Красцветмет внедрил информационную систему управления финансовыми сделками и валютным контролем, а также разработал для подсистемы валютного контроля прямую интеграцию с банками по технологии host-to-host. Система построена на базе решения «1С:Управление холдингом». После реализации проекта в компании процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна, включая процессы обмена информацией с банком, что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%. Кроме того, на 50% снизилось время на обработку платежей, подпадающих под валютный контроль, и подтверждающих документов. Документы валютного контроля формируются автоматически. Трудозатраты по процедурам учета и контроля финансовых сделок в компании в целом снижены на 30%.
Красцветмет — лидер по аффинажу всех восьми драгоценных металлов в России. Также компания производит из них технические изделия промышленного назначения и ювелирные цепи и браслеты. Красцветмет перерабатывает минеральное и вторичное сырье и выпускает продукцию с содержанием основного компонента до 99,99%. Собственный аналитический центр входит в десятку лучших лабораторий мира в области драгоценных металлов. 100% акций Красцветмета принадлежит Красноярскому краю.
Цели проекта в части блока «Валютный контроль»:
- Создание единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы валютного контроля в части подготовки и корректировки документов, отслеживания сроков, сверки с банками и других функций валютного контроля.
- Организация информационного обмена между системой «Валютный контроль host-to-host» (встраиваемая подсистема в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8») с существующими системами заказчика.
- Создание онлайн-канала обмена финансовыми документами по технологии host-to-host между системой «Валютный контроль host-to-host» и банком (Сбербанком), включая возможность в последствии подключить аналогичных обмен с другими банками, без внесения изменений в систему.
Задачи проекта в части блока «Валютный контроль»:
- Установка и адаптация системы «Валютный контроль host-to-host» (встраиваемая подсистема в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8») под бизенес-процессы заказчика.
- Интеграция системы «Валютный контроль host-to-host» с внешними системами заказчика.
- Настройка защищенного канала обмена по технологии host-to-host между системой «Валютный контроль host-to-host» и банком для обмена платежными документами, промежуточными и окончательными выписками, SWIFT-кодами, уведомлениями о зачислении валюты, ведомостями банковского контроля, сообщениями свободного формата, документами валютного контроля и их статусами.
- Обучение пользователей эксплуатации системы по ролям.
- Миграция исторических в систему, выверка результатов миграции.
Цели проекта в части блока «Финансовые сделки»: повышение эффективности процессов финансового отдела, связанных с исполнением функций управления денежными средствами за счет:
- Создания единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы управления финансовыми сделками обеспечения и дополнительной функциональности, требуемой заказчиком.
- Организации информационного обмена между подсистемой «Финансовые сделки» с существующими системами.
Задачи проекта в части блока «Финансовые сделки»:
- Миграция начальных остатков и истории финансовых сделок.
- Установка и настройка базовой функциональности системы, проведение опытно-промышленной эксплуатации, реализация всех необходимых отчетов и форм, а также всех необходимых дополнительных функций.
- Обеспечение полной сходимости данных в ежемесячных отчетах для бухгалтерии.
- Обеспечение интеграции с электронным архивом.
Ситуация до внедрения подсистемы «Валютный контроль»
Для компании «Красцветмет» приоритетом является постоянное развитие технологий, использующихся в бизнес-процессах: производственных процессах, учет и отчетность. Процессы учета и отчетности компании включают в себя ведение валютного контроля.
Для обеспечения своевременного и полного валютного контроля было принято решение об автоматизации данного бизнес-процесса. Для этого были рассмотрены предложения по автоматизации процедур валютного контроля, имеющиеся на рынке услуг. Преимущество было отдано продукту, позволяющему не только автоматически формировать документы валютного контроля и следить за сроками их представления в банк, но также и обмениваться документами с банком, включая платежные поручения и выписки, не выходя из системы. Такое решение максимально удовлетворяет требованиям оперативности учета и минимизации человеческого фактора при оформлении операций.
