В компании «Технологии ОФС» вследствие организационных трансформаций бизнеса возникла потребность замещения импортного программного обеспечения в рамках автоматизации финансового контура. В результате проекта специалисты компании «Гигабайт» выстроили систему эффективного управления и автоматизации финансами на базе «1С:ERP. Управление холдингом», с учетом отраслевой и организационной специфики предприятия. Внедрены системы международного финансово учета, казначейства и бюджетирования. Минимизированы трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций, благодаря внедрению механизмов автоматического расчета резервов, начислений, формирования проводок и обработки заявок.
АО «Технологии ОФС» предоставляет высокотехнологичные нефтесервисные услуги и оборудование для топливно-энергетического комплекса. Основные предприятия — Тюменский завод нефтепромыслового оборудования и Нижневартовский завод по производству погружных насосов для добычи нефти.
Цель проекта: перевести учет компании из зарубежной в собственную локальную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом» в составе комплекта «1С:Корпорация».
Задачи проекта:
- В сжатые сроки внедрить оперативный и управленческий учет в рамках финансового контура компании, включающий бюджетирование, казначейство и международный финансовый учет.
- Осуществить перенос и настроить автоматическое классифицирование необходимых для компании мастер-данных из ранее использовавшихся систем учёта и данных XLS—таблиц.
- Адаптировать внедренное программное решение согласно специфике отрасли и устоявшимся бизнес—процессам и организационным принципам в области управления и планирования финансов.
- Учесть во введенной системе необходимость соответствия стандартам бухгалтерского учета US GAAP.
АО «Технологии ОФС» является бывшим подразделением американской компании Baker Hughes, традиционно использующей зарубежные ERP-системы на серверах головной компании для целей оперативного и управленческого учета в рамках финансовых и производственных процессов. В мае 2022 года в связи с политическими и экономическими изменениями продолжение работы в импортных программах стало невозможным, из-за чего руководство компании приняло решение перевести учет компании в собственную локальную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом» в составе комплекта «1С:Корпорация».
Корпоративная учетная система построена на базе «1С:ERP. Управление холдингом» как центральной системы, объединяющей ключевые финансовые и операционные процессы компании. В ERP автоматизирована работа с первичными документами (закупки, продажи, склад, производство, денежные средства), на основе которых формируются данные для оперативного учета и управленческой отчетности: контроль остатков ТМЦ, доходов и расходов, дебиторской и кредиторской задолженности, движения денежных средств.
На базе «1С:ERP. Управление холдингом» реализован управленческий контур (МСФО / US GAAP) и бюджетирование: ведение учета по собственному плану счетов, формирование финансовой отчетности (Balance Sheet, P&L, Cash Flow), механизм accrual accounting, автоматический расчет резервов и контроль корректности данных. Параллельно автоматизированы процессы планирования — формирование бюджетов, план-фактный анализ, прогнозирование и управление лимитами через казначейство, включая платёжный календарь и заявки на оплату.
«1С:ERP. Управление холдингом» интегрирована с «1С:Бухгалтерией» (регламентированный учет и налоговая отчетность), «1С:Документооборотом» (внутренние документы, согласования, авансовые отчеты) и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (данные по персоналу). Такая связка формирует единый контур: от ввода первичных документов и согласования операций до формирования управленческой и регламентированной отчетности, что соответствует логике, отраженной на схеме.
Схема архитектуры
Количество автоматизированных рабочих мест: 700
- Реализован собственный план счетов в подсистеме МСФО, реализованы сложные правила отражения всех хозяйственных операций в модели транзакционного учета.
- Реализована система предварительных начислений (Accrual Accounting) с механизмом автореверса проводок и возможностью ручного ввода корректировок. Предварительные начисления также изолированы от общего журнала проводок отдельным типом транзакций, позволяющим учитывать или исключать данный тип операций в оперативных и управленческих отчетах.
- Реализован механизм автоматического расчёта многих резервов и начислений в т.ч. плановой стоимости ремонта по открытым заказам и по наработке оборудования, резерва под обесценивание материальных запасов, распределения затрат по сложным базам.
- В процессе внедрения был произведен отказ от принятой на предприятии методики учета проводок без корреспонденции. Отказ производился уже в рамках работающей системы, поэтому была проведена адаптация системы и переход на механизмы формирования проводок с корреспонденцией.
- Разработан механизм регистрации, проверки, согласования и отражения ручных начислений (проводок) в подсистеме МСФО.
- Интегрирован складской и финансовый учёт ОС для формирования достоверной отчётности по затратам по ЦФО.
