Компания «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» построила систему управления ремонтами на непроизводственных объектах (жилой комплекс, офисные здания)на базе решения «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». В новую систему загружены исторические данные о 18 000 ремонтов. Синхронизированы справочники номенклатуры на 2900 объектов ремонта. Инструментарий включает управление ремонтами и обслуживанием оборудования, зданий и сооружений, услугами с обратной связью, регламентирование процессов и автоматизацию контроля и управления. Система дополнена функциональностью Service Desk. После внедрения трудозатраты в подразделениях снизились на 15%, заказы обрабатываются на 30% быстрее. Производительность труда в производстве выросла на 20%, а производственные издержки сократились на 10%.
«Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» — один из лидеров мировой индустрии нефтегазового производства. Среди производственных объектов компании — три морские нефтегазодобывающие платформы, система морских трубопроводов, система наземных трубопроводов, объединенный береговой технологический комплекс, насосно-компрессорная станция, терминал отгрузки нефти, завод по производству сжиженного природного газа, узлы отбора и учета газа для его передачи. Компания таже владеет жилым фондом и офисными зданиями в г. Южно-Сахалинск.
Основная цель проекта: продление ресурса зданий и сооружений, оптимизация затрат на обслуживание.
Задачи проекта:
- Повысить эффективность управления техобслуживанием объектов инфраструктуры.
- Сократить затраты на обслуживание основных активов.
- Обеспечить прозрачность работ по техобслуживанию и ремонтам в целом.
- Увеличить точность планирования складских запасов, расходных материалов и запасных частей.
- Оптимально сократить складские запасы.
- Сократить внутренний документооборот ТОиР на бумажных носителях.
- Обеспечить достоверность данных для оценки результативности работ подрядных организаций и повысить контроль исполнения работ.
До начала проекта компания на своих непроизводственных объектах использовала для автоматизации управления ремонтами информационную систему, имеющую определенные минусы. В частности не было возможности учитывать материальные и трудовые ресурсы, необходимые для выполнения работ, и фиксировать их в единой информационной системе для формирования отчетов. В то время как учет трудовых и материальных затрат на конкретные работы является обязательным требованием компании.
Не было возможности проводить качественный мониторинг ключевых показателей эффективности подрядных организаций (KPI). Данные о проведенных работах выгружались в таблицу Microsoft Excel для отчета по KPI. В результате документ получался громоздким, неудобным для проверки и анализа. Далее вручную формировался отчет, который мог содержать ошибки и неточности, что также затрудняло работу по расчету показателей.
Компания нуждалась в более развитом решении, функциональность которого можно было бы при необходимости дорабатывать. Важными условиями при выборе программного продукта были доступная техническая поддержка и возможность, если потребуется, расширять число лицензий.
Система управления ремонтами построена на базе решения «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». В новую систему загружены исторические данные о 18 000 ремонтов. Синхронизированы справочники номенклатуры на 2900 объектов ремонта. Иерархия справочника объектов ремонта состоит из 14 341 элементов для 10110 групп (папок) объектов ремонта. Система содержит 700 техкарт со сведениями о необходимых технологических операциях. Спустя несколько месяцев после внедрения, в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» постоянно работают до 30 пользователей, всего в системе зарегистрировано 70 пользователей, содержится более 10000 документов.
Всего в ходе проекта было реализовано более 20 специальных доработок как в системе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП», так и в бизнес-процессах компании. Наиболее важные из них:
- реализована иерархическая структура объектов ремонта;
- реализованы разные подходы по определению приоритета плановых и внеплановых работ по аналогии с производственными объектами компании;
- уточнен механизм приема заявок на техобслуживание через Service Desk;
- создан документ «Плановая доступность ремонтного персонала», в котором отображается занятость исполнителей в графике скользящего планирования;
- создан документ «Результаты инспекций ППР» для внутренних аудитов (ППР — планово-предупредительный ремонт);
- доработан монитор KPI для отслеживания ключевых показателей эффективности, добавлены 19 новых KPI;
- создан документ «Оценка заявителя» для обратной связи в рамках бизнес-процессов по СОУОУ (соглашение об уровне оказания услуг, SLA);
- создано автоматическое рабочее место (АРМ) «Контроль состояния объектов»;
- соблюдены требования по информационной безопасности.
