||
Краткое описание
Компания «Фармимэкс» построила информационную систему на базе решения «1C:ERP Управление предприятием». Осуществлен полный отказ от зарубежной учетной системы. Реализован полный цикл учета товара, начиная от закупки, приемки на склад и заканчивая реализацией заказчику. Проведена ревизия всех процессов, подлежащих автоматизации, на основе анализа практики головной организации и филиала были выработаны наиболее оптимальные сценарии для реализации в системе. Выполнена нормализация нормативно-справочной информации, анализ актуальности имеющихся данных, в результате чего удалось значительно сократить количество данных в справочниках НСИ.
АО «Фармимэкс» — российская фармацевтическая компания, один из крупнейших в России поставщиков лекарственных средств и изделий медицинского назначения. Осуществляет поставки препаратов для лечения редких заболеваний, обеспечивая помощь пациентам, лечение которых ранее было невозможно.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Заместить теряющую актуальность зарубежную ERP-систему, оставшуюсяя без поддержки вендора.
- Сократиь число ошибок и снизить трудозатраты в процессе обработки заказов и подготовки комплектов сопроводительных документов.
Задачи проекта:
- Построить единую ERP-систему и постепенно включить в контур удаленные филиалы. Унифицировать процессы филиалов как между собой, так и с процессами головной организации. В качестве пилотного был выбран филиал в Санкт-Петербурге.
- Развивать функционал ERP-системы и повысить уровень автоматизации выполняемых в ERP процессов.
- Развивать интеграцию ERP-системы с государственными информационными системами.
- Автоматизировать контроль при отгрузке для соблюдения отраслевых регламентов.
- Автоматизировать склады адресного хранения в ERP-системе.
2
Ситуация до старта проекта
На момент начала внедрения информационной системы на базе решения «1C:ERP Управление предприятием»:
- Учет в головной организации и центральном складе велся в зарубежной ERP-системе, в филиалах на решениях фирмы «1С» (в каждом филиале своя локальная конфигурация 1С).
- Нормативно-справочная информация велась децентрализовано и не всегда стыковалась в системе головной организации и системе филиала.
- Ход некоторых процессов в филиале не соответствовал процессам головной организации.
- Работа с системами маркировки велась во внешнем приложении, в филиале в конфигурации 1С.
- Организационная структура склада имела логическое деление и не соответствовала физической структуре.
- Адресное хранение в системе реализовано не было, но складская инфраструктура уже была готова и промаркирована.
- Часть выходных форм готовилась в ручном режиме.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система построена на базе решения «1C:ERP Управление предприятием». Архитектура проекта реализована в виде единой конфигурации, включающей все функциональные подсистемы и организационные подразделения предприятия (центральный офис и удаленные подразделения в объеме 1-й очереди внедрения), что позволяет вести работу в едином информационном пространстве предприятия в оперативном режиме.
Общая функциональная архитектура решения
4
Особенности и уникальность проекта
Ключевыми особенностями реализации системы являются:
- Применение библиотеки интеграции МДЛП для выполнения операций по мониторингу движений лекарственных препаратов и взаимосвязи уведомлений с документами оперативного учета.
- Использование учета товаров по сериям в целях прослеживаемости запасов по партиям поставки с сохранением связи с документами поставки и их дополнительными атрибутами.
- Выполнение автоматического оперативного расчета себестоимости с целью фиксации стоимости запасов в разрезе серий до момента реализации.
- Запрет использования запасов, не прошедших всех разрешительных стадий (например, сертификации).
- Продажи по государственным контрактам и аукционам, подразумевающие особые требования к именованию товарных позиций, а также автоматический расчет количества к отгрузке за счет собственных средств при некратных количествах спецификации. Формирование комплектов специфических выходных печатных форм.
- Унифицированная с коммерческими продажами цепочка безвозмездной поставки лекарственных препаратов на благотворительность.
- Активный контроль предельных отпускных цен на лекарственные препараты по государственному реестру, сохранение и прослеживаемость атрибутов протокола согласования цен от поставщика до покупателя.
- Автоматизация расчета и отражение в учете кредит-нот покупателю.
- Печать заказов поставщику на иностранном языке из системы.
- Интерфейс терминалов сбора данных, учитывающий особенности адресного хранения и необходимость интеграции с системами маркировки.
- Внедрена «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» на основном предприятии и интегрирована с «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Интеграция с различными системами расчета заработной платы для структурных подразделений предприятия.
- Формирование единой регламентированной и налоговой отчетности по предприятию с учетом данных филиалов из внешних систем.
Уникальность проекта состоит в том, что были реализованы регламентированные требования отраслевой специфики фармацевтической отрасли, среди них следующие:
- Прослеживаемость конкретной партии поставки до реализации товара и хранение атрибутов поставки для каждой партии запаса, возможность четкой идентификации запасов и соответствующих ему атрибутов при отзыве серии лекарственного препарата.
