В группе компаний «РЕГИОН» создали систему платежей на базе решения «1С:Управление холдингом» и интегрировали ее с внутренними системами управленческого учета, документооборота, дистанционного банковского обслуживания. В ходе реализации проекта было сделано большое количество уникальных доработок. Например, на всех участках маршрута согласования платежей пользователи могут удаленно согласовывать платежи в режиме 24/7, что значительно ускоряет процессы согласования. Внедрение системы платежей позволило сформировать единую платформу для оперативного управленческого учета, повысить скорость и качество обработки информации, эффективность бизнес-процессов и контрольных процедур.
Группа компаний «РЕГИОН» — один из крупнейших в России частных финансово-инвестиционных холдингов. В числе основных направлений деятельности группы — управление активами, брокерское обслуживание, услуги на рынке капитала, банковское обслуживание, депозитарная и лизинговая деятельность и многие другие услуги. Благодаря диверсификации бизнеса ГК «РЕГИОН» может предложить своим клиентам широкий спектр услуг.
Цели проекта:
- Замена предыдущей системы платежей на новую, на базе современной и производительной платформы.
- Существенное повышение скорости получения и обработки данных для исполнения операционных процессов.
- Качественное усиление эффективности контрольных процедур.
- Создание основы для дальнейшей автоматизации процессов бюджетирования и формирования управленческой отчетности.
- Автоматизированная проверка заявок на платеж соответствию лимитам бюджета.
- Автоматизация бизнес-процессов согласования заявок на платеж в соответствии с действующим в группе порядком.
- Автоматизация управленческого учета в части сбора факта по бюджету доходов и расходов.
На момент запуска проекта автоматизация платежей обладала рядом следующих недостатков:
- Отсутствие автоматизированного контроля на этапе исполнения платежей.
- Низкая производительность действующей информационной системы, автоматизирующей процессы согласования заявок на платеж.
- Отсутствие возможностей для развития системы.
Система платежей создана на базе решения «1С:Управление холдингом 8».
Автоматизированы следующие функции:
- бюджетирование, финансовое планирование;
- управление денежными средствами (казначейство).
В процессе реализации проекта автоматизированы несколько групп процессов:
- согласование заявок на платеж,
- контроль лимитов бюджета,
- процессы исполнения платежей и учет договоров.
Обеспечена интеграция с внутренними учетными системами, системами дистанционного банковского обслуживания, системой «1С:Документооборот 8 КОРП», MDM-системой и системой управления бизнес-процессами и проектами.
Организационный объем проекта включает свыше 10 юридических лиц, входящих в группу.
Одновременно в системе работает более 130 пользователей.
На момент передачи системы в промышленную эксплуатацию было введено и согласовано более 3000 заявок на платеж.
- Одной из особенностей проекта является наличие у компании сложной матричной структуры ответственности за согласование расходов, включающей владельцев бизнес-функций и руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).
- Реализован гибкий и адаптивный механизм маршрутизации заявок на платеж, при этом количество уникальных точек на маршруте может достигать 7.
- В дополнение к штатной функциональности и для облегчения работы пользователей была проведена интеграция с информационной системой управления бизнес-процессами и проектами, реализована возможность автоматизированного формирования заявок на платежи в соответствии с графиком, указанном в договоре.
- С учетом необходимости обработки большого объема данных было реализовано автоматизированное рабочее место (АРМ) для группового согласования / утверждения заявок.
- На всех участках маршрута согласования для пользователей была обеспечена возможность удаленной реализации своих бизнес-функций по согласованию платежей в режиме 24/7, значительно ускоряющая процессы согласования заявок на платеж.
- Для комфортной работы пользователей в интерфейс заявки на платеж добавлена информация о согласующих лицах с номерами телефонов, их делегатов и история согласования.
- Реализовано 5 дополнительных специализированных отчетных форм, позволяющих оценить текущий статус согласования платежей по инициатору, бизнес-функции, ЦФО, а также отчет для согласующего.
- В контроль лимитов добавлена возможность создавать лимитные пулы для солидарного контроля по группе статей.
Внедрение информационной системы платежей позволило:
- существенно повысить эффективность контрольных процедур при согласовании заявок на платеж;
- значительно повысить скорость и качество обработки процессов согласования заявок на платеж с учетом сложной матричной структуры ответственности;
- создать основу для дальнейшей автоматизации процессов бюджетирования и формирования управленческой отчетности.
