В депрартаменте ЖКХ Москвы построили систему управления складским хозяйством на базе «1С:Управление торговлей 8». Внедрение позволило значительно сократить бумажный документооборот, отказаться от ручного ввода номенклатуры, реализовать оперативный электронный учет товарно-материальных ценностей в разрезе складов и материально-ответственных лиц. Заказчик получил решение, с помощью которого осуществляется управленческий учет, а также электронное взаимодействие с централизованной бухгалтерией.
Департамент ЖКХ Москвы занимается вопросами жилищно-коммунального хозяйства, управления многоквартирными домами, ресурсоснабжения, водоотведения, содержания и ремонта инженерных объектов и коммуникаций.
Цель проекта: обеспечить детализированный управленческого учета движения товарно-материальных ценностей внутри учреждения на базе «1С:Управление торговлей 8».
Задачи проекта:
- Реализовать внутреннеее подтверждения хозяйственных операций материально-ответственными лицами.
- Интеграция введенных и подписанных в «1С:Управление торговлей 8» документов в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
- Автоматизировать план-фактный анализа исполнения контрактов поставщиками.
До внедрения системы в учреждениях для детализированного учета использовали файлы Ms Excel, в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» документы списания и перемещения отражались сводно. Специалисты формировали документы в бумажном формате, подписывали, отправляли в централизованную бухгалтерию задание ввести эти документы в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Сотрудники централизованной бухгалтерии вводили документацию вручную.
Система управления складским хозяйством построена на базе «1С:Управление торговлей 8». Архитектура решения представляет собой централизованную «облачную» базу данных. Для реализации поставленных задач было создано четыре информационных базы с разделением по областям данных, каждое учреждение имеет доступ к выделенной области данных в одной из общих баз данных.
Рисунок 1. Архитектура решения
Были созданы 8 профилей доступа, определяющих, какие действия и над какими объектами метаданных, может выполнять пользователь. Для обеспечения возможности единовременной работы большого количества пользователей с созданным программным обеспечением используется технология «1С:Fresh», доступ к которой пользователей обеспечен с использованием тонкого клиента технологической платформы «1С:Предприятие».
За период пользовательской сессии, во время которой ведется активная работа по вводу данных, в системе заводится около 4 000 документов ежедневно. Документы подписываются простой электронной подписью и усиленной квалифицированной электронной подписью ответственными лицами.
Рисунок 2. Процесс подписания документа «Перемещение товаров»
Внедренное решение обеспечивает автоматизацию процессов поступления, перемещения, списания, передачи в эксплуатацию, инвентаризации товарно-материальных ценностей, формирования и передачи в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» печатных форм, внутреннего согласования документов ответственными сотрудниками, обмена справочниками и электронными документами с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Рисунок 3. Отражение потребности в товарно-материальных ценностях
Рисунок 4. Состояние обеспечения заказов
Рисунок 5. Процесс согласования документа «Заказ на перемещение»
Обмен справочниками и документами с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» построен с использованием «Конвертация данных, редакция 3.0». Мастер-системой в части создания и движения товарно-материальных ценностей является «1С:Управление торговлей 8».
Решение позволило автоматизировать управленческий учет в «Департаменте ЖКХ г. Москвы»:
- значительно сократить бумажный документооборот;
- сократить время на проведение операций на 40%;
- отказаться от ручного ввода номенклатуры в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
- реализовать оперативный электронный учет товарно-материальных ценностей в разрезе складов и материально-ответственных лиц за счет:
-
- возможности оперативного планирования и формирования заказов поставщикам на основании спецификации;
- оперативного фиксирования списания материальных запасов с возможностью формирования общего документа о списании за период;
- электронного согласования заказов на перемещение и списание товарно-материальных ценностей.
Снижение производственных издерже
сокращение трудозатрат в различных подразделения
Заказчик получил решение, с помощью которого осуществляется управленческий учет в «Департаменте ЖКХ г. Москвы», а также электронное взаимодействие с централизованной бухгалтерией с использованием усиленных электронных подписей документов. Устранена необходимость распечатывать, сканировать и отправлять подписанные документы в централизованную бухгалтерию. Пользователи видят наличие и планируемые поставки товарно-материальных ценностей онлайн.
Экономический эффект от внедрения:
- снижение производственных издержек — 40%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 40%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%;
- ускорение обработки заказов — 40%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 100%.
