Проект автоматизировал управление проектной деятельностью и обработку клиентских обращений сервисного центра в ИТ-холдинге Fplus. Инструментом выступил модуль «1С:PM Управление проектами», интегрированный в действующую систему «1С:ERP Управление предприятием 2». Особенность проекта — высокая распределенность бизнеса, разнородный ИТ-ландшафт и необходимость бесшовной стыковки проектного контура с финансовым и сервисным.
Fplus — российский производитель инфраструктурного оборудования. Выпускает серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование и инженерную инфраструктуру, печатное оборудование, смартфоны и планшеты для государственного и корпоративного сектора.
Глобальная цель проекта — повысить прозрачность контроля сроков, бюджетов и документации, а также оптимизировать взаимодействие между подразделениями холдинга в рамках цифровой трансформации.
Ключевые задачи проекта:
- Для департамента ИТ:
- автоматизировать учет жизненного цикла проектной документации;
- внедрить мониторинг соблюдения бюджетов, сроков и контрольных точек проектов;
- организовать оперативный учет трудозатрат сотрудников в разрезе проектных задач.
- Для сервисного центра:
- усилить контроль за сквозной обработкой клиентских обращений;
- автоматизировать планирование сервисных работ и контроль SLA;
- синхронизировать задачи из ITSM-системы с финансовым и ресурсным контуром ERP.
До старта проекта отсутствовала специализированная система управления проектами. Проектная деятельность и работа сервисного центра велись в разрозненных инструментах:
- Календарные планы, бюджеты и вехи проектов фиксировались в Excel-файлах и часто расходились с фактическими учетными данными.
- Для учета договоров и финансов использовалась Microsoft Axapta, для документооборота — Docsvision, для коммуникаций — Bitrix24, для обработки инцидентов — SimpleOne.
- Ни одна из этих систем не была связана с проектной деятельностью в режиме реального времени, что порождало запаздывание отчетности, ручной перенос данных и высокие трудозатраты на консолидацию информации.
- Сервисный центр испытывал трудности с контролем SLA: обращения клиентов регистрировались в ITSM, но их трудозатраты, бюджет и статусы не отражались в финансовом контуре, а руководители проектов не видели полной картины загрузки специалистов.
- Отсутствовали единые регламенты проектной деятельности, что приводило к разночтениям в подходах к планированию и отчетности между подразделениями.
В таких условиях руководство холдинга приняло решение о внедрении единого решения, отвечающего требованиям импортозамещения и способной бесшовно встроиться в существующую архитектуру на базе платформы «1С:Предприятие».
Система автоматизации управления проектной деятельностью построен на базе «1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Модуль 1С:PM представляет собой интеграционное решение для информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и обеспечивает функционал учета проектной деятельности предприятия.
Решение обеспечило:
- Глубокую интеграцию с экосистемой «1С:ERP Управление предприятием».
- Соответствие требованиям импортозамещения.
- Гибкость настройки под процессы компании.
В ходе работ проведено внедрение функциональных блоков модуля:
- Управление календарными планами проекта.
- Контроль версионности и жизненного цикла проекта.
- Управление затратами материальных ресурсов и трудозатратами проекта.
- Формирование и контроль за исполнением бюджетов проектов.
- Управление рисками проекта.
- Управление полномочиями проекта.
- Отчетность и дашборды для руководителей проектов и руководителей проектных офисов.
Автоматизированные процессы:
- Управление договорами и бюджетами проектов:
- учет договоров технической поддержки;
- формирование плановых и фактические бюджетов с учетом трудозатрат сотрудников;
- контроль финансовых отклонений в режиме реального времени.
- Стандартизация проектной деятельности:
- разработка регламентов управления проектами;
- моделирование процессов для отдела управления проектами;
- единое пространство для планирования и отчетности по всем инициативам компании.
- Настроены интеграции с корпоративными системами:
- SimpleOne (ITSM) — синхронизация задач и инцидентов;
- Axapta — обмен финансово-учетными данными;
- Docsvision — работа с документами;
- Bitrix24 — автоматизация коммуникаций и поручений.
Схема архитектуры
- Гетерогенный ИТ-ландшафт. Потребовалось выстроить бесшовный обмен данными между системами разных классов и вендоров, не нарушая их штатной работы, и обеспечить единый контур проектных данных.
- Импортозамещение без потери функциональности. Переход на отечественное ПО реализован как часть цифровой трансформации, при этом сохранены и усилены интеграции с унаследованными системами.
- Уникальная модель управления смешанными активностями. Одновременно автоматизированы проектная деятельность (инвестиционные и внутренние проекты) и операционная работа сервисного центра с жестким контролем SLA, что нетипично для классических внедрений PM-систем.
- Методологическая проработка. Параллельно с автоматизацией разработаны и внедрены корпоративные регламенты управления проектами, что позволило не просто тиражировать инструмент, а сформировать проектную культуру.
Сократилось время подготовки отчетности
Внедрение «1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» (1С:PM) обеспечило переход от фрагментарного управления к единой прозрачной системе:
- Сокращение времени подготовки отчетности на 40%. Данные по всем проектам консолидируются автоматически, дашборды руководителей формируются в реальном времени.
- Усиление контроля за исполнением проектов. Появились инструменты для план-фактного анализа бюджетов, сроков и трудозатрат, настроены автоматические эскалации при отклонениях.
- Повышение точности бюджетного планирования. Фактические данные по трудозатратам и затратам поступают напрямую из ERP, плановые бюджеты формируются по единой методике — расхождения между планом и фактом стали минимальными.
- Устранение дублирования процессов. Благодаря интеграции SimpleOne, Axapta, Docsvision и Bitrix24 данные вводятся однократно и используются во всех контурах; исключены ручные переносы и сверки.
- Улучшение кросс-функционального взаимодействия. Проектные команды, финансисты и сервисный центр работают в едином информационном пространстве с согласованными ролями и доступом.
- Прозрачный контроль SLA. Обращения клиентов, зарегистрированные в SimpleOne, автоматически подтягиваются в проектный контур как задачи, получают плановые и фактические трудозатраты и бюджет, что позволило жёстко контролировать сроки и качество сервиса.
Проект стал не точечной автоматизацией, а стратегическим шагом в построении единой системы управления проектной деятельностью холдинга Fplus. Бесшовная стыковка с ключевыми корпоративными системами, адаптация 1С:PM под внутренние регламенты и высокое качество реализации превратили проектное управление в прозрачный, прогнозируемый и хорошо контролируемый процесс.
