||
Краткое описание проекта

«Деловые Линии» снизили стоимость эксплуатации системы управления персоналом для транспортных и логистических компаний на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» за счет переходна на новую версию. Уникальность проекта заключается в комплексных изменениях в ИТ-ландшафте и организационной структуре компании. В результате на 20% сократились трудозатраты в подразделениях, на 10% ускорилось получение управленческой отчетности, на 10% ускорилось получение регламентированной отчетности.

ООО «Деловые Линии»
Заказчик

Группа компаний «Деловые Линии» является одной из крупнейших транспортно-логистических компаний России. Оказывает услуги по перевозке грузов организациям и частным лицам. У компании свыше 240 подразделений в более чем 180 городах по всей России. В штате «Деловых Линий» работают 20 000 сотрудников.

1
Цели и задачи проекта

Цель проекта: снизить стоимость эксплуатации корпоративной информационной системы «Система управления персоналом для транспортных и логистических компаний» на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» за счет:

  • продления поддержки от производителя (фирмы «1С») при помощи перехода на новую версию;
  • снижения стоимости доработок при переходах на новые версии «1С:Зарплата и управление персоналом».

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать HR бизнес-процессы.
  2. Сократить издержки на предоставление отчетов по персоналу в контролирующие органы.
  3. Сократить издержки при проведении следующих видов организационных изменений:
  • регулярные изменения структуры;
  • создание или сокращение подразделений;
  • создание или сокращение должностей.
2
Ситуация до старта проекта
Состояние до старта проекта Целевой ориентир после внедрения
  • Вероятность ошибки в расчетах заработной платы – до 15% (на основании статистики обращений в «1С».
  • Устранение ошибок идет по факту обращения сотрудников.
  • Сроки решения инцидента от 3 до 5 дней.
  • Ошибки составляют не более 1%. Проверка на корректность начислений автоматизирована.
  • Инцидент решается в течение 3 рабочих часов.
  • Не все типовые формы кадровой документации есть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.2», нет хранения истории изменений форм. В итоге внутренняя проверка требует длительной ручной подготовки документов.
  • Проверка кадровой документации в среднем показывает корректность 70%.
  • Корректность кадровой документации не менее 98%.
  • Скорость предоставления копий документов не более 2 часов (за счет автоматизации).
  • Отсутствие возможности создания модели организационных изменений и их расчета при регулярных изменениях структуры компании
  • Возможность создавать модель изменений, делать расчеты по планируемым изменениям. Возможность проверять кадровую структуру компании на будущие изменения процессов.
  • Используется модель квотирования фонда оплаты труда (ФОТ), которая не позволяет в полной мере автоматизировать кадровые процессы .
  • Возможность прогнозировать изменения ФОТ, в том числе функциональными подразделениями, автоматизировать планирование/набор/увольнение/перемещение персонала.
  • Информирование сотрудников о расчете заработной платы осуществляется при помощи предоставления сотрудникам расчетных листов.
  • Расширенное информирование через возможность получать данные по заработной плате любым сотрудникам в он-лайн режиме (в том числе на основе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3»).
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система управления персоналом для транспортных и логистических компаний построена на базе решения «1С: Зарплата и управление персоналом» 8.3 редакции 3.1. 

Внедрены следующие функциональные блоки:

  1. Учет зарплаты.
  2. Учет кадров.
  3. Учет рабочего времени.
  4. Взаиморасчеты с сотрудниками.
  5. Налоги, взносы, регламентированная отчетность.
  6. Планирование и учет занятости.

1C_Shema_DelLine.jpg

Потоки данных (HLD)

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в комплексных изменениях в ИТ-ландшафте и организационной структуре.