Для успешной работы в сфере управления инфраструктурой предприятий функционал «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» дополнен сервис-деском. Методологически решение опирается на международные стандарты и практики, адаптированные к российским реалиям и требованиям:
- EAM (стандарт по управлению активами предприятия).
- ITIL (лучшие практики по организации сервисных процессов).
Инструментарий решения включает:
- управление ремонтами и обслуживанием оборудования, зданий и сооружений;
- управление услугами с обратной связью;
- регламентирование процессов;
- автоматизацию контроля и управления, комплексный мониторинг.
Ключевые инструменты:
- База данных объектов ремонта: от «плоских» списков к иерархиям. В рамках проекта было принято решение строить базу данных на основе иерархий. Для объектов инфраструктуры иерархия построена следующим образом: от списка укрупненных объектов (зданий и сооружений) — к функциональным системам (например, водяное пожаротушение, производство электроэнергии и т.п.) и далее — к отдельным объектам ремонта (пожарный кран, дизель-генераторная установка и т.д.).
- Матрица оценки рисков: от реактивного к риск-ориентированному управлению. Настраиваемая матрица на основе оценки рисков позволяет определить и закрепить в системе приоритеты очередности ремонтных работ: что нужно сделать безотлагательно, что во вторую очередь, а что можно перенести на следующий ремонтный период с минимальными рисками.
- Дополнительно для каждого объекта ремонта была определена категория критичности в зависимости от функционального назначения оборудования и риска, который может создать условие неработоспособности того или иного оборудования. Категории были определены в результате ранжирования, вручную выполненного в разрезе видов ремонта. При формировании обоих подходов специалисты «Сахалин Энерджи» использовали опыт, наработанный на производственных объектах компании.
- Соглашение об уровне оказания услуг. Соглашение об уровне оказания услуг (SLA) подписано компанией «Сахалин Энерджи» с подрядчиками и позволяет контролировать их работу, снижать издержки, поддерживать безопасность и комфорт проживания и работы резидентов (жильцов) комплекса «Предгорье Зимы». В жилом комплексе каналом для первичных обращений служит телефон и электронная почта горячей линии службы поддержки Service Desk, заявки принимаются с 8 утра до 8 вечера на русском и английском языках. Диспетчер службы поддержки принимает звонок или электронное обращение, регистрирует в системе «Выявленный дефект», определяет приоритет согласно соглашению об уровне оказания услуг, указывает ответственного инженера по направлению. После регистрации «Выявленного дефекта» ответственный инженер получает уведомление на рабочую почту о регистрации на его имя нового документа. Далее, проверив всю информацию о дефекте, ответственный инженер формирует заявку на ремонт, предварительно согласовав со службой поддержки дату и время устранения дефекта. Приоритет по более сложным либо специфичным работам ответственный инженер определяет по матрице оценки рисков. Завершив работы по заявке, исполнитель формирует «Акт о выполнении этапа работ» и отчитывается в системе о выполнении. Служба поддержки запрашивает у инициатора обращения оценку качества работ: инициатор может составить отзыв по электронной почте, телефону или на бумажном бланке, который приносит с собой ремонтник. Обратная связь по факту выполненных работ фиксируется в системе «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» документом «Оценка заявителя». С помощью разных подходов к приоритизации устранения дефектов разного уровня сложности «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» одновременно решает несколько задач для разных групп пользователей:
-
- резиденты жилого комплекса получают возможность быстро сообщить о проблеме, получить оперативный отклик и гарантированную помощь, а также оценить качество услуг;
- сотрудники «Сахалин Энерджи» и подрядные организации, работающие на объектах жилого комплекса (реализовано в 1-й очереди проекта), в офисных зданиях (будет реализовано во 2-й очереди) также получают возможность направить заявку, работы по которой будут выполнены в установленный срок, и оценить качество услуг;
- сотрудники управления эксплуатации и развития инфраструктуры могут инициировать ремонтные работы, если сами обнаружили неисправность;
- сотрудники генеральных подрядчиков в системе технического обслуживания объектов ремонта инфраструктуры «Сахалин Энерджи» получают заявки и выполняют работы по ним, опираясь на заданные в системе нормативы, распределяя загрузку сотрудников, инструменты и материалы. Также могут инициировать ремонтные работы, если сами обнаружили неисправность;
- ответственные сотрудники управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи» имеют доступ ко всей информации по выполнению каждой конкретной заявки по всем плановым и внеплановым ремонтным работам.
