Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский горный университет» автоматизировал учетные процессы на базе программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». В ходе проекта была восстановлена документация к информационным базам, выявлен и исключен дублирующийся функционал, внедрены процессы ТКС. В результате затраты по консультационным услугам снизились на 30%, а скорость расчета заработной платы выросла на 30%.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский горный университет» реализует все уровни высшего профессионального образования с присвоением квалификации бакалавр, магистр, дипломированный специалист для крупнейших российских и зарубежных компаний.
Цели проекта:
- развивать имеющиеся автоматизированные системы;
- автоматизировать учетные процессы учебного заведения.
Задача проекта: выявить и устранить причины проблем в работе и обслуживании автоматизированных информационных систем на платформе «1С:Предприятие 8», которые используются в учреждении:
- восстановить сопроводительную документацию к информационным базам и обменам;
- провести рефакторинг доработок;
- сократить сроки, затрачиваемых на обновление конфигураций;
- сократить объем консультационных услуг;
- регулярно обновлять конфигурации до актуальных релизов;
- выработать рекомендации по обслуживанию информационных систем по результатам накопленной статистики за 4 месяца;
- привести конфигурацию «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» к типовым номерам релизов, и типовому функционалу.
До старта проекта в университете наблюдались следующие проблемы:
- Отсутствие документации и описаний изменений, схем интеграции, архитектуры на программные продукты:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 2» объединенная с конфигурацией «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее единая конфигурация «БГУ+Закупки»);
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3» — решение для ведения кадрового учета и расчета заработной платы персонала университета. Нумерация релиза не совпадает с нумерацией релизов «1С», классифицируется как продукт индивидуальной разработки. (Далее — «ЗКГУ»);
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3» — решение для ведения учета и расчета стипендиальной части студентов. Нумерация релиза не совпадает с нумерацией релизов «1С», классифицируется как продукт индивидуальной разработки. Не идентична с базой «ЗКГУ» (Далее «ЗКГУ-Студенты»).
- Потребность пользователей в большом объеме консультационных услуг с привлечением консультантов и программистов. С июня по август объем консультационных услуг составил 850 часов. Вопросы от пользователей не повторяющиеся, связаны отсутствием описаний и документаций конфигураций и доработок к ним. Для разбора каждого вопроса невозможно применить инструкции к типовым продуктам «ЗКГУ» или «БГУ» с целью сокращения времени консультации. Для каждого вопроса консультанту-аналитику приходится разбирать алгоритм работы функционала, по которому у пользователя возникает вопрос. В ряде случаев требуется привлечение программистов.
- Необходимость сокращать сроки, затрачиваемые на обновление объединенной конфигурации «БГУ+Закупки». Причины:
- архитектурная взаимозависимость блоков «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 2» объединенная с конфигурацией «Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Отсюда необходимость обновлять объединенную конфигурацию «БГУ+Закупки» целиком, а не отдельно по блокам с последующей корректировкой обменов;
- отсутствие прогнозных данных по необходимости обновлений блока закупок и, как следствие, невозможность планировать обновления «БГУ+Закупки»;
- срок сборки обновления объединенной конфигурации «БГУ+Закупки» с полноценным тестированием в текущей архитектуре информационной системы — 3-4 недели при соблюдении полного цикла тестирования. Соответственно максимальное количество циклов обновления в квартал — 3 шт. Увеличение количества обновлений без изменения порядка работ, архитектуры, схем тестирования возможно только за счет снижения сроков тестирования релизов, и появлением последующих ошибок.
Среднее количество необходимых обновлений в 1 и 4 кварталах года для блока «Закупки» — 4 шт. критичны, для БГУ — 9 всего, 6 критичных.
- Невозможность обновления «ЗКГУ» без проведения предварительного аудита информационной базы и рефакторинга доработанного функционала. Причины: при первичном знакомстве с конфигурацией «ЗКГУ» было выявлено, что большая часть доработок выполнена по технологии «расширение», при этом в едином расширении собрано 90% всех вносимых изменений. Такая архитектура не позволяет произвести обновление конфигурации с релизом, не совпадающим с релизом «1С», т. к. при переходе на актуальный релиз, требуется сначала отключать расширение, и повторно его подключать после выполнения работ по обновлению конфигурации. Вероятность неработоспособности нового релиза и разработанного ранее расширения составляет 93%. А это значит, потребуется повторно разрабатывать весь функционал, заложенный в расширение. Цель проведения аудита — определение структуры информационной базы, наличие и технология выполнения доработок, механизмы доработок, предназначение доработок. Выявление дублирующего функционала в доработках и в типовых конфигурациях.
