В организации федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами «Главный центр специальной связи» успешно введен в эксплуатацию новый специализированный блок «Перевозка денежной наличности и иных ценностей» — с модулями планирования, учета оружия, спецсредств, документации и финансов и реализацией гибкой ролевой модели. Новая подсистема внедрена в ранее существующий единый цифровой контур предприятия «ГРИФ» на базе решения «1С:ERP. Управление предприятием». Он охватывает сеть управлений специальной связи и всех отделений и пунктов специальной связи, осуществляющих деятельность в Российской Федерации. Блок «Перевозка денежной наличности и ценностей» функционирует уже в 25 управлениях по всей стране и тиражируется на остальные регионы, претендуя, по оценке специалистов, на звание одного из самых масштабных проектов цифровой трансформации в логистике специальной связи России.
«Главный центр специальной связи» (ГЦСС) — является организацией федеральной почтовой связи с особыми уставными задачами, включено в оборонно-промышленный комплекс и осуществляет деятельности в интересах обороны и государственной безопасности, сохранения государственной, коммерческой, служебной тайны. Во ФГУП «ГЦСС» входят 77 управлений специальной связи, 135 отделений и пунктов специальной связи, расположенных в 89 субъектах Российской Федерации. Предприятие обеспечивает высокий уровень безопасности и надежности при транспортировке специфических грузов.
Цель проекта: повышение прозрачности и контролируемости производственных процессов инкассации на территории 89 субъектов Российской Федерации.
Задачи проекта:
- Создать и внедрить специализированный учетный контур, обеспечивающий автоматизацию процесса перевозки, обслуживания денежной наличности и иных ценностей.
- Исключить разрозненный учет в стороннем ПО.
В организации ранее с целью цифровизации учетных процессов был заложен единый контур «ГРИФ», построенный на базе отечественного программного продукта «1С:ERP Управление предприятием». Система была запущена в эксплуатацию в 2024 году. Автоматизация одного из ключевых блоков работы предприятия — «Перевозка денежной наличности и иных ценностей», была на тот момент уже запланирована, так как процесс пока оставался зоной фрагментарной автоматизации и ручного труда, что создавало определенные сложности.
Выявленные при обследовании «болевые точки» в прежней организации процесса перевозки наличности:
- Разрозненность учетных систем. Оперативный учет перевозок велся в ЕИС «Спецсвязь», которая фиксировала заявки и итоговую стоимость услуг, но не содержала механизмов для управления производственным процессом. Для регистрации производственной части в одном из филиалов использовалось обособленное ПО, а в остальных — электронные таблицы в MS Excel. Данные о ходе перевозок существовали изолировано от финансового и коммерческого учета.
- Дублирование операций и высокая трудоемкость. Поскольку заявка обрабатывалась в одной среде, а маршрутные листы и задания формировались в другой, одну и ту же информацию приходилось вводить несколько раз. Это увеличивало трудоёмкость и, при больших объемах, не исключало появления расхождений, дополнительной сверки при закрытии заказов и взаиморасчетах с клиентами.
- Отсутствие единых аналитик на всем жизненном цикле заказа. Данные о клиенте, договоре, тарифах, точках обслуживания, задействованном транспорте и сотрудниках не наследовались автоматически от этапа к этапу. Из-за этого формирование сводной отчетности по клиентам, маршрутам или видам ценностей требовало длительной ручной обработки, а сам процесс перевозки оставался менее прозрачным для оперативного контроля.
Все это и сформировало потребность процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей включить в уже существующий единый цифровой контур, чтобы объединить оперативное планирование, производственный учет и финансовый результат, обеспечив полную прослеживаемость пути каждой перевозимой ценности.
Блок «Перевозка денежной наличности и иных ценностей» построен на базе уже внедренного в компании «1С:ERP Управление предприятием».
Централизованная платформа: вся информация о процессе перевозки денежной наличности и иных ценностей хранится в единой базе данных «ГРИФ», что обеспечивает консолидацию и доступность информации для всех подразделений и филиалов ФГУП ГЦСС.
Модульная архитектура: блок построен как расширение типового функционала «ГРИФ», включающее специализированные модули, каждый из которых отвечает за определенный аспект процесса перевозки денежной наличности и иных ценностей.
В рамках проекта был разработан 91 объект метаданных, включая:
- 2 общих модуля;
- 44 роли;
- 1 определяемый тип;
- 2 общие формы;
- 5 справочников;
- 8 документов;
- 3 перечисления;
- 4 отчета;
- 6 обработок;
- 14 регистров сведений;
- 2 регистра накопления.
Среднее количество вводимых документов в день: 139.
Функциональная архитектура блока «Перевозка денежной наличности и иных ценностей»
Основные компоненты системы:
- Модуль управления заявками: создание и ведение заявок на перевозку денежной наличности с возможностью ручного ввода или загрузки из файлов установленного образца, контроль статусов, корректировка с отслеживанием истории изменений.
- Модуль планирования маршрутов: автоматическое формирование заказов на транспортные средства, распределение заявок по маршрутам, создание и ведение маршрутных листов с предустановками по сотрудникам.
- Модуль учета материальных ценностей: фиксация операций приема на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных ценностей, контроль уникальных номеров, автоматическая привязка оружия к сотрудникам.
- Модуль сопроводительной документации: генерация полного комплекта печатных форм (маршрутные листы, задания, ведомости ключей, акты приёма-передачи).
- Модуль договорного учета: ведение договоров с клиентами в специализированном режиме «перевозка денежной наличности» с привязкой точек обслуживания, услуг, тарификаций и маршрутов по умолчанию.
- Финансовый модуль: автоматическая регистрация выполненных услуг, расчет стоимости на основании тарифов и данных фактического исполнения, формирование актов выполненных работ и счетов-фактур.