- Скользящее планирование: от стандартного графика к гибкому. Система «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» использует расширенные возможности планово-предупредительных ремонтов (ППР): график формируется на основе данных о фактической наработке оборудования и по нормативам из техпаспортов. График можно составлять автоматически для всех активов сразу, отдельных групп и видов, по конкретному оборудованию. Планирование ремонтов возможно в любых периодах: на год с помесячной разбивкой, на месяц с разбивкой по дням и по другим периодам. В «Сахалин Энерджи» формируют 52-недельные, 90-дневные и 14-дневные план-графики работ. Механизм скользящего планирования, реализованный в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» , позволяет «замораживать» ближайшую неделю в 14-дневном план-графике работ — таким образом все зафиксированные в нем работы не подлежат корректировке и должны быть выполнены не менее чем на 80%, их выполнение отражается в мониторе KPI. Подрядчикам это удобно для гибкого распределения работ, «Сахалин Энерджи» — в целях контроля их выполнения и оценки эффективности деятельности подрядных организаций.
- Монитор показателей KPI: от базовых метрик к специальным. Для работы «Сахалин Энерджи» с подрядчиками к базовым метрикам встроенного в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» монитора показателей KPI были добавлены еще 19, с помощью которых компания измеряет:
-
- скорость обработки информации по выявленным дефектам и формирования заявок в системе сотрудниками подрядной организации;
- своевременность выполнения работ.
- отклонения от плана работ.
Сергей Дода, начальник управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»
В «Сахалин Энерджи» действует корпоративная система управления рисками — для нас это один из базовых методов достижения бизнес-целей и соблюдения международных стандартов. Наш слоган «Цель — ноль. Без травм. Без разливов» подразумевает не только безопасность непосредственно производства, но и безопасность любого труда и проживания. Каждый из наших сотрудников на территории жилого комплекса и офисов может поделиться своими наблюдениями или пожеланиями, существует так называемая «Карта вмешательства» — карточка, которую можно заполнить, если вы заметили потенциально опасную ситуацию или предпосылки к ней. Были случаи, когда в результате таких предложений мы меняли регламенты безопасности. Управляя рисками, мы заинтересованы в минимизации любых негативных последствий: экономических, производственных, экологических, социальных и трудовых, репутационных. При организации обслуживания жилого комплекса и офисных зданий все эти факторы критически важны, поскольку речь идет о круглосуточном жизнеобеспечении наших сотрудников. Поэтому возможности, которые дает матрица оценки рисков в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» полностью отвечают нашим представлениям о современных бизнес-инструментах.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Рост производительности труда в производстве
Снижение производственных издержек
Ускорение обработки заказов (заявок на ремонт)
Благодаря работе системы управления ремонтами на базе решения «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» компания получила следующие результаты:
- Добились прозрачности управления материальными активами, объединив в системе более 2900 территориально-распределенных объектов ремонта.
- Сохранили полноту исторических данных о 18 000 ремонтов из ранее использовавшейся системы и разработали отчет для получения из них необходимой информации.
- Добились возможности минимизировать риски при