«НПЦ „ПОЛЮС“» построил автоматизированную информационную систему управления персоналом и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Особенностью внедрения стала масштабируемость: система охватывает 10 различных автоматизированных систем управления, поддерживает одновременную работу всех пользователей и включает интеграцию с 4 смежными системами.
АО «НПЦ „ПОЛЮС“» входит в состав госкорпорации «Роскосмос», разрабатывает и производит наукоемкое электротехническое оборудование — бортовые и наземные системы и комплексы точной механики для автоматических космических аппаратов связи и телевещания.
Цель проекта: организовать работу, учет и обмен данными в единой бесшовной системе.
Задачи проекта:
- Обеспечить более полную автоматизацию бизнес-процессов расчета зарплаты и кадрового учета и снизить трудозатраты на их ведение.
- Снизить стоимость технического обслуживания систем учета.
- Обеспечить прозрачность учета и обмена информацией между автоматизированными системами управления (АСУ) на предприятии.
Изначально учет на предприятии проводился в разрозненных системах (Microsoft Excel, несколько баз на платформе стороннего разработчика, а «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» использовалась для решения лишь некоторых задач). Данный программный комплекс не являлся единой информационной системой и имел ряд сложностей, проблем и ограничений, основные из которых:
- Для получения данных необходимо использовать различные системы.
- Большой объем ручного вода данных, что приводило к расхождению данных между системами и необходимости сверять данные в разных системах между собой.
- Большой объем двойной работы (кадровые данные необходимы в каждой из систем).
- Ручная подготовка части отчетности.
- Высокая стоимость поддержки существующих систем учета.
Схема работы систем на предприятии до начала проекта
Система автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
В ходе проекта, в несколько этапов, были выполнены следующие работы:
1 этап. Проектирование:
- Проведены интервью с ключевыми пользователями, собраны и детализированы требования к системе, подготовлены отчеты.
- Выполнен анализ организационной структуры предприятия, нормативной документации и бизнес-процессов, сформирован реестр бизнес-процессов.
- Подготовлены предложения по совершенствованию бизнес-процессов, определена возможность реализации в типовом функционале, составлен перечень необходимых доработок и определен состав рабочей группы.
2 этап. Разработка и настройка АИС, перенос данных:
- Подготовлены отчетные документы в соответствии с функциональной моделью АИС, выполнена адаптация и интеграция системы.
- Разработаны методики и средства загрузки НСИ и остатков из исторических систем, подготовлены протоколы ПСИ.
3 этап. Опытная эксплуатация:
- Разработаны инструкции для пользователей, подготовлен план-график обучения и аттестации, проведено обучение пользователей с оформлением протокола.
- Загружены НСИ и остатки из исторических систем, проведена опытная эксплуатация, оформлены соответствующие протоколы.
- Выполнены доработки АИС по результатам опытной эксплуатации.
4 этап. Опытно-промышленная эксплуатация:
- Подготовлены документы для опытно-промышленной эксплуатации, система введена в эксплуатацию.
- Проведены консультации пользователей, дополнительная настройка и доработка АИС, корректировка инструкций.
- Оформлены протоколы по итогам опытно-промышленной эксплуатации, выполнены доработки по результатам приёмки.
- Подготовлен протокол ввода системы в промышленную эксплуатацию.
Автоматизированы подсистемы:
- Кадровый учет.
- Расчет зарплаты.
- Регламентированная отчетность.
- Анализ кадрового состава.
- Учет рабочего времени.
- Применение различных мотивационных схем.
- Оценка и аттестация персонала.
- Обучение персонала.
- Управление обучением и повышением квалификации.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и других мероприятий.
Масштаб проекта:
- число автоматизированных рабочих мест: 145;
- число одновременно работающих пользователей: 145;
- общее количество используемых на предприятии АСУ (в рамках проекта): 10.
Схема работы систем на предприятии после внедрения «1С:Зарплата и управдение персоналом»
В рамках проекта были выполнены работы:
- Разработаны или адаптированы под требования более 60 печатных форм.
- Разработаны или адаптированы под требования более 80 отчетов.
- Выполнена разработка 8 новых подсистем учета:
- учет учеников;
- учет молодых специалистов;
- прохождение практики;
- учет наград;
- расчет надбавок;
- расчет финансовых затрат по заработной плате по объектам учета;
- резервы премий;
- доплаты бывшим сотрудникам.
- Выполнены более 40 различных доработок в типовых объектах и механизмах системы, для адаптации под требования.
- Разработаны механизмы интеграции с 4-мя смежными системами учета:
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- «Электронный табель» (расширение, разработанное на платформе «1С:Предприятие 8.3»);
- АСУ:Предприятие (основная учетная система на базе платформы «1С:Предприятие 8.3»);
- сетевой модуль PERCo-SM03 «Бюро пропусков».
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось формирование регламентированной отчетности
Внедрение cистемs автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» привело к положительным результатам:
- Сотрудники ведут кадровый учет, расчет и начисление заработной платы в современном программном решении, работающем на современной, развивающейся платформе «1С:Предприятие»;
- Сократились время занятости сотрудников за счет автоматизации бизнес-процессов и интеграции с другими АСУ.
- Уменьшилось время на подготовку и получение печатных форм и отчетности.
- Снизилась стоимость управления и поддержки АСУ за счет создания единой системы и типовых обновлений от фирмы «1С».
- Исключены из работы несколько баз данных на платформе стороннего разработчика, и как следствие, исключены риски, связанные с невозможностью их доработки под изменяющиеся требования.
Экономический эффект от внедрения:
- на 30% сократились расходы на материальные ресурсы;
- на 40% ускорилась обработка заказов;
- на 40% сократились трудозатраты в различных подразделениях;
- на 30% ускорилось получение управленческой отчетности;
- на 100% снизилась зависимость от зарубежного ПО;
- на 50% ускорилось формирование регламентированной отчетности.