Ситуация до внедрения подсистемы «Финансовые сделки»
Компания «Красцветмет» использует широкий круг финансовых инструментов и большое количество открытых кредитных и других финансовых сделок, по котором необходимо постоянное отслеживание сроков оплаты и формирование отчетов. До старта проекта компания в течение нескольких лет использовала самописную систему для учета финансовых сделок и формирования отчетов по корпоративным финансам для руководства, бухгалтерии, банков и других целей.
Необходимость внедрения новой системы для управления корпоративными финансами обусловлена необходимостью реализации требований, которые реализовать в прежней системы не представлялось возможным.
Система «Валютный контроль и финансовые сделки для корпоративного казначейства» построена на базе конфигурации «1С:Управление холдингом». Для решения задач обмена с банками используется система для прямого обмена финансовыми сообщениями с банками по технологии host-to-host . Система «Валютный контроль и финансовые сделки для корпоративного казначейства» интегрирована с ERP-системой и электронным архивом.
Функциональный блок «Валютный контроль host-to-host» (как встраиваемая подсистема в «1С:Управление холдингом 8») объединяет в себе следующие бизнес-процессы:
- работа с договорами внешней экономической деятельности и изменениями к ним,
- работа с подтверждающими документами,
- работа с исходящими платежами,
- работа с входящими платежами,
- прямой обмен с банком по технологии host-to-host для обмена всеми видами документов валютного контроля,
- автоматическая загрузка данных о таможенных декларациях из базы Федеральной таможенной службы,
- контроль соблюдения сроков.
Ключевые функции системы:
- Интеграция с текущими системами ОАО «Красцветмет»: ERP, электронный архив.
- Миграция исторических данных из Ведомости банковского контроля.
- Поиск договоров и договорных документов, подлежащих валютному контролю.
- Ведение взаиморасчетов по договорам на валютном контроле.
- Отслеживание и оповещение о сроках необходимости наступления событий валютного контроля.
- Отслеживание соответствующих событий в системе и автоматическое формирование корректировок сведений о валютных операциях и справок о подтверждающих документах.
- Конвертация платежных документов и документов валютного контроля в форматы банков, отображение статуса документа.
- Разбор выписки по рублевым и валютным счетам в соответствии с требованиями валютного контроля.
- Сверка данных системы с ведомостью банковского контроля из банка в режиме онлайн.
- Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами по валютному контролю.
- Обмен с банком (Сбербанк) документами валютного контроля.
- Обмен с банком (Сбербанк) сообщениями свободного формата.
- Получение из банка (Сбербанк) промежуточной и окончательной выписки, уведомления о зачислении валюты, уникального номера контракта и ведомости банковского контроля.
- Создание и поддержание базы SWIFT-кодов банков через каналы обмена с банком (Сбербанк).
Автоматизация бизнес-процессов в блоке «Валютный контроль» дала возможность:
- ручного и автоматического создания и изменения объектов валютного контроля. Связывание объектов между собой, возможность прикрепления файлов к объектам;
- осуществление предупреждений в системе и через нотификацию о приближающихся контрольных сроках, а также их нарушении;
- ручного и автоматическоя формирования типовых сообщений в адрес кураторов договоров о нарушениях и необходимости предоставления сведений в казначейство;
- автоматического формирования сведений о валютных операциях при осуществлении валютного платежа, возможность внесения дополнительных данных валютного контроля в форму заявки на платеж;
- автоматического формирования сведений о валютных операциях при совершении операции перевода денежных средств с транзитного счета на текущий;
- возможность ведения сведений о контракте в базе договоров со всеми необходимыми подтверждающими документами для осуществления валютного контроля;
- возможность присоединения сканированных изображений подтверждающих документов к сведениям о контракте;
- формирование отчетов, содержащих основные сведения по документам валютного контроля в системе;
- автоматической загрузки и разбор выписки по валютному контролю;
- сверки с банком платежей и подтверждающих документов в реальном времени;
- обмена с банком (Сбербанк) платежными документами, сообщениями свободного формата и документами валютного контроля;
- подключения обмена документами валютного контроля с другими банками без внесения изменений в систему.
