В холдинге «Русагро» построили систему управления проектами на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». В ходе реализации проекта было автоматизировано управление 4000 задачами. Внедрение осуществлялось в рамках поддержки процессов строительства сахарного завода СДМ2 в Белгородской области и было реализовано за 8 месяцев. Созданная система управления проектами доказала свою эффективность, позволив построить завод в срок, при соблюдении высокого качества, без отклонений по заложенному бюджету. Благодаря внедрению просрочки по выполнению работ снизились на 90%, а перерасход бюджета уменьшился на 100%.
«Русагро» — крупнейший вертикальный агрохолдинг России. Предприятие занимает лидирующие позиции в производстве сахара, свиноводстве, растениеводстве и масложировом бизнесе. Основные активы холдинга расположены в Белгородской, Тамбовской, Свердловской, Воронежской, Самарской, Курской и Орловской областях, а также в Приморском крае. Холдинг реализует продукцию более чем в 80 регионах России и более чем в 35 странах мира.
Цель проекта: создание единой информационной системы управления проектами предприятия.
Для реализации цели проекта необходимо было выполнить следующие задачи:
- Организовать управление проектом с оптимальным количеством иерархических уровней при широком партнерстве участников.
- Обеспечить централизованное управление проектной деятельностью компании на трех уровнях: стратегическом, оперативном и текущем.
- Обеспечить эффективное управление ресурсами.
- Наладить эффективное управление рисками.
- Организовать управление отклонениями.
- Обеспечить контроль исполнения по срокам.
- Обеспечить контроль исполнения по объемам работ в натуральных показателях.
- Внедрить стандарты ведения проектной документации.
- Внедрить стандарты ведения претензионной деятельности.
- Организовать эффективную систему формирования статистической отчетности.
До апреля 2018 года для автоматизации проектной деятельности на предприятии использовалась универсальная система крупного зарубежного вендора. Однако ее функционал не обеспечивал требуемого уровня качества и удобства управления проектом строительства завода:
- В программном продукте табличного формата было крайне сложно просматривать проект из 4000 задач.
- Отсутствовали инструменты контроля выполнения задач по объемам (только по срокам и в человеко-часах).
- Отсутствовали необходимые функции управления ресурсами (формирование ресурсных графиков, выдача заданий подрядчикам, ежедневный контроль исполнения).
- Отсутствовала возможность получения расширенной статистической отчетности.
Корпоративная система управления проектами реализована на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Для удобства сторонних организаций (поставщиков, подрядчиков) предусмотрена возможность работы в подсистеме управления проектами через почту.
Участников проекта построения завода СДМ 2 «Русагро» условно можно разделить на 5 групп:
- Контролирующая группа в составе генерального директора и директора проекта СДМ 2. Утверждает структуру и бюджет проекта, а также все проектные решения (сметы и договоры, выбор подрядчиков).
- Региональное правление «Русагро» в составе директора Белгородского подразделения и директора завода Чернянский. Группа отвечает за исходные данные (технические условия, документы по санитарно-защитной зоне, градостроительному плану земельного участка, геологию, геодезию, исполнительскую документацию по сетям и т. д.), обеспечение безопасности, согласование численности работников, согласование технических заданий и т. д.
- Проектная команда СДМ 2 «Русагро». Группа отвечает за подготовку технического заказа на проектирование, для технического заказчика, согласование договоров, разработку и согласование графика проекта, согласование сметной документации при выборе подрядчиков.
- Сотрудники функциональных отделов и служб «Русагро». В рамках проекта каждый специалист, отдел выполняет работу по своему профилю.
- Служба технического заказа. Группа отвечает за получение разрешений и технических заказов, проектирование, стройконтроль, управление графиком и бюджетом проекта, планирование, отчетность, работу с отклонениями, претензионную работу, исполнительскую документацию.
- Поставщики товаров и услуг. Каждая компания-подрядчик оказывает услуги по своей специализации в соответствии с условиями заключённого договора.
Совместная работа всех участников проекта, рассредоточенных по разным отделам, компаниям и городам, организована посредством системы «1С:Документооборот 8 КОРП».
В ходе реализации проекта было автоматизировано управление 4000 задач по 140 ключевым вехам (подготовка разрешений и технической документации, проектирование, технический надзор, закупочная деятельность, строительство объектов и т. д.).
Подключение подрядчиков, поставщиков и прочих партнеров организовано различными способами. Представители сторонних организаций могут работать непосредственно в самой корпоративной системе управления проектами «Русагро» либо управлять задачами через почту.
Дополнительная специфика проекта заключается в адаптации модуля управления проектами под стандарты используемой на предприятии международной системы менеджмента качества. Данная система подразумевает определенные принципы отслеживания и регистрации инцидентов, проведения совещаний и аудитов, управления бизнес-процессами, формирования регулярной отчетности. Проектный учет в компании организован в соответствии с требованиями международной системы менеджмента качества. «1С: Документооборот КОРП» обеспечивает своевременную регистрацию и прохождение специализированных документов (отчет по инциденту, отчет по отклонению и т. п.) через все необходимые уровни управления. Реализована работа по подготовке и проведению протокольных мероприятий, контроль исполнения пунктов протоколов также ведется в соответствии с требованиями международной системы менеджмента качества. Полностью автоматизирован процесс проведения внутренних аудитов и обработка их результатов. В результате созданная система управления проектами служит тем же целям, что и применяемая на предприятии система менеджмента качества — оптимизации и ускорению бизнес-процессов, минимизации трудозатрат и исключению лишних кадровых звеньев.