- Разработана и внедрена гибкая система контроля корректности проводок и заполнения аналитик, адаптированная отдельно под каждый тип документа, вид аналитики и каждый ЦФО.
- На базе подсистемы МСФО разработана дополнительная подсистема отчетности, которая позволяет строить предварительные отчеты до закрытия периода и до начала бюджетного процесса сбора фактических данных. Данная подсистема позволяет обнаружить и исправить ошибки в учете в более оперативном режиме и до начала заполнения всех бюджетных форм.
- В рамках подсистемы казначейства «1C:ERP. Управление холдингом» разработана система планирования, установки, согласования и корректировки лимитов, подкреплённая автоматически генерирующимися цепочками сопроводительных документов под каждую из операций.
- Внедрена система автоматических и ручных заявок, использующая данные подсистемы «1С:ERP. Управление холдингом» и согласованная с системой установленных лимитов. В системе заявок учтены особенности оперативного контура компании, в том числе для планирования и формирования платёжного календаря. Реализована возможность массового переноса платежей, заморозки части платежей на определенный и неопределенный срок.
- В подсистеме «Бюджетирование» настроены продвинутые формы отчетности БДДС, включающие план-фактный анализ и прогнозирование движения денежных средств. Формы адаптированы под особенности бизнес-процессов заказчика.
- Реализована подсистему учета кредитных карт сотрудников в рамках работы с подотчетными лицами. Произведена интеграция с банковским ПО, производится контроль лимитов по задолженности сотрудников и система напоминаний и оповещений о необходимости отчитаться за выданный (потраченные с корпоративной кредитной карты) средства.
- В рамках подсистемы бюджетирования настроено порядка 20 видов отчетов с большим количеством дополнительных бланков в каждом (в некоторых отчетах до 10 бланков). Для формирования отчётности используется механизм бюджетных процессов, в рамках которого автоматически формируются первичный бланки, отслеживается необходимость загрузки данных, производится уведомление ответственных лиц о необходимости заполнения или обновления бланков.
- Генерируемые управленческие формы отчетности настроены в соответствии с внутренними особенностями учета в компании. Учтены требования по использованию сложной блочной структуры отчётов, различных сценариев и ключевых сред, а также рассмотрение финансовых показателей с 3 сторон: плана, текущего и предыдущего прогнозов.
- Создан справочник собственных аналитик, благодаря которому внутренняя отчетность компании в рамках бюджетирования и казначейства адаптивная к требованиям US GAAP.
- В конечном счете реализовано полностью автоматическое создание всей финансовой отчетности компании без участия пользователей.
Ускорение получения управленческой отчетности
- Сокращены сроки выполнения ключевых финансовых процессов — планирования, бюджетирования и подготовки управленческой отчетности. За счет автоматизации и внедрения механизмов предварительного анализа данных повысилась прозрачность финансового контура и управляемость процессов на всех уровнях.
- Существенно снижены трудозатраты на ведение внутреннего документооборота за счет перехода на единый цифровой контур, автоматической генерации сопроводительных документов и внедрения регламентированных процедур согласования.
- Автоматизированы ключевые процессы взаимодействия с внутренними заказчиками и финансовыми подразделениями, ранее реализованные через разрозненные Excel-таблицы. Данные консолидированы в единой системе, что позволило исключить дублирование информации и упростить контроль актуальности данных.
- Минимизированы трудозатраты сотрудников на выполнение рутинных операций благодаря внедрению механизмов автоматического расчета резервов, начислений, формирования проводок и обработки заявок. Снижена вероятность ошибок, связанных с ручным вводом и обработкой данных.
- Повышена достоверность и сопоставимость данных во всех автоматизированных разделах учета за счет внедрения системы контроля корректности проводок, унификации аналитик и перехода на единые принципы формирования учетных данных.
- Обеспечена возможность формирования управленческой и финансовой отчетности в автоматическом режиме, включая предварительные отчеты до закрытия периода. Это позволило выявлять и корректировать ошибки на ранних этапах и повысить качество планирования.
- Усилен контроль за финансовыми потоками компании: реализованы механизмы лимитирования, управления заявками и платежным календарем, что повысило управляемость казначейских операций и прозрачность движения денежных средств.
- Создана гибкая система отчетности, адаптированная под внутренние требования компании и стандарты US GAAP, что обеспечило возможность анализа финансовых показателей в различных сценариях и разрезах без дополнительной ручной обработки данных.
Показатели экономической эффективности:
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 40%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 70%.