Функциональный блок «Финансовые сделки» (как встраиваемая подсистема в «1С:Управление холдингом 8») объединяет в себе следующие бизнес-процессы:
1. Управление размещениями:
1.1. Формирование карточки «Депозит (МНО)» с указанием условий размещения. Учет размещения в разрезе источника средств. Информационный анализ индикативной ставки банка. Согласование сделки по определенному маршруту. Отражение досрочного возврата по пониженной ставке, отражение расторжения сделки.
1.2. Формирование карточки «Вексель (полученный)» с указанием условий размещения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя.
1.3. Формирование карточки «Займ выданный».
1.4. Автоматический расчет процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам размещения. Отражение исторических фактичекских платежей.
1.5. Отчетные формы по сделкам размещения: «Отчет по депозитам», «Отчет по векселям».
1.6. Депозит / НСО:
- печатная форма «Справка по договору» по сделке «Депозит»;
- согласование формы с проставлением визы / подписи. Отправка формы на внешнюю информационную базу (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в системе;
- отражение факта в карточке депозита / НСО, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». Перенос выбранных пользователем плановых поступлений и платежей из «Общего графика» на закладку «Отражение фактических данных»;
- возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок на форме списка депозитов и сделок НСО (МНО).
1.7. Займ:
- печатная форма «Справка по договору» по сделке «Займ»;
- согласование формы с проставлением визы / подписи;
- отправка формы на внешнюю информационную базу (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в системе;
- отражение факта в карточке «Займ», в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». Перенос выбранных пользователем плановых поступлений и платежей из «Общего графика» на закладку «Отражение фактических данных»;
- отображение и скрытие на форме списка займов отборов по всем параметрам финансовых сделок.
1.8. Вексель:
- планирование погашения процентов с возможностью редактирования периода начисления;
- выплата процентов на определенную дату, за указанный период;
- печатная форма «Справка по договору» по сделке «Вексель»;
- согласование формы с проставлением визы / подписи;
- отправка формы на внешнюю информационную базу (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в системе;
- отражение факта в карточке «Вексель» в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». Перенос выбранных пользователем плановых поступлений и платежей из «Общего графика» на закладку «Отражение фактических данных»;
- отображение информации о текущей задолженности по векселю на форме векселя и в форме списка векселей;
- отображение на форме списка векселей отбора: «Полученные / Выданные / Все Векселя»;
- отображение на форме векселя и в форме списка векселей информации о просрочке оплаты процентов и основного долга по векселю;
- автоматическое суммирование значений по выбранным строкам, которые выбраны на форме — с учетом отборов — на форме списка векселей. Суммируются (все данные на текущий момент, без учета истории): сумма долга по векселям, сумма просрочки по векселям, сумма номиналов по векселям;
- возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок на форме списка векселей.
2. Управление привлечениями:
2.1. Учет сделок по привлечению средств с помощью следующих финансовых инструментов: кредитная линия, транш, облигации, векселя, займы.
2.2. Формирование карточек «Кредитная линия», «Транш» с указанием условий привлечения по кредитному договору. Учет возможности изменения общего лимита банком. Применение условий реклассификации статей ДДС. Ведение:
- плановых графиков погашения основного долга,
- погашения процентов,
- юридического графика погашения основного долга,
- графика по договору с информацией по остатку основного долга с учетом досрочных погашений.
2.3. Формирование справочника «Облигация» с формированием:
- общего графика с условиями погашения по оферте, уплаты по купонам;
- выпуск облигации в обращение;
- погашение облигации;
- покупка ценной бумаги;
- продажа ценной бумаги.
2.4. Формирование карточки «Вексель (выданный)» с указанием условий привлечения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя.