- Модуль отчетности: формирование аналитических отчётов в разрезе клиентов, транспортных средств, маршрутов, ПТК и принятых на хранение материальных ценностей.
Технически обеспечена сквозная аналитика: данные о перевозке вводятся один раз и наследуются на всех этапах. Маршрутный лист формируется автоматически под конкретную заявку, оружие привязывается к сотрудникам, а закрывающие документы генерируются уже по факту исполнения маршрута. Именно это исключает «ручные» ошибки при дублировании и даёт прозрачность. Руководитель в любой момент видит, где находится ценность, кто её сопровождает и т.п.
Что касается разграничения доступа к информации, поскольку предприятие работает с государственными и коммерческими тайнами, реализована гибкая ролевая модель: каждый пользователь видит только те данные и функции, которые соответствуют его компетенции и уровню допуска. При этом интерфейс можно настраивать под конкретного сотрудника — диспетчера или начальника управления.
В плане масштабирования система готова к тому, чтобы тиражироваться на все отделения Спецсвязи без капитальных переделок. Сформирована база для интеллектуальной оптимизации маршрутов на основе накопленных фактических данных. Архитектура позволяет это сделать, потому что все данные уже лежат в структурированном виде в едином контуре.
Запуск блока «Перевозка денежной наличности и иных ценностей» для ФГУП «Главный центр специальной связи» стал значимым событием в продолжении цифровой трансформации специальных логистических процессов на предприятии, обеспечившим глубокую автоматизацию, интеллектуальное управление данными и оперативную аналитику в сфере инкассации и перевозки материальных ценностей.
Внедрение обеспечило сквозную автоматизацию всего цикла работы с заявками на перевозку денежной наличности и материальных ценностей и информационную поддержку всех этапов специальной перевозки:
- планирование (с автоматическим формированием заказов на транспортные средства, распределением заявок по маршрутам и назначением экипажей);
- сопровождение (с контролем факта исполнения маршрута, фиксацией времени обслуживания точек, учетом пробега и детализацией работы сотрудников);
- учет материальных ценностей (с автоматизацией приема на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных ценностей, включая проверку на дубли уникальных номеров);
- документирование (с генерацией полного комплекта сопроводительных документов: маршрутные листы, задания, ведомости ключей, акты приема-передачи);
- финансовое закрытие (с автоматическим расчетом стоимости услуг на основании данных фактического исполнения и тарифов договора).
Увеличение прибыли
Снижение себестоимости
На момент публикации кейса система уже работает в 25 управлениях специальной связи в различных федеральных округах, что подтверждает ее масштабируемость и готовность к полномасштабному тиражированию.
Система позволяет рассчитывать себестоимость каждой перевозки на основе фактических данных маршрутных листов, а встроенная аналитика теперь выявляет точки для экономии, что дает прямой коммерческий эффект. В отличие от фрагментированных решений, теперь система на базе 1С:ERP «ГРИФ» объединяет все инструменты, включая новый блок «Перевозка денежной наличности и иных ценностей» в едином контуре, и на каждом этапе работает с одними и теми же данными. Это исключает ошибки при ручном вводе и создает базу для оптимизации маршрутов и развития прогнозной аналитики в будущем. То, что закрывающие документы формируются теперь автоматически на основании фактически исполненных маршрутов, исключает риски расхождений между производственным и финансовым учетом.
Благодаря реализации проекта как территориально-распределенной TMS-системы достигнуты следующие ключевые результаты:
- Создание единой цифровой среды для управления специальными перевозками:
- сформировано централизованное пространство на базе 1С:ERP «ГРИФ», объединившее все этапы процесса перевозки денежной наличности и материальных ценностей;
- обеспечена сквозная прослеживаемость движения ценностей от момента создания заявки до формирования акта выполненных работ;
- устранена разрозненность учета: полностью исключено использование локального ПО и Excel-таблиц в филиалах.
- Автоматизация планирования и управления маршрутами:
- внедрен механизм автоматического формирования заказов на транспортные средства на основании статусов заявок;
- реализовано распределение заявок по маршрутам с возможностью гибкой корректировки и фиксации истории изменений;
- обеспечен контроль фактического исполнения маршрутов с детализацией по точкам обслуживания, времени работы и пробегу;
- создана единая база маршрутов, доступная для оперативного управления из головного офиса, что критически важно для территориально-распределенной структуры.
- Учет материальных ценностей и спецсредств на маршруте:
- разработан функционал приема на хранение и выдачи на маршрут ПТК, оружия, спецсредств и иных материальных ценностей;
- внедрена автоматическая проверка уникальных номеров объектов учета для исключения дублирования;
- рализована автоматическая подстановка данных о закрепленном за сотрудником оружии при формировании маршрутных листов.
- Автоматизация договорной деятельности и расчетов:
- реализован автоматический расчет стоимости услуг на основании тарифов договора и данных фактического исполнения маршрутов;
- обеспечена генерация полного комплекта финансовых и сопроводительных документов (акты, счета-фактуры, маршрутные листы, ведомости).
- Формирование прозрачной аналитической отчетности:
- созданы инструменты для формирования отчётности в разрезе клиентов, транспортных средств, маршрутов, ПТК и принятых на хранение материальных ценностей;
- обеспечена возможность получения достоверных данных о себестоимости каждой перевозки на основании фактических показателей.
Внедрение обеспечило ряд положительных экономических эффектов, в числе которых:
- рост прибыли — 18%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 70%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 55%;
- ускорение обработки заказов — 80%;
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 35%;
- сокращение операционных и административных расходов — 30%;
- рост производительности труда в производстве — 30%;
- сокращение сроков оказания услуг — 30%;
- снижение себестоимости услуг — 15%;
- увеличение объема оказываемых услуг — 20%.