- Контроль соблюдения регламентов на всей товаропроводящей цепочке, по срокам годности, условиям хранения, торговой наценке, статусе таможенного оформления и фармакологического контроля.
- Контроль соблюдения условий государственных контрактов в части стоимости, сроков и объемов поставки.
- Контроль в информационной системе этапов доставки до потребителя, фиксация параметров транспортных средств и приборов регистрации температуры в процессе транспортировки.
- Реализован сложный функционал кредит-ноты (скидки поставщика) в зависимости от 3-х самостоятельных условий.
- Автоматизация формирования отраслевых регламентированных форм сопроводительных документов и отчетности (например, журнала учета движения ИЛП по унифицированной форме «Приложение № 40 к СП 3.3686-21»).
- Запуск в промышленную эксплуатацию всех подсистем осуществлялся единовременно, с одновременной работой всех пользователей. Параллельная работа в исторической системе не велась.
- Специализированный интерфейс терминалов сбора данных, поддерживающий одновременную работу как по складским операциям, так и по операциям маркировки лекарственных препаратов.
5
Результаты проекта
В ходе реализации проекта были достигнуты все поставленные цели, система запущена в эксплуатацию в установленный срок и в запланированном объеме. Наиболее важными результатами проекта являются следующие:
- Осуществлен переход в единую информационную систему на базе «1C:ERP Управление предприятием», позволяющая унифицировать данные и процессы в рамках всего предприятия.
- Осуществлен полный отказ от зарубежной учетной системы в пользу внедренного решения. Реализован полный цикл учета товара, начиная от закупки, приемки на склад и заканчивая реализацией заказчику.
- Проведена ревизия всех процессов, подлежащих автоматизации, на основе анализа практики головной организации и филиала были выработаны наиболее оптимальные сценарии для реализации в системе.
- Выполнена нормализация нормативно-справочной информации, выполнен анализ актуальности имеющихся данных, удалось значительно сократить количество данных в справочниках НСИ.
- Используемые классификаторы системы максимально адаптированы под ранее существовавшие в организации (например, план счетов, справочник статей затрат, виды номенклатуры и пр.) — это позволило снизить нагрузку на пользователей в процессе адаптации к новой системе.
- Складской учет переведен на систему адресного хранения, а сама иерархия мест хранения приближена к физической организации помещений складов, что позволяет в любой момент получать информацию о местонахождении того или иного препарата и быстрее выполнять комплектацию отгрузок.
- Увеличилась прозрачность учета, снизилась рутинная работа, существенно сократилось время на обработку первичной документации.
- Выполнена интеграция с государственными информационными системами мониторинга маркированных товаров (МДЛП, ИС МП «Честный знак»), что позволило в единой системе иметь информацию о связке движений складского учета с данными в системах маркировки.
- Выполнена миграция переходящих остатков, в части случаев с дообогащением данных, позволяющих в дальнейшем вести более детальный и качественный учет.
- В системе реализована цепочка продаж по государственным контрактам (в т.ч. интеграция с ЕИС «Закупки»), минимизирующая трудозатраты на оформление отгрузок в рамках них, а также контролирующая точность исполнения согласно условиям контракта.
- Реализована инфосистема отчетности, позволяющая в оперативном режиме видеть текущее состояние каждого контракта с точки зрения его планирования и фактического выполнения (обеспеченности, отгрузки и оплаты). Сокращены сроки подготовки управленческой и регламентированной отчетности.
- В системе заложена прочная база для дальнейшего развития системы как в функциональном, так и организационном аспектах, т.к. уже реализована и унифицирована большая часть требуемых процессов филиалов организации, оставшихся вне контура первой очереди внедрения.
- Запуск системы в эксплуатацию был подтвержден не только стабильной работой всех заложенных в нее процессов, но и сдачей из системы регламентированной и налоговой отчетности за 1-й квартал 2025 года.
- Внедренная система прошла валидацию, включая этапы IQ, OQ, PQ. Наши консультанты помогли заказчику в сборе требований и тестировании для обеспечения соответствия требованиям пользователя, регулятора и требований в области целостности данных, а также в подготовке всех документов согласно стандарту GxP.
Экономический эффект от внедрения:
- операционные и административные расходы сократились на 5%;
- уменьшились сроки исполнения заказов / оказания услуг на 5;
- трудозатраты в различных подразделениях снизились на 10%;
- дебиторская задолженность сократилась на 10%;
- обработка заказов ускорилась на 30%;
- получение управленческой отчетности ускорилось на 30%;
- ускорилось получение регламентированной отчетности на 25%.
