В результате проекта, реализованного в рамках цифровой трансформации FESCO, разработана система управления интермодальными контейнерными перевозками и перевозками сборных грузов, не уступающая западным аналогам, — FESCO Management System (FMS). Это уникальное для отечественного рынка решение по нескольким причинам. Во-первых, оно объединяет в себе практически весь сложный и комплексный бизнес FESCO. Сегодня в системе ведутся организация и учет деятельности ключевых сервисов транспортной группы — от контейнерных перевозок и проектной логистики до транспортировки опасных грузов и оказания таможенных услуг. В системе, охватывающей обширную географию перевозок, работают 16 офисов группы во всех часовых поясах России. Во-вторых, новая система создана не на базе одного из типовых коробочных продуктов 1С, а спроектирована с нуля на основе отечественной универсальной платформы «1С:Предприятие 8.3 КОРП» с помощью «1С:Библиотека стандартных подсистем».
FESCO — одна из крупнейших транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Большая часть операций Группы сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет FESCO получать дополнительные преимущества от участия в динамично растущих объемах торговых операций между Россией и странами Азии. В активе FESCO более 200 тыс. TEU.
Цель проекта создания системы управления интермодальными контейнерными перевозками и перевозками сборных грузов FESCO Management System (FMS) — поддержать запланированный рост и обеспечить непрерывность реализации производственных процессов FESCO. Своей ключевой задачей до 2030 года FESCO считает активный рост — развитие терминальной сети, морского и железнодорожного сегментов, расширение географии бизнеса, рост доли продаж услуг за счет развития SCM‑сервисов, связанных с управлением цепочкой поставок, а также укрепление рыночных позиций.
В рамках проекта цифровой трансформации требовалось заменить имеющуюся ИТ-платформу и создать новую усовершенствованную техническую архитектуру, соответствующую планам развития FESCO в сфере контейнерных перевозок.
Ключевые требования к новой системе: повышение производительности в целом, оптимизация времени выполнения отдельных операций за счет применения современных технологий, унификация программной платформы и исключение дублирующих систем.
Прежняя система учета, которой пользовалась компания, не отвечала вызовам времени. Решение, которое использовалось в группе FESCO до старта разработки новой системы, было построено на устаревших технологиях. В дальнейшем это могло привести к сложностям как при поддержке роста группы, так и при расширении процессной модели. С точки зрения перспектив развития бизнеса было важно реализовать масштабируемое универсальное ИТ-решение, построенное на принципах мультисервисной архитектуры с применением новейших технологий. Кроме того, было важно сохранить компетенции внутри FESCO, чтобы в дальнейшем самостоятельно обеспечивать поддержку и развитие системы.
Система управления интермодальными контейнерными перевозками и перевозками сборных грузов FESCO Management System (FMS) создана не на базе одного из типовых коробочных продуктов 1С, а спроектирована с нуля на основе отечественной универсальной платформы «1С:Предприятие 8.3 КОРП» с помощью «1С:Библиотека стандартных подсистем»
Сформировать правильную архитектуру нового решения помогла многолетняя экспертиза в области построения крупных корпоративных систем компании 1С-ПЕРСПЕКТИВА, специалисты которой сочетают в себе опыт и владение лучшими мировыми практиками в области проектирования и цифровизации сложных моделей бизнес-процессов с глубоким знанием возможностей платформы «1С:Предприятие».
Новая система объединила 10 ключевых функциональных блоков:
- Управление заявками на перевозку.
- Ценообразование.
- Исполнение перевозки (терминальное слежение).
- Управление морскими перевозками.
- Организация автоперевозок.
- Управление контейнерным парком.
- Взаиморасчеты с клиентами.
- Релиз контроль.
- Ремонт контейнеров.
- Управление парком платформ.
В ходе разработки было реализовано более 100 интеграционных обменов с внешними системами. Для этого была успешно применена шина данных 1С. Она стала одним из ключевых элементов ИТ-архитектуры нового решения.
Агрегатор железнодорожной дислокации собирает данные по дислокации железнодорожных грузов и передает накладные по группе из смежных систем. В числе других новых полезных и удобных модулей — единый агрегатор терминальных событий и модуль управления задачами, который помогает пользователям отслеживать критичные процессы.
Спроектированы и разработаны две важные подсистемы — «Морские перевозки» и «Управление контейнерным парком». В подсистеме «Морские перевозки» автоматизированы такие бизнес-процессы сопровождения клиентов как организация и исполнение каботажных перевозок, организация внешнеторговых перевозок в импорте и экспорте, выставление счетов и закрывающих документов. В подсистеме «Управление контейнерным парком» автоматизированы: обеспечение потребности парком по заявкам клиентов, контейнерный контроль и оформление первичных документов по договорам на выделение контейнерного оборудования и выставление сверхнорматива.
Автоматизировано 500 рабочих мест. В единой системе работают пользователи от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.
Функциональная архитектура
Ключевыми этапами проекта создания FESCO Management System были: бизнес-анализ (обследование процессов), проектирование, разработка, тестирование, запуск системы в эксплуатацию.
На первом, аналитическом этапе специалисты 1С-ПЕРСПЕКТИВЫ провели интервью с бизнес-пользователями, ИТ-руководителями, владельцами процессов, чтобы выявить проблемные зоны, определить степень готовности бизнес-процессов к автоматизации и зафиксировать требования к системе. Всего было проведено более 85 встреч. В контур обследования вошли подразделения транспортной группы в Москве, Санкт-Петербурге, Владивостоке, Восточном, Новороссийске. В итоге были зарегистрированы и структурированы более 300 процессов.