  1. Блок: ведение организационной структуры. Созданы наглядные механизмы управления организационной структурой, как в регламентированном, так и в управленческом контуре. Уделено особое внимание отслеживанию кадровой истории сотрудников в обоих контурах (в регламентированном и в управленческом), трансляции ее в различные внешние системы. Реализована эмуляция управленческой отчетности на основании регламентированных данных. Сформирован механизм определения руководителей по подразделениям, а также механизмы учета ответственных лиц.
  2. Блок: ведение штатного расписания. Ведение штатного расписания перенесено в сторонние системы, при этом осуществлен обмен с системами учета персонала. Сформирован механизм контроля штатного расписания.
  3. Блок: ведение графиков работы. Реализовано управление графиками работы с учетом всего многообразия, как имеющихся, так и потенциальных параметров, и их комбинаций. Особое внимание уделено соблюдению законодательства по кадровым вопросам.
  4. Блок: учет отработанного времени. Детально проработан список видов использования рабочего времени, документов, изменяющих и ведущих учет отработанного времени. Переработано взаимодействие систем по тематике блока учета рабочего времени.
  5. Блок: учет и расчеты отпусков. В рамках блока наибольшее внимание было уделено передаче данных между различными системами компании: расчеты остатков отпусков, их продолжительность, графики, использование.
  6. Блок: ведение кадрового учета. Реализован широкий набор нетиповых печатных форм. Наиболее значимые разработки: трудовой договор, дополнительное соглашение. По упомянутым формам осуществлен механизм хранения истории трудовых договоров и дополнительных соглашений. Создан отдельный документ из которого выводится широкий спектр небольших печатных форм: согласие на обработку персональных данных, уведомление, справки и т. д. Проведен анализ и внедрен типовой функционал по отчетам. Для ситуаций же, где типовой функционал не отвечал требованиям компании реализованы либо полностью новые отчеты, либо доработаны уже имеющиеся. По движению кадров реализованы различные проверки сотрудников в сторонних системах, проработаны механизмы повторного приема.
  7. Блок: расчет заработной платы. Проработано свыше 130 конкретных видов расчета (начислений), как имеющихся, так и планируемых в системе. Осуществлено сопоставление архивных («1С: Зарплата и уаправление персоналом 8.3») и запланированных начислений. Описан механизм их использования и настройки.
  8. Блок: начисление премий, доплат и надбавок стимулирующего характера. Оптимизирован процесс назначения и снятия ряда начислений, введена система дополнительного контроля сроков и объемов доплат. Разграничены права на управление начислениями.
  9. Блок: выплата зарплаты. Создан механизм по открытию лицевых счетов в банках, включая механизм по получению подтверждения. Внедрены доработки по формированию реестров выплат заработной платы по сотрудникам, которые получают зарплату на лицевой счет в сторонние банки (выгрузка в файл Excel).
  10. Блок: формирование справок по заработной плате (2 — НДФЛ и др.). Автоматизирован процесс формирования ряда отчетных документов на основании поступающих в систему данных. Добавлено несколько необходимых печатных форм.
  11. Блок: формирование отчетности по управленческому контуру. Реализован механизм хранения настроек разнесения затрат. Введены различные разрезы аналитики в соответствии с требованиями Заказчика. Заказчику предоставлены инструменты для слеживания всей картины по настройкам разнесение с учетом отклонений. В систему добавлен ключевой для блока документ: «Отражение затрат», переработаны обмены с учетом особенностей новой системы.
  12. Блок: начисление оплаты за сверхурочную работу. Создан механизм автоматического расчета количества часов переработки за период и формирования по итогу расчета документов на оплату данных часов, а также, механизм перерасчета количества часов переработки в случае внесения изменений в закрытых периодах.
  13. Блок: начисление выплат за неотработанное время. Внедрены типовые элементы системы, документы, соответствующие законодательству РФ: «Отсутствие с сохранением оплаты», «Отпуск по уходу за детьми-инвалидами», «Простой». Создана обработка «Анализ неявок» (групповой расчет документов, указание даты выплаты дохода). Аудит корректности расчета среднего в указанных документах.
  14. Блок: расчеты при увольнении. Создана разработка по расчету с уволенными сотрудниками, проанализирована и доработана система выплаты доначислений после увольнения, а также перерасчет документов увольнения и довыплата в текущем месяце.
  15. Блок: удержания из зарплаты. Разработаны механизмы по загрузке удержаний файлом Excel, а также обмен сформированными данными со сторонними системами.
  16. Блок: отражение зарплаты в бухучете. Настроены обмены между системами по типовому механизму с изменениями правил.
  17. Блок: учет исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ, вычеты. Проведен аудит типового функционала в части корректности работы с перенесенными данными. «Выровнены» полученные данные с учетом разницы требования систем и неточностей учета предыдущих периодов. Доработаны средства контроля своевременности уплаты НДФЛ (отчеты).
  18. Блок: расчетные листки (рассылка). Разработаны и внедрены следующие механизмы: ввод согласия на получение расчетного листа рассылкой на электронную почту; рассылка писем с паролем сотрудникам для возможности просмотра расчетного листа; шифрование отчета перед отправкой сотруднику; рассылка расчетного листа по расписанию; удаление в системе сформированных писем; хранение информации о факте отправки расчетного листа на электронную почту сотрудника; определение сотрудников, которые отказались получать расчетные листы рассылкой на электронную почту; определение руководителя отказавшихся от рассылки сотрудников; уведомление руководителей о необходимости распечатать расчетный лист для сотрудников; формирование уведомления (письмо на электронную почту) администратору при ошибках системы в процессе формирования отчетов.
  19. Блок: больничные листы. Проведен аудит расчета больничных листов и выверка с учетом разницы требования систем и неточностей учета предыдущих периодов. Произведена интеграция с обработкой «Анализ неявок».
5
Результаты проекта

Результаты проекта:

  1. Изменена архитектура баз «1С:Зарплата и управление персоналом». Осуществлен переход от единой базы для всех структурных подразделений («1С:Зарплата и управление персоналом 8.2») к отдельным базам для каждого структурного подразделения («1С:Зарплата и управление персоналом» ПРОФ конфигурации) и общей базе («1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП конфигурации) для консолидации данных / отчетности.
  2. Проведены организационные изменения для соответствия новой архитектуре.
  3. Проведена автоматизация HR бизнес-процессов.

Экономический эффект от внедрения:

  • на 20% сократились трудозатраты в подразделениях,
  • на 10% ускорилось получение управленческой отчетности,
  • на 10% ускорилось получение регламентированной отчетности.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
50
БиАйЭй-Технолоджиз
Февраль 2018 —
Все регионы РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.

12 Мая 2020
Маркировка лекарств 2020 – всероссийская конференция ЦРПТ

Узнаете все правила работы с  маркированными лекарствами в 2020 году. Расскажем об интеграции с ФГИС МДЛП в решениях фирмы «1С» для оптовых и розничных организаций, а также организаций, осуществляющих медицинскую деятельность.