Важной особенностью проекта являются также сжатые сроки реализации — всего за 8 месяцев. Функциональные модули, необходимые для сопровождения процессов строительства завода, внедрялись по мере возникновения потребности в них. Первый блок был запущен в работу уже в апреле 2018 года. На всем протяжении строительства завода участники проекта могли полноценно работать в системе.
снижение просрочек по выполнению работ
уменьшение перерасхода бюджета
Созданная система управления проектами, встроенная в общую систему документооборота предприятия, позволила:
- Создать единую рабочую среду для всех участников проекта: сотрудников различных функциональных подразделений ООО «Русагро-Центр», а также огромного числа подрядчиков и поставщиков.
- Обеспечить участникам проекта доступ к необходимой первичной документации (техническим заказам, сметам, договорам, приложениям к договорам, графикам и т. д.).
- По мере необходимости привлекать к работе по проекту сотрудников функциональных подразделений «Русагро», ставить им задачи и контролировать исполнение.
- Организовать удалённое подключение подрядчиков и поставщиков к системе всеми возможными способами: путкм прямого доступа в систему, через почту, через мобильное приложение.
- Использовать готовые шаблоны для формирования необходимой статистической отчктности.
- Использовать привычные для сотрудников «Русагро» инструменты управления процессами (процедуры постановки задач и исполнения).
Созданная система управления проектами позволила решить все задачи, которые перед нею ставились:
- Организовано управление проектом с оптимальным количеством иерархических уровней при широком партнерстве участников. Система объединяет всех участников проекта, при этом каждый из них подключается на определенном этапе, видит только ту задачу, которую должен решить, выполняет ее и возвращается к своим повседневным рабочим обязанностям (выходит или временно выключается из проекта).
- Обеспечено централизованное управление проектной деятельностью на стратегическом, оперативном и текущем уровнях. Весь проект разбит на процессы, процессы поделены на задачи, задачи — на подзадачи и т. д. Каждой задаче присвоен свой уровень критичности в зависимости от степени влияния на конечный результат (в данном случае — своевременное строительство завода). Настроены сценарии выполнения проекта (последовательность работ, расписание, алгоритмы исполнения и т. д.). Вся иерархическая структура работ в системе автоматизирована. В результате менеджеру достаточно отслеживать исключительно выполнение текущих задач, чтобы быть уверенным в успешности хода проекта в целом.
- Обеспечено эффективное управление ресурсами. По сути, весь проект из 4000 задач контролирует одна небольшая проектная группа. Под управлением данной группы к реализации проекта на разных этапах привлекаются необходимые специалисты из функциональных отделов и служб предприятия, а также внешние подрядчики. Проектная команда отчитывается по результатам перед высшим руководством (генеральным директором и директором проекта СДМ2). Т. е. система позволила обойтись без расширения штата (привлечения дополнительных сотрудников на время выполнения конкретного проекта). Минимизированы управленческие издержки.
- Налажено эффективное управление рисками.
- Организовано управление отклонениями. Созданная система позволяет на любом этапе проекта оценить успешность продвижения к конечной цели, своевременно выявить отклонения от графика и предпринять меры по компенсации отставаний.
- Обеспечен контроль исполнения задач по объемам работ в натуральных показателях. В системе настроены ресурсные графики, обеспечивающие возможность контроля выполнения задач по объемам. Для любой задачи можно указать актуальную единицу измерения в натуральных показателях (тонны, кубометры и т. д.) и ежедневно отслеживать продвижение работ.
- Внедрены стандарты ведения проектной документации.
- Внедрены стандарты ведения претензионной деятельности. Запущен раздел «Работа с претензиями». В случае явного отставания подрядчика от сроков в системе можно открыть споры. На почту отклонившегося от сроков подрядчика начнут поступать сначала предупреждения, а затем и официальные письма.
- Организована эффективная система формирования статистической отчётности. В системе автоматически формируются сводные отчеты по сотням параллельно протекающих задач. В этих отчетах наглядно представлена иерархическая структура работ и видно, на какой стадии выполнения находится каждая из текущих задач, виден процент отклонения по объемам и срокам.
- Созданная система управления проектами доказала свою эффективность, позволив построить завод в срок, при соблюдении высокого качества, без отклонений по заложенному бюджету. При этом она универсальна и может использоваться для управления любыми проектами во всех сферах и предметных областях. В дальнейшем планируется расширить функционал системы управления проектами, внедрив модуль бюджетирования.
Экономический эффект от внедрения:
- снижение просрочек по выполнению работ — 90%;
- снижение перерасхода бюджета — 100%.
