||
Краткое описание
Компания «Тракс Восток Рус» получила качественное комплексное IT-сопровождение имеющихся систем, оптимизировала систему учета заявок пользователей, что позволило эффективно и оперативно решать поступающие задачи, вести их мониторинг и контроль выполнения. Значительно повысила эффективность работы своих ключевых систем — «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Document management 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В результате проекта была обеспечена стабильная работа систем и налажена комфортная работа более 500 пользователей в базах 1С.
ООО «Тракс Восток Рус» – российский поставщик спецтехники, запчастей и сервисных решений для строительных и транспортных компаний. Обеспечивает полный цикл: поставки, логистику, сервисное обслуживание и ремонт. Работает по всей России, ориентирован на крупных заказчиков.
1
Цели и задачи
Главной целью сопровождения компании заказчика стало создание и поддержание стабильной и эффективной ИТ-среды для работы пользователей, обеспечивающей бесперебойность бизнес-процессов компании за счет надежного функционирования систем на базе «1С:Предприятие 8».
На основании пожеланий заказчика были выделены следующие задачи сопровождения:
- Построить централизованную систему обработки запросов от большого количества пользователей по всем базам данных и конфигурациям 1С.
- Настроить и оптимизировать под запросы заказчика имеющиеся системы 1С.
- Обеспечить многоуровневую техподдержку пользователей (в соответствии с SLA).
- Обеспечить квалифицированное консультирование пользователей по вопросам работы в базах 1С.
- Снизить нагрузку на внутренние бизнес-подразделения за счет принятия на себя вопросов, связанных с техническим функционированием 1С-систем.
2
Что сделано
На протяжении всего периода IT-сопровождения заказчика стояла задача по разностороннему качественному обслуживанию клиента. Этому способствовала слаженная работа по SLA, благодаря которой за 2 года мы успешно обработали 1681 обращение.
- Предоставлена квалифицированная многоуровневая поддержка пользователей и техническое ведение информационных систем c соблюдением условий SLA.
- Проведен анализ загрузки ресурсов сервера заказчика в пиковые часы работы и во время выполнения регламентных заданий, которые передают/обрабатывают большие объемы данных.
- Проведен анализ загруженности оборудования, на котором расположен сервер 1С.
- В период поддержки реализовано множество доработок по запросам пользователей, что существенно повысило удобство работы пользователей в информационных системах.
- Адаптирована работа документооборота в соответствии со спецификой работы организации.
- Обеспечена интеграция обмена между СКУД и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» для корректного отображения рабочего времени сотрудников, в том числе отслеживания присутствия сотрудников на рабочем месте.
- В рамках проекта IT-сопровождения была проведена комплексная настройка и доработка имеющейся у заказчика системы «1С:ITIL» с целью оптимизации всех процессов технической поддержки компании заказчика.
- Обеспечено единое информационное пространство путём синхронизации баз «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Document management 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
- Осуществили оптимизацию расписания работы регламентных заданий в базах 1С, что позволило существенно сократить нагрузку на серверное оборудование заказчика.
3
Результаты проекта
- Предоставлена многоуровневая техническая и методологическая поддержка пользователей с соблюдением условий SLA, что обеспечило оперативное решение заявок пользователей баз 1С. За 2 года комплексного сопровождения было обработано 1681 обращение.
- Обеспечена квалифицированная консультация пользователей по вопросам работы в базах 1С.
- В ходе проекта по сопровождению заказчика были выполнены адаптации имеющихся систем, для повышения эффективности работы систем были проведены работы по устранению критических проблем и настройке интеграций между системами.
- На базе решения «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия» построена централизованная система обработки запросов, которая стала единым центром для регистрации, учёта и обработки обращений пользователей по всем базам данных и конфигурациям 1С. Это позволило заказчику выстроить эффективную работу собственной ИТ-службы и организовать работу службы технической поддержки компании заказчика. В процессе проекта по сопровождению клиента наши специалисты адаптировали систему под требования заказчика, были устранены ошибки, возникающие в процессе формирования заявок и их дальнейшей обработки.
Результат:
- заказчик получил настроенный структурированный инструмент по приёму и учету заявок, отслеживанию статусов задач, отражению результата выполненных работ, приложению файлов сопроводительной документации, оперативному автоматическому распределению по указанному типу запроса заявки по адресатам/исполнителям соответствующих компетенций, что обеспечило оперативное решение задач, их учет, прозрачный мониторинг и полный контроль их выполнения.
