||
Краткое описание

Красцветмет внедрил информационную систему управления валютным контролем и разработал на ее базе прямую интеграцию с банками по технологии host-to-host. Система построена на базе решения «1С:Управление холдингом». После реализации проекта в компании процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна, включая процессы обмена информацией с банком. Это позволило сократить трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%. Кроме того, на 50% снизилось время на обработку платежей, подпадающих под валютный контроль, и подтверждающих документов. Документы валютного контроля формируются автоматически.

Открытое акционерное общество «Красноярский завод цветных металлов имени В.Н. Гулидова» (ОАО «Красцветмет»),
Заказчик

Красцветмет — один из крупнейших в мире производителей восьми драгоценных металлов, а также изделий из них. Перерабатывает все виды минерального и вторичного сырья. Продукция соответствует мировым стандартам и включена в списки «Good Delivery» (высокое качество поставки) на международных площадках. Лаборатория Красцветмета, входящая в десятку лучших в мире, сопровождает все технологические процессы.

 

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Создание единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы валютного контроля в части подготовки и корректировки документов, отслеживания сроков, сверки с банками и других функций валютного контроля.
  2. Организация информационного обмена между системой «Валютный контроль host-to-host» (встраиваемая подсистема в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8») с существующими системами заказчика.
  3. Создание онлайн-канала обмена финансовыми документами по технологии host-to-host между системой «Валютный контроль host-to-host» и банком (Сбербанком), включая возможность в последствии подключить аналогичных обмен с другими банками, без внесения изменений в систему.

Задачи проекта:

  1. Установка и адаптация системы «Валютный контроль host-to-host» (встраиваемая подсистема в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8») под бизенес-процессы заказчика.
  2. Интеграция системы «Валютный контроль host-to-host» с внешними системами заказчика.
  3. Настройка защищенного канала обмена по технологии host-to-host между системой «Валютный контроль host-to-host» и банком для обмена платежными документами, промежуточными и окончательными выписками, SWIFT-кодами, уведомлениями о зачислении валюты, ведомостями банковского контроля, сообщениями свободного формата, документами валютного контроля и их статусами.
  4. Обучение пользователей эксплуатации системы по ролям.
  5. Миграция исторических в систему, выверка результатов миграции.
2
Ситуация до старта проекта

До внедрения системы «Валютный контроль host-to-host» (как встроенной подсистемы в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8») валютный контроль в ОАО «Красцветмет» велся вручную. Разрозненность систем для валютного контроля (электронный архив, e-mail, ERP-система, банк-клиент) могло повлечь за собой нестыковку между документами, ошибки в их заполнении и отражалась на качестве контроля исполнения обязательств по валютному контролю, что в свою очередь повышало риски нарушения валютного законодательства.

Кроме того, проведение основных контрольных процедур производилось в Microsoft Excel. Все это создавало ряд рисков, связанных с человеческим фактором: от возможных потерь данных при «ручном» переносе из системы в систему, до ошибок, связанных с «ручным» мониторингом событий валютного контроля, не говоря о дублировании информации в разных системах.

Компания Красцветмет является одним из крупнейших промышленных предприятий в России и мире, постоянно развивая использующиеся в бизнес-процессах технологии, как производственные, так и в учете и отчетности. Осознавая своё стратегическое значение для внутренней и внешней экономики, Компания регулярно заключает крупные сделки по импорту и экспорту. Всё это обуславливает необходимость оперативного учета и надлежащего оформления операций, совершающихся в нерезидентами.


Для обеспечения своевременного и полного валютного контроля Компанией было принято решение об автоматизации данного бизнес-процесса. Для этого были рассмотрены предложения по автоматизации процедур валютного контроля, имеющиеся на рынке услуг. Преимущество было отдано продукту, позволяющему не только автоматически формировать документы валютного контроля и следить за сроками их представления в банк, но также и обмениваться документами с банком, включая платежные поручения и выписки, не выходя из системы. Такое решение максимально удовлетворяет требованиям оперативности учета и минимизации человеческого фактора при оформлении операций.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система «Валютный контроль host-to-host» построена на базе конфигурации «1С:Управление холдингом». Для решения задач прямого обмена с банками используется «Универсальная Платежная Система Корпораций» (УПСК). Система «Валютный контроль host-to-host» интегрирована с ERP-системой другого производителя и электронным архивом (Tessa).

