В 2018 году компания e:mg приняла решение о построении единой информационной системы на базе «1C:ERP Управление предприятием» для проектного офиса. Было решено перевести в новую систему бухгалтерский и налоговый учет, а также блок зарплаты и управления персоналом. Проект реализован в минимальные сроки — все основные работы выполнены всего за 1,5 месяца. В результате настроен многофирменный учет, заявочная кампания полностью перенесена в «1С:ERP Управление предприятием», исключен двойной ввод заявок, 100% информации вводится в систему единоразово, на 30% сокращены затраты на административный персонал.
Компания e:mg (ООО «ЭМГ») — это агентство маркетинговых коммуникаций, специализирующееся на разработке и реализации интегрированных рекламных кампаний, включающих в себя весь спектр маркетинговых инструментов. Агентство имеет огромную накопленную экспертизу в TTL и IMC, входит в ТОП-5 BTL-агентств России и является обладателем многочисленных отраслевых премий.
Цель проекта: построение единого информационного пространства для ведения оперативного, управленческого и регламентированного учета.
Задачи проекта:
- перенос блока учета оплаты труда в новую информационную систему;
- перенос блока бухгалтерского и налогового учета в новую информационную систему;
- сокращение ФОТ сотрудников административного аппарата;
- сокращение затрат на подготовку управленческой информации;
- сокращение затрат на содержание разрозненных информационных систем.
Причинами для внедрения системы стали следующие факторы:
- Разрозненность информационных систем, отсутствие автоматических обменов, двойной ввод информации в систему, высокие затраты на обучение персонала.
- Большое количество баз «1С» и выплывающие из этого ошибки, связанные с человеческим фактором.
- Отсутствие автоматического контроля затрат по сметам проекта.
- Высокая численность административного персонала, что влекло за собой увеличение себестоимости проектов и снижение прибыли.
Единая информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Специфика работы и требований к системе заключалась в следующем:
- По всем документам системы нужно использовать аналитику «направление деятельности».
- Необходимо распределение затрат на физических лиц перенести в систему (выплаты, налоги комиссии банков) — огромный объем таких операций.
- Нужны простые интерфейсы — физические лица выполняют работы разово, поэтому должно быть интуитивно понятное решение, чтобы не учить исполнителей пользоваться системой.
- Важен контроль затрат по смете (бюджету проекта), а не контроль движения денежных средств.
Работы были разделены на несколько этапов.
Этап 1. Подготовка и перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 в «1С:ERP Управление предпрятием» ред. 2.4.:
- Анализ и определение информации, требующей переноса.
- Поиск возможностей и проработка варианта переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом» в «1С:ERP Управление предприятием».
- Подготовка «1С:Зарплата и управление персоналом» к переносу данных, корректировка первоначальных данных.
- Обновление конфигурации до последнего релиза.
- Перенос данных из конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» в «1С:ERP Управление предприятием».
- Сверка данных.
- Чистка дублей в блоке «Зарплата и управление персоналом».
- Проведение регламентных операций.
- Перенос НСИ и кадровой информации.
Этап 2. Подготовка и перенос данных из «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» ред. 3.0 в «1С:ERP Управление предпрятием» ред. 2.4.:
- Анализ и определение информации, требующей переноса.
- Проверка внутренних идентификаторов НСИ для избежания конфликтов данных.
- Проработка варианта переноса данных.
- Корректировка первоначальных данных.
- Тестовый перенос данных и составление документа «Спецификация работ».
- Перенос данных из конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» в «1С:ERP Управление предпрятием».
- Чистка дублей НСИ.
- Настройка многофирменного учета.
- Проектирование методологии для отражения управленческой аналитики в новой системе.
- Настройка статей доходов и затрат и правил их распределения.
- Выравнивание взаиморасчетов.
- Перенос остатков на 31.12.2018.
- Заполнение оборотов за январь 2019.
- Обучение персонала.
Автоматизированы следующие функции:
- Бухгалтерский учет.
- Банк и касса.
- Производственные операции.
- Расчет зарплаты и кадровый учет.
- Расчеты с контрагентам.
- Регламентированная отчетность.
- Налоговый учет.
Схема архитектуры системы
По итогам проекта было автоматизировано 200 рабочих мест.
- Минимальное время на предпроектные работы. В 2018 году компания готовила решения для проектного управления. Все силы проектной команды были потрачены на разработку и моделирование управленческого учета. Все основные работы были выполнены за 1,5 месяца. С января 2019 года учет велся в новой системе «1С:ERP Управление предприятием».
- Минимальное количество проектных документов. Значительную часть времени заняли работы по построению методологии учета в новой системе (распределение доходов и затрат по направлениям деятельности, настройке статей затрат), выравниванию НСИ (договоры, контрагенты, номенклатура, проекты и т. д) и выравнивание данных в базах источниках.
- Консалтинг по ведению учета. В рамках проекта, помимо работ по переходу в новую учетную систему «1С:ERP Управление предприятием» корректировались данные учета согласно требованиям законодательства. Проведена работа с НСИ, удалены и сведены дубли, восстановлены данные по взаиморасчетам в разрезе ключевых аналитик.
- Высокая вовлеченность со стороны заказчика. За счет этого, например, подготовительные работы к проекту были выполнены всего за один месяц.
Сокращение затрат на административный персонал
Реализация проекта компанией EFSOL позволила получить следующие результаты:
- Регламентированный и бухгалтерский учет, а также блок учета зарплаты теперь ведется в единой системе «1С:ERP Управление предприятием».
- Исключены неудобства и ошибки из-за использования множества систем «1С:Бухгалтерии» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Настроено ведение многофирменного учета в компании.
- Заявочная кампания полностью перенесена в «1С:ERP Управление предприятием», исключен двойной ввод заявок (в управленческой системе и в «1С:ERP Управление предприятием»).
- Используется 1 информационная база вместо 13.
- 100% информации вводится в систему единоразово.
- На 30% сокращены затраты на административный персонал.