2.5. Формирование карточки «Займ».
2.6. Автоматический расчет комиссий, процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам привлечения. Отражение исторических фактических платежей.
2.7. Закрытие финансового периода по финансовым сделкам привлечения. Согласование документа «Закрытие финансового периода». Формирование зафиксированных графиков по финансовым сделкам с фиксацией основных параметров сделки и показателей плановых графиков на дату актуальности.
2.8. Лимиты:
- добавление нового объекта Системы «Кредитный лимит» с контролем остатка кредитного лимита на организацию по финансовым сделкам. Данный показатель для реализации отчета по лимитам в разрезе кредитора;
- поля документа «Лимит»: организация, головной банк, сумма лимита, валюта лимита, вид финансовой сделки, на которую установлен лимит;
- отчет «Справка об открытых лимитах по состоянию на дату»;
- отчет по действующим соглашениям кредитной задолженности и свободному лимиту на дату.
2.9. Кредит:
- обеспечение очищения заполненных данных при копировании документа «Транш»:
- даты выборки;
- даты погашения;
- даты начала расчета погашения;
- даты начала расчета процентов;
- таблицы фактических данных;
- плановых графиков;
- таблицы транша;
- таблицы процентной ставки.
- автоматическое заполнение таблицы фактических данных по данным общего графика документа финансовой сделки. Кнопка из общего графика на плановой сумме «Оплатить» — автоматическое заполнение фактического платежа в закладке «Фактические платежи ручной ввод»;
- групповое изменение процентной ставки и пересчета суммы процентов;
- наименование фин. сделки (Кредитная линия (КЛ), Транш, Займ, Вексель) = Номер договора + Номер по порядку;
- на форме сделки «Кредитная линия» (далее — КЛ) в закладке «Общие сведения», либо в закладке «Транши» отображение поля с данными по сумме задолженности по кредитной линии (сумма всех траншей КЛ за минусом досрочного погашения). Поле «Расчет задолженности на текущую дату» = Сумма всех траншей в рамках КЛ - Суммы досрочного погашения на текущую дату (т.е. основной долг в рамках КЛ на текущую дату);
- возможность изменения режима отражения карточки на полноэкранный;
- расчет комиссии по овердрафту связан с установленным лимитом, определение базы для начисления, исходя из установленной на дату суммы лимита;
- отчет «Кредитный портфель»;
- отчет «Расчет средней процентной ставки»;
- печатная форма «Кредитная история за период»;
- отчет «Среднедневной кредитный лимит»;
- печатная форма «Справка по договору» по сделке «Кредит/Овердрафт». Согласование формы с проставлением визы/подписи. Отправка формы на внешнюю информационную базу (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям). Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в системе;
- отражение факта в карточке кредитной линии и транша, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта автоматически по кнопке «Отразить как факт» с закладки «Общий график». Перенос на закладку «Отражение фактически данных» выбранных пользователем плановых поступлений и платежей из Общего графика;
- возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок на форме списка кредитных линий и траншей.
3. Управление ковенантами:
3.1. Учет корпоративных ковенантов по любым финансовым сделкам.
3.2. Управление задачами по вводу плановых и фактических данных по уровню заданных ковенантов.
3.3. Однократное введение фактического и планового значения ковенанта с применение для всех сделок, к которым привязан ковенант.
3.4. Возможность установки уровня ковенанта условиями или значениями, а также их изменение.
3.5. Ведение графика исполнения ковенантов, формирование напоминаний и фиксация данных об исполнении ковенанта с приложением подтверждающих документов.
3.6. Возможность копирования введенного пакета ковенант для привязки к другим финансовым сделкам.
3.7. Уведомление контролера о сроке исполнения установленных ковенантов.
3.8. Отчетная форма «Отчет по исполнению установленных ковенантов».
