Хлебопекарное предприятие «КемеровоХлеб» перешло со стороннего специализированного ПО на современную учетную систему на базе «1С:ERP Управление предприятием». Уникальным отличием проекта стала доработка модулей управления складскими операциями и доставкой, а также модуля управления производством. В новой системе объединены ключевые контуры управления: кадровый учет и расчет заработной платы, продажи, производство, склад и доставка, закупки, а также регламентированный учет. Компания получила актуальную систему, поддерживающую изменения законодательства и позволяющую развивать механизмы учета.
ООО «КемеровоХлеб» работает в сфере пищевой промышленности, являясь крупнейшим хлебопекарным предприятием Кузбасса. В перечень продукции предприятия входит хлебобулочная, кондитерская и сухарно-бараночная продукция для жителей Кемеровской области.
Цели проекта:
- Перейти со стороннего специализированного ПО на современную учетную систему на базе программных продуктов «1С».
- Повысить прозрачность учета.
- Улучшить процессы исполнительской дисциплины.
- Оптимизировть бизнес-процессы предприятия.
Задачи проекта:
- Перевести учет предприятия с ERP-системы стороннего разработчика на «1С:ERP Управление предприятием» в сжатые сроки без потери привычного для сотрудников темпа работы и функционала учетной системы.
- Автоматизировать отсутствующие в текущей учетной системы блоков учета (управление доставкой, планирование и бюджетирование).
- Обеспечить бесперебойную работу непрерывного производства.
- Получать плановую и фактическую себестоимость продукции.
Предпосылкой внедрения новой информационной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» послужила некорректная и не полноценная работа используемой на предприятии исторической учетной системы, а также отсутствие своевременной поддержки силами штатного отдела АСУ, а именно:
- автоматизация бухгалтерского и налогового учета не в полном объеме, отсутствие возможности автоматического формирования и сдачи отчетности;
- проблемы при закрытии месяцев, необходимость ведения ручнных корректировок;
- отсутствие возможности планирования и контроля графика платежей;
- отсутствие автоматизации планирования производства и продаж;
- отсутствие автоматизации управления доставкой;
- отсутствие автоматизации бюджетирования;
- ручной механизм ценообразования;
- отсутствие оперативного учета списания материалов в производстве;
- некорректный расчет себестоимости;
- раздельный ввод данных в нескольких базах, необходимость ручного дублирования документов;
- при учете заработной платы и кадрового учета, расчет сдельной премиальной части зарплаты велся вручную, отсутствовала возможность автоматического формирования отчетности;
- большой объем оперативных данных, например, о состоянии оборудования, необходимости ремонтных работ, задолженности клиентов, маржинальности продукции, баланс учета доходов и расходов — велся пользователями в различных вспомогательных таблицах MS Excel.
Информационная система построена на базе «1С:ERP Управление предприятием». В ней сосредоточен основной учет, в том числе управленческий и регламентированный. Кадровый учет и расчет заработной платы ведутся в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Между двумя системами настроен автоматический обмен по технологии EnterpriseData.
Для получения и обработки клиентских заказов используется внешняя EDI-система. Поступающие в нее заказы автоматически передаются в «1С:ERP Управление предприятием». для дальнейшей обработки и отражения в учете. Такая архитектура позволяет связать ключевые учетные процессы предприятия, сохранить специализированные системы для отдельных задач и сократить ручной перенос данных между ними.
Автоматизированы функции:
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Финансовый анализ.
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия.
- Анализ данных и прогнозирование.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управленческий учет.
- Диспетчеризация грузоперевозок.
- Оформление заказов покупателей.
- Ценообразование, прайс-листы.
- Планирование продаж.
- Учет продаж ТМЦ.
- Формирование графика поступления оплат.
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Оптовая торговля.
- Розничная торговля.
- Подключение оборудования.
- Управление складскими запасами.
- Резервирование ТМЦ.
- Учет ТМЦ в цеховых кладовых.
- Комплектация и разукомплектация ТМЦ.
- Контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов.
- Подключение складского оборудования.
- Управление данными о составе и структура изделия, рецептура.
- Управление данными о технологии производства (маршрутные карты).
- Учет затрат на производство.
- Расчет нормативной себестоимости.
- Расчет фактической себестоимости.
- Учет основных средств, расчет амортизации.
- Объемно-календарное планирование производства.
- Планирование потребности в материалах.
- Диспетчеризация производства на уровне цеха.
- Учет спецодежды и спецоснастки.
- Сертификация качества сырья и продукции.
- Учет производственных заказов.
- Расчет зарплаты.
- Кадровый учет.
- Учет рабочего времени.
- Регламентированная отчетность.
- Применение различных мотивационных схем.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
- Оформление заказов поставщикам.
- Планирование закупок.
- Учет прихода ТМЦ.
- Управление отношениями с поставщиками.
- Формирование графика оплаты поставщикам.