Функциональный блок «Валютный контроль host-to-host» (как встраиваемая подсистема в «1С:Управление холдингом 8») объединяющий в себе следующие бизнес-процессы:

  • работа с договорами внешней экономической деятельности и изменениями к ним,
  • работа с подтверждающими документами,
  • работа с исходящими платежами,
  • работа с входящими платежами,
  • прямой обмен с банком по технологии host-to-host для обмена всеми видами документов валютного контроля,
  • автоматическая загрузка данных о таможенных декларациях из базы Федеральной таможенной службы;
  • контроль соблюдения сроков.

Ключевые функции системы:

  1. Интеграция с текущими системами ОАО «Красцветмет»: ERP, электронный архив.
  2. Миграция исторических данных из Ведомости банковского контроля.
  3. Поиск договоров и договорных документов, подлежащих валютному контролю.
  4. Ведение взаиморасчетов по договорам на валютном контроле.
  5. Отслеживание и оповещение о сроках необходимости наступления событий валютного контроля.
  6. Отслеживание соответствующих событий в системе и автоматическое формирование корректировок Сведений о валютных операциях и Справок о подтверждающих документах.
  7. Конвертация платежных документов и документов валютного контроля в форматы банков, отображение статуса документа.
  8. Разбор выписки по рублевым и валютным счетам в соответствии с требованиями валютного контроля.
  9. Сверка данных системы с Ведомостью банковского контроля из банка в режиме онлайн.
  10. Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами по валютному контролю.
  11. Обмен с банком (Сбербанк) документами валютного контроля.
  12. Обмен с банком (Сбербанк) сообщениями свободного формата.
  13. Получение из банка (Сбербанк) промежуточной и окончательной выписки, уведомления о зачислении валюты, уникального номера контракта и Ведомости банковского контроля.
  14. Создание и поддержание базы SWIFT-кодов банков через каналы обмена с банком (Сбербанк).

Автоматизация бизнес-процессов в блоке «Валютный контроль» дала возможность:

  • ручного и автоматического создания и изменения объектов валютного контроля. Связывание объектов между собой, возможность прикрепления файлов к объектам;
  • осуществление предупреждений в системе и через нотификацию о приближающихся контрольных сроках, а также их нарушении;
  • ручного и автоматическоя формирования типовых сообщений в адрес кураторов договоров о нарушениях и необходимости предоставления сведений в казначейство;
  • автоматического формирования сведений о валютных операциях при осуществлении валютного платежа, возможность внесения дополнительных данных валютного контроля в форму заявки на платеж;
  • автоматического формирования сведений о валютных операциях при совершении операции перевода денежных средств с транзитного счета на текущий;
  • возможность ведения сведений о контракте в базе договоров со всеми необходимыми подтверждающими документами для осуществления валютного контроля;
  • возможность присоединения сканированных изображений подтверждающих документов к сведениям о контракте;
  • формирование отчетов, содержащих основные сведения по документам валютного контроля в системе;
  • автоматической загрузки и разбор выписки по валютному контролю;
  • сверки с банком платежей и подтверждающих документов в реальном времени;
  • обмена с банком (Сбербанк) платежными документами, сообщениями свободного формата и документами валютного контроля;
  • подключения обмена документами валютного контроля с другими банками без внесения изменений в систему.

1C_Shema_KrasCvetMet_.jpg

Информационные потоки, которые были организованы в результате внедрения системы

4
Особенности и уникальность проекта

Ключевые особенности проекта:

  1. Автоматическое формирование документов валютного контроля.
  2. Конвертация и отправка в банк документов, включая платежные, непосредственно из системы. Получение статусов по отправленным документам.
  3. Загрузка из банка в систему выписок, уведомлений о зачислении валюты, сообщений банка, ведомости банковского контроля.
  4. Максимальная прозрачность и наглядность действий системы: все документы по одному договору в системе связаны между собой, фиксируется история обмена документов с банком, хранится история любого изменения документа.
  5. Валютный контролер все время работает в одном окне.

Рассмотрим подробнее блок конвертации и отправки документов в банк. Это уникальное решение, которое не требует дополнительных настроек в случае, если компания решит обслуживать договор в новом для себя банке. 