4. Управление сделками обеспечения
4.1. Формирование карточки «Залог с указанием условий обеспечения»;
4.2. Формирование карточки «Поручительство» с указанием условий обеспечения. Планирование платежей в зависимости от вида поручительства;
4.3. Формирование карточки «Гарантия» с указанием условий обеспечения. Контроль подтверждения гарантии банком-гарантом;
4.4. Отчетные формы по сделкам обеспечения: «Отчет по поручительствам (выданные)», «Отчет по поручительствам (полученные)», «Отчет по гарантиям», «Отчет по подтверждению банком Банковских гарантий».
4.5. Банковская гарантия / аккредитив:
- в обеспечении по финансовым сделкам отображается колонка «Сумма»;
- печатная форма — отчет «Банковские гарантии, поручительства выданные» на дату;
- отчет «Действующие выданные обеспечения» на дату;
- на форме списка банковских гарантий существует возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок;
- реализована возможность учета сделок «Резервного аккредитива» с помощью существующих в системе объектов.
Ключевые особенности проекта в части блока «Валютный контроль»:
- Автоматическое формирование документов валютного контроля.
- Конвертация и отправка в банк документов, включая платежные, непосредственно из системы. Получение статусов по отправленным документам.
- Загрузка из банка в систему выписок, уведомлений о зачислении валюты, сообщений банка, ведомости банковского контроля.
- Максимальная прозрачность и наглядность действий системы: все документы по одному договору в системе связаны между собой, фиксируется история обмена документов с банком, хранится история любого изменения документа.
- Валютный контролер все время работает в одном окне.
Рассмотрим подробнее блок конвертации и отправки документов в банк. Это уникальное решение, которое не требует дополнительных настроек в случае, если компания решит обслуживать договор в новом для себя банке.
Мэппинг полей для каждого вида документа настраивается в системе «Валютный контроль host-to-host» в формате ISO 20022. При подписании и отправке в банк документа технология host-to-host преобразует документ из формата ISO 20022 в формат конкретного банка и передает данные в банк. При получении информации из банка о каждой стадии обработки документа технология host-to-host передает соответствующие статусы и пользователь может в динамике видеть состояние отправленного документа: доставлен в банк, акцептован, исполнен/отклонен. При необходимости пользователь также может отзывать отправленные в банк документы или же, наоборот, досылать сообщения с вложениями и без.
Принцип работы в одном окне, включающий прямой обмен с банками, совершает прорыв не только в области валютного контроля, но и в области казначейства в целом, поскольку дает возможность исключить этап работ по ручному переносу данных в банк-клиент для отправки документов в банк, а значит и минимизировать человеческий фактор, то есть риск ошибки или подлога документов. Уже сейчас с уверенностью можно сказать, что это технология будущего, которое уже наступило и доступно бизнесу.
Реализация проекта в компании позволила снизить человеческий фактор в части корректного заполнения документов валютного контроля и соблюдения сроков отправки документов валютного контроля в банк за счет автоматического ведения взаиморасчетов системой и заблаговременного оповещения пользователя о необходимости сформировать документ валютного контроля для отправки в банк.
В результате внедрения системы в бизнес-процессы компании произошло смещение акцента в работе валютного контролера с аккумулирующей и расчетной функций на аналитическую за счет автоматического заполнения системой документов валютного контроля.
Настройка обмена с банком по технологии host-to-host позволила исключить риски потери валютной выручки за счет автоматической загрузки выписки банка и ее разбора.
Помимо этого, использование технологии host-to-host позволило минимизировать человеческий фактор при подготовке пакета документов для отправки в банк за счет автоматического формирования документов и их конвертации в формат банка в одном рабочем окне.
Ключевые особенности проекта в части блока «Финансовые сделки»:
- Уникальный набор детально проработанных финансовых инструментов.
- Наличие полноценной подсистемы учета и контроля ковенантов.
- Функционал автоматического формирования графиков по всем видам финансовых сделок.
- Подсистема закрытия финансового периода (с сохранением возможности формирования отчетов по данным, которые были в предыдущих периодах).