Подготовив процессную карту и проработав модели процессов до третьего уровня, специалисты 1С-ПЕРСПЕКТИВЫ определили потребности в интеграциях и зафиксировали формы оперативной отчетности, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности транспортной группы.
На основании обследования были сформированы более 400 четких функциональных требований к новой системе, которые и легли в основу целевого решения. Детальная проработка бизнес-процессов позволила определить и формализовать оптимальные сценарии его использования, выявить точки оптимизации процессов, выстроить «мостик» между функционально-техническими и бизнес-требованиями.
За аналитическим этапом последовали проектирование и разработка FESCO Management System.
Одним из ключевых вызовов проекта было решение о запуске системы в эксплуатацию в формате «большого взрыва». В связи со спецификой бизнес-процессов, высокой интеграционной нагрузкой и сложным устоявшимся ИТ-ландшафтом, в который нужно было встроить новую производственную систему, пользователи всех блоков должны были начать работать в ней практически одновременно.
Чтобы нивелировать риски, команда проекта приняла решение, что на период тестовой эксплуатации необходимо выделить достаточное количество времени. В итоге опытно-промышленная эксплуатация системы, в которой приняли участие около 80% бизнес-пользователей, длилась более 5 месяцев. В ходе тестирования была оптимизирована производительность программы, проведено более 300 функциональных тестов, выполнено свыше 5000 тысяч корректировок, устранены все замечания.
Отдельно прорабатывали вопрос миграции данных. Необходимо было определить глубину миграции, выполнить мэппинг данных. Наиболее сложным выглядел блок финансов и взаиморасчетов, который весьма сильно изменился в новой архитектуре решения, и к его запуску было необходимо подготовиться наиболее тщательно, т.к. учет не должен был «порваться». Однако команда справилась, успешно выполнив перенос в общей сложности более 10 миллионов объектов, включая незавершенные заказы со всеми связанными документами и событиями.
В итоге FESCO получила систему, которая обеспечивает непрерывное управление и контроль основных производственных процессов практически в режиме реального времени, интегрирована со всеми необходимыми смежными системами и сервисами, обладает широкими возможностями быстрого развития и масштабирования.
Сегодня в системе реализован весь сквозной процесс организации, планирования и исполнения перевозок по заявкам клиентов: от запроса до соглашения (lead-to-agreement), от заказа до оплаты (order-to-cash), от закупки до платежа (procure-to-pay), от планирования до производства (plan-to-produce). В новой системе также удалось повысить качество процессов и производительность работы сразу нескольких блоков.
Пользователи отмечают как положительный момент сокращение ручных операций. Это касается и формирования отчетов, и использование АРМов, что позволяет не переключаться между окнами программ и работать в едином интерфейсе. Кроме того, повысилась детализация и сократились сроки получения управленческой отчетности. Работа на единой платформе улучшает качество сервиса для клиентов Транспортной группы FESCO и способствует упрощению взаимодействия между подразделениями.
Результаты проекта в цифрах:
- 50–70 % — увеличение скорости выполнения отдельных операций за счет интеграции систем и перехода к концепции одного окна;
- 50 % — сокращение ручного труда за счет пакетной обработки документов и сокращения времени формирования отчетов;
- 30 % — сокращение трудозатрат за счет более удобной системы выставления первичных документов и управления расчетами с контрагентами.
Отзывы бизнес-пользователей о работе в новой системе
Ольга Ковалева, начальник отдела экспортных и внутрироссийских перевозок FESCO:
«Система логичная, многое понятно без пошаговых инструкций, удобный интерфейс. Добавлено много новых функций, который упрощает процесс работы. Появился новый раздел по поиску коносаментов, пребукингов — удобно, быстро, можно удалять, восстанавливать. Чтобы объединить в один пребукинг несколько заявок, теперь достаточно нажать одну кнопку. Сквозные коносаменты создавать легче и быстрее за счет „умных подсказок“, которые делает система: подсказывает адреса отправителей и получателей, запоминает данные по последнему выбору и т.п.».
Евгения Бурьян, руководитель департамента сопровождения перевозок, рассказывает о том, как нововведения в системе повысили качество взаиморасчетов с клиентами:
«Неоценимый плюс новой программы — возможность более быстрой пакетной обработки документов: это касается и выставления счетов, и фактировки неоплаченных счетов, и формирования актов. Исключена проблема несвоевременного выставления счетов, связанная с долгим обновлением документов В прежней системе обновление длилось от 1 до 3 часов, что „замораживало“ все операции по документам. Теперь можно перезагрузить документ вручную или скорректировать ставку в калькуляции, даже если документ не обновился, и отправить клиенту».
Валерия Шевченко, руководитель департамента по управлению контейнерным парком:
«Абсолютно новая опция — предоставление инструкций на возврат порожних контейнеров для клиентов через „Личный кабинет“. Оптимизация этого процесса позволяет сократить время ожидания инструкций, ручную обработку запросов на 80 %, что приводит к сокращению времени ожидания клиентов. Тонкая настройка инструкций помогает указывать желаемый терминал для сдачи, а это повышает качество сервиса и лояльность клиентов, что для нас крайне важно».