Мэппинг полей для каждого вида документа настраивается в системе «Валютный контроль host-to-host» в формате ISO 20022. При подписании и отправке в банк документа технология host-to-host преобразует документ из формата ISO 20022 в формат конкретного банка и передает данные в банк. При получении информации из банка о каждой стадии обработки документа технология host-to-host передает соответствующие статусы и пользователь может в динамике видеть состояние отправленного документа: Доставлен в банк, Акцептован, Исполнен/Отклонен. При необходимости пользователь также может отзывать отправленные в банк документы или же, наоборот,  досылать сообщения с вложениями и без.

Принцип работы в одном окне, включающий прямой обмен с банками, совершает прорыв не только в области валютного контроля, но и в области казначейства в целом, поскольку дает возможность исключить этап работ по ручному переносу данных в банк-клиент для отправки документов в банк, а значит и минимизировать человеческий фактор, то есть риск ошибки или подлога документов. Уже сейчас с уверенностью можно сказать, что это технология будущего, которое уже наступило и доступно бизнесу.

Реализация проекта в компании позволила снизить человеческий фактор в части корректного заполнения документов валютного контроля и соблюдения сроков отправки документов валютного контроля в банк за счет автоматического ведения взаиморасчетов системой и заблаговременного оповещения пользователя о необходимости сформировать документ валютного контроля для отправки в банк. 

В результате внедрения системы в бизнес-процессы компании произошло смещение акцента в работе валютного контролера с аккумулирующей и расчетной функций на аналитическую за счет автоматического заполнения системой документов валютного контроля.

Настройка обмена с банком по технологии host-to-host позволила исключить риски потери валютной выручки за счет автоматической загрузки выписки банка и ее разбора.

Помимо этого, использование технологии host-to-host  позволило минимизировать человеческий фактор при подготовке пакета документов для отправки в банк за счет автоматического формирования документов и их конвертации в формат банка в одном рабочем окне.

5
Результаты проекта

Снизились трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%

90%

Сократилось время обработки платежей, подпадающих под валютный контроль

50%

Качественные результаты:

  1. Сформирован единый ландшафт финансовых ИТ-систем компании за счет интеграции между системой  «Валютный контроль» (на базе конфигурации «1С:Управление холдингом 8»), ERP и электронным архивом. Получена синергия от интеграции с ERP-системой, в которой реализован платежный процесс казначейства компании.
  2. Выполнена интеграция с корпоративными справочниками контрагентов, договоров.
  3. Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную.
  4. За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по не предоставлению документов в банки и не своевременному получению / репатриации валютной выручки.
  5. Автоматизирована платежная функция, включая автоматическое (без участия человека) получение и разбор выписки.
  6. Автоматизирован обмен с банком документами валютного контроля и сопутствующей информацией (сообщения свободного формата, SWIFT коды банков, уведомления о зачислении валюты, ведомости банковского контроля, уникальные номера контрактов).

Количественные результаты:

  1. Процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна в функциональном блоке «Валютный контроль host-to-host», который встроен в конфигурацию «1С:Управление холдингом 8», включая процессы обмена выписками, рублевыми и валютными платежами, сообщениями свободного формата и всеми видами документов валютного контроля с банком (Сбербанк), что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%.
  2. Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 40% документов.
  3. Сокращено время обработки платежей, подпадающих под Валютный контроль на 50%.
  4. Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (Справок, Заявлений по контрактам и пр.) на основании данных системы Валютного контроля, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников, которые выполняют функции в рамках бизнес-процессов валютного контроля.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
50
Функциональная область
Управление финансами
Февраль 2019 —
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Начальник финансово-экономического управления ОАО «Красцветмет»
Наталья Запольская
В результате проекта внедрения на базе «1С:Управление холдингом» создан функциональный блок «Валютный контроль H2H», который полостью решает задачи валютного контроля и прямого обмена с банками. Кроме того, создана основа для интеграции с другими банками, а также развития процессов управления ликвидностью в компании.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
01 Июня 2020
Выпуск редакции 1.5 продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» и расширение номенклатурной линейки

Фирма «1C» объявляет о выпуске новой редакции 1.5 программного продукта «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» на платформе «1С:Предприятие 8.3» — совместного решения фирмы «1С» и АО «АРБИС».

29 Мая 2020
Выпущена редакция 3.1 конфигурации «Управление холдингом»

Приоритетной задачей при разработке новой редакции являлось развитие как наиболее востребованных, так и перспективных функций, способствующих повышению эффективности компаний в новых экономических условиях.