- Подсистема контроля целостности данных подсистемы.
- Возможность согласования различных документов, сделок и отчетов в системе.
- Интеграция с Bloomberg, Reuters и другими аналогичными системами (загрузка торговой информации и биржевых данных по торгам или справочной информации по ценным бумагам и другой).
- Возможность полноценной интеграции с платежным процессом корпоративного казначейства.
- Загрузка с сайтов информации по различным курсам и процентным ставкам.
- Возможности сценарного анализа.
Снизились трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%
Сократилось время обработки платежей, подпадающих под валютный контроль
Качественные результаты блока «Валютный контроль»:
- Сформирован единый ландшафт финансовых ИТ-систем компании за счет интеграции между системой «Валютный контроль» (на базе конфигурации «1С:Управление холдингом 8»), ERP и электронным архивом. Получена синергия от интеграции с ERP-системой, в которой реализован платежный процесс казначейства компании.
- Выполнена интеграция с корпоративными справочниками контрагентов, договоров.
- Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную.
- За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по не предоставлению документов в банки и не своевременному получению / репатриации валютной выручки.
- Автоматизирована платежная функция, включая автоматическое (без участия человека) получение и разбор выписки.
- Автоматизирован обмен с банком документами валютного контроля и сопутствующей информацией (сообщения свободного формата, SWIFT коды банков, уведомления о зачислении валюты, ведомости банковского контроля, уникальные номера контрактов).
Количественные результаты блока «Валютный контроль»:
- Процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна в функциональном блоке «Валютный контроль host-to-host», который встроен в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8», включая процессы обмена выписками, рублевыми и валютными платежами, сообщениями свободного формата и всеми видами документов валютного контроля с банком (Сбербанк), что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%.
- Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 40% документов.
- Сокращено время обработки платежей, подпадающих под валютный контроль на 50%.
- Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (справок, заявлений по контрактам и пр.) на основании данных системы валютного контроля, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников, которые выполняют функции в рамках бизнес-процессов валютного контроля.
Качественные результаты блока «Финансовые сделки»:
- За короткий срок (в течение 1 месяца) произведена миграция начальных остатков и истории финансовых сделок.
- За 6 месяцев, в течение которых был реализован проект, была установлена и настроена базовая функциональность системы, проведена опытно-промышленная эксплуатация, реализованы все необходимые отчеты и формы, а также все необходимые дополнительные функции.
- Обеспечена полная сходимость данных в ежемесячных отчетах для бухгалтерии. В системе обеспечена интеграция с электронным архивом.
- Заказчик получил требуемые новые отчеты, которые были недоступны в предыдущей системы.
- Процедуры учета и контроля финансовых сделок ведутся в подсистеме «Финансовые сделки для корпоративного казначейства», которая позволяет алгоритмизировать максимальное количество процессов и расчетов сумм, процентов, сроков. В результате трудозатраты по ведению финансовых сделок в компании в целом снижены на 30%.
- В системе настроено автоматическое отслеживания лимитов и сублимитов по кредиторам, что сократило риски искажения информации за счет человеческого фактора на 100%.
- Процесс формирования печатных форм по статистике кредитов и документарных операций для предоставления в банк ускорился на 80%.
- Формирование отчетности по кредитному портфелю компании в деталях, отчетности по статистическим данным средней процентной ставки и среднедневной задолженности, отчетности по финансовым вложениям, по забалансовым обязательствам ускорилось на 80%.
- Автоматизированный процесс отслеживания ковенантов в системе и оперативное формирование пакетов ковенантов к договору для предоставления в банк сократил время на сбор и обработку информации на 60% и на исключил риск несвоевременного предоставления информации.
- Настроена автоматическая передача в бухгалтерию Компании ежемесячной отчетной информации по кредитам, займам, депозитам и векселям, что сократило трудозатраты на обслуживание функции формирования и отправки отчетов на 50%.