- Невозможность обновления «ЗКГУ-Студенты». Проблематика аналогична пункту 4. Кроме того конфигурации «ЗКГУ» и «ЗКГУ-Студенты» между собой не идентичны.
Автоматизация учетных процессов университета реализована на базе решений «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ».
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM):
- расчет зарплаты,
- кадровый учет,
- учет рабочего времени,
- регламентированная отчетность.
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность:
- бухгалтерский учет,
- банк и касса,
- основные средства,
- расчет зарплаты и кадровый учет,
- завершение периода,
- учет в обособленных подразделениях,
- налоговый учет.
В ходе внедрения были выполнены следующие этапы работ:
- Восстановление документации к информационным базам и обменам. Технический аудит баз данных.
- Обсуждение имеющихся доработок, выявление и исключение дублирующегося функционала доработок.
- Рефакторинг системы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»:
- актуализация расширений,
- перенос доработок в расширения,
- переход на типовые решения,
- затирание неиспользуемых доработок,
- проверка обработок, печатных форм, отчетов.
- Подготовка сценариев автоматизированного тестирования обновлений.
- Обновление до актуальных релизов «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
- Опытно-промышленная эксплуатация «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», приведенной к типовому номеру релиза.
Схема интеграционных процессов
Особенности и уникальность проекта заключаются в уникальности поставленных задач:
- Выстроить первую и вторую линию поддержки.
- Внедрить процессы ТКС.
Было организовано сопровождение в варианте: первая линия поддержки (консультации пользователей) + запросы на изменения.
Внедренные процессы ТКС:
- Управление обращениями (система учета заявок ProtoPrime).
- Управление проблемами.
- Управление изменениями.
- Управление релизами.
- Управление работами.
- Управление конфигурация.
Выполнен технический аудит учетных систем «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» с последующим формированием документа «Перечень отклонений схем ведения учета от функционала типовой конфигурации». Формирование перечня отклонений необходимо для проведения работ по рефакторингу системы, переходу к типовым решениям.
Выполнены работы по восстановлению документации по архитектуре системы и описанию планов обменов, с целью сокращения трудозатрат и сроков по доработке блоков. Также считаем, что данная документация должна храниться у заказчика.
Выполнен технический аудит инфраструктуры. Работы выполнены с целью корректной установки платформы и передачи информации о текущем состоянии инфраструктуры заказчику.
Осуществлен переход к задачам развития системы и внедрению цифровых сервисов. ВЫполнены индивидуальные доработки системы по требованиям Заказчика: отчетность, автоматизация инвентаризации и др.
Кроме того:
- Команда работает на территории заказчика.
- Для заказчика развернута система учета заявок (ProtoPrime), где для каждой задачи указываются:
- типы заявок (консультации и задачи на разработку),
- статусы,
- приоритеты,
- плановые сроки,
- трудоемкость.
Каждый запрос на изменение проходит дополнительный контроль архитектором системы.
Выросла скорость расчет зарплаты
Сократились затраты по консультационным услугам
- Составлен согласованный документ «Перечень отклонений схем ведения учета от функционала типовой конфигурации «1С:Предприятие» (блоки «Бухгалтерский учет», «Зарплата и кадры»).
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3» приведена к типовому номеру релиза 3.1.12.113.
- Оптимизирован объем доработок на рабочих базах данных «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения ред. 3» с учетом перечня отклонений.
Экономическая эффективность:
- совокупность выполненных ранее пунктов и проведение работ по оптимизации объема доработок на рабочей базе данных «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволила сократить затраты по консультационным услугам до 30%;
- скорость расчета заработный платы увеличилась на 30%.
Проект в справочнике внедренных решений поделила на 2 проекта, так как в справочнике можно публиковать внедрение только по одному ПП, а у нас в проекте два ПП