- Взаиморасчеты с поставщиками.
- Управление отношениями с клиентами (CRM).
Масштаб проекта:
- количество автоматизированных рабочих мест: 50;
- толстый клиент: 5;
- тонкий клиент: 35;
- веб-клиент: 10;
- справочники 200;
- около 2500 документов в день;
- виды документов 118;
- объем базы 10 Гбайт.
Схема архитектуры системы
Уникальным отличием проекта стала доработка модулей управления складскими операциями и доставкой, а также модуля управления производством. Специфика работы компании-клиента заключается в том, чтобы оперативно принимать заказы от компаний-клиентов и формировать плановые задачи на производство, а также доставку продукции в ежедневном формате.
Новая усовершенствованая модель помогла оперативно выгружать большое количество заявок с нескольких электронных площадок EDI (электронный обмен данными) от клиентов в систему формирования заказов и выполнять доставку продукции точно в срок. Автоматическая и быстрая обработка большого объема заказов помогли снизить временные затраты сотрудников на формирование графиков реализации проивзодства, помочь в распределении заказов по цехам и упростить функцию реализации доставки готовой продукции по компаниям-клиентам. Кроме того, была удобно выстроена ежедневная логистика маршрутов доставки: в системе стало возможно автоматически сформировать загрузку каждого авто, с учетом данных об адресах получателя, общем весе продукции, видах используемой тары. Готовый документ по реализации печатается, отдается экспедитору, происходит сборка продукции и выезд по маршруту. Информация о реализованных заказах помогает сотрудникам компании непрерывно формировать новые графики доставки к раннему утру на каждый день.
План производства распределен по производственным линиям на дневную и ночную смены по плановым показателям (множественный этап производства). Автоматическое отображение загрузки производства помогает при необходимости формировать дополнительную загрузку линии. Таким образом, помимо возможности оперативного увеличения загрузки производственных линий, все данные о дополнительных трудозатратах сотрудников также автоматически попадают в данные по выработке сотрудников за период и формируются дополнительные начисления в расчете заработной платы. Такие данные отображаются в документе «совмещение» (по типам смен: дневная и ночная смены). Доработка классического элемента работы по спецификациям в подсистеме управления производством позволила сократить количество этапов производства, что упростило процесс работы начальникам смены.
Были проведены доработки в блоках бюджетирования и казначейства: софрмированы шаблоны БДР по подразделениям (различные шаблоны форм) и БДДС. Это позволило в автоматическом режиме считать расходы и доходы по статьям и выводить общий баланс за период (производственные расходы, общепроизводственные, общехозяйственные расходы, брак). Стала доступна калькуляция про группе продуктов (план-факт). Плановые формы расчета продукции позволили более точно считать себестоимость и настроить автоматический проуесс ценообразования. В казначействе была выполнена настройка автоматического расределения платежей с единого файла по договору заказа и формирование платежных поручений с общего заказа по реализациям (ООО «Тандер»).
В рамках доработки типового функционала «1C:ERP Управление предприятием» для ввода подсистемы «Управление продажами» в эксплуатацию были проведены работы:
- Доработка функционала «Соглашения с клиентами» для учета отсрочки платежа по номенклатуре.
- Доработка формы оплаты клиентом (заполнение этапов оплаты по номенклатуре).
- Доработка функционала планирования и бюджетирования для пересчета единицы хранения в весовом эквиваленте (виды бюджетов, экземпляры бюджетов, бюджетные отчеты).
- Доработка отражения в учете в зависимости от доп. статусов в документе «Реализация товаров и услуг».
Важным этапом являлся перенос НСИ:
- Перенос НСИ и остатков из документов MS Excel.
- Загрузка и актуализация списка действующей НСИ (номенклатура, подразделения, склады, контрагенты, договоры, статьи расходов/доходов, стади ДДС, статьи бюджетирования и пр.).
- Разработка новых списков НСИ (спецификации номенклатуры, виды номенклатуры, группы финансового учета и пр.).
В результате проекта предприятие полностью перешло с исторической ERP-системы на «1С:ERP Управление предприятием» без потери необходимого функционала. При этом по ряду наиболее важных и критичных бизнес-процессов возможности системы были расширены и адаптированы под специфику работы предприятия.
В новой системе объединены ключевые контуры управления: кадровый учет и расчет заработной платы, продажи, производство, склад и доставка, закупки, а также регламентированный учет. Компания получила актуальную учетную систему, поддерживающую изменения законодательства и позволяющую развивать механизмы учета без зависимости от устаревшего решения.
Типовая функциональность «1С:ERP Управление предприятием» была дополнительно адаптирована в части производственного и торгового учета, а также интегрирована с внешней EDI-системой для автоматического обмена данными с торговыми партнерами. Это позволило сохранить привычную логику работы по ключевым процессам и одновременно сократить количество ручных операций при передаче данных между системами.
Эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях;
- ускорение обработки заказов;
- ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности.