- реализована возможность составления различных отчетов по задачам. Обеспечена аналитика, так как на основе накопленных данных появилась возможность анализировать частые проблемы, загруженность специалистов и качество услуг, что способствует принятию решений по улучшению ИТ-инфраструктуры.
- увеличена скорость реакции на обращения пользователей. Постоянный контроль за сроками реакции задач помогает быстро анализировать и определять очередность и сроки выполнения обращений пользователей системы.
- произведена интеграция с почтовым клиентом и веб-порталом компании, откуда заявки также переносятся в «1С:ITIL», реализована возможность направления уведомлений об изменениях и статусах заявок на почту сотрудников, что дополнительно позволяет обеспечить оперативное взаимодействие сотрудников компании.
- Комплексное сопровождение обеспечило увеличение скорости обработки данных и работы пользователей в системах, устранены зависания и перегрузки серверов, вызванные некорректными обменами.
- Проведена комплексная настройка системы электронного документооборота с оптимизацией межсистемных обменов 1С:УПП и ЭДО. В результате были устранены ошибки и зависания систем, проведена адаптация процессов под индивидуальные требования заказчика, что позволило повысить эффективность работы пользователей и самой системы документооборота в целом.
- Были исправлены неработающие процессы документооборота:
- Ранее типовая структура не учитывала бизнес-процессы компании, и отсутствовали необходимые выгружаемые формы и виды документов, например, для перемещения товаров. Проведена адаптация документов выгружаемых из 1С:УПП в ЭДО. В рамках наших работ наша команда поменяла структуру выгрузки и сделала нужный комплект для заказчика. Также мы выполняли проверку отправки и получения документов по ЭДО, правильность их заполнения и комплектность.
- По запросу заказчика были разработаны новые виды пакетов документов для ЭДО (ID_МХ1_ФУЗО; ID_МХ3_Шаблон; ID_М15_НакладнаяФУЗО; ID_М15_ФУСО). Также был создан пакет документов для документа Перемещение товаров, и выполнялись настройки ЭДО (соответствие организации, виду документа и используемого шаблона под каждый документ).
- Исправлены ошибки в обменах с ЭДО в текущей структуре серверов заказчика. Были выявлены и исправлены технические проблемы — не работал обмен между разными серверами из-за проблем с сертификатами, в результате чего штатные обмены между системами 1С вызывали перегрузку сервера и зависания баз 1С. Были настроены сертификаты между серверами чтобы сервера их видели (у заказчика использовались разные сервера под СУБД, сервер 1С, пользовательский сервер), что обеспечило корректное бесперебойное и безопасное взаимодействие систем.
- Также у заказчика был ряд регламентных заданий, которые автоматически собирали информацию по документам и отправляли данные в ЭДО и работали они некорректно — регламентные задания зависали или отправляли неполные данные. Были выполнены технические доработки регламентных заданий.
- Выполнялись доработки обмена между системами «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), «1С:Document management 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (1C:ЗУП КОРП) и системы контроля и управления доступом (СКУД). Налаженные обмены между системами позволили обеспечить актуальность и целостность информации, что критически важно для корректного финансового планирования и управления.
- Автоматизирован учет фактического времени работы сотрудников через интеграцию СКУД с «1С:ЗУП КОРП». Теперь благодаря прямому получению данных из СКУД в «1С:ЗУП КОРП» сотрудники отдела кадров получили механизм контроля учета фактического времени нахождения на рабочем месте сотрудника с учетом всех его входов и выходов для последующего составления отчетов, аналитики, корректировки табеля учета рабочего времени и принятия решений.
Как итог проект по сопровождению позволил создать наджную и отлаженную ИТ-инфраструктуру, обеспечивающую бесперебойную работу ключевых бизнес-систем компании. Все решения были адаптированы под специфические требования заказчика и настроены для максимальной эффективности.
4
Дополнительная информация о проекте
С чем работали:
- Распределенная инфраструктура.
- Большой объем документов и пользователей (500+ рабочих мест).
Серверная инфраструктура:
- Сервер СУБД.
- Сервер 1С.
- Пользовательские серверы.
Информационные системы:
- «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП),
- «1С:Document management 8»,
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (1C:ЗУП КОРП)
- система контроля и управления доступом (СКУД).
Качественные улучшения:
- Стабильные межсистемные обмены.
- Повышение прозрачности и управляемости ИТ-процессов.
- Снижение времени на обработку заявок пользователей.
- Увеличены скорость и качество работы пользователей в системах.
