законодательства и особенностями учета ИТМО.
- В «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» успешно ведется бухгалтерский и налоговый учет, планирование финансово-хозяйственной деятельности и санкционирование расходов учреждения с применением управленческой аналитики.
- Регламентированный учет полностью соответствует актуальному законодательству.
- Целостность и преемственность данных сохранена.
- Сохранены привычные управленческие процессы для всех пользователей в ИСУ, 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ, трудозатраты руководителей не изменились.
- В Университете на 20% ускорилось получение управленческой отчетности и на 50% — регламентированной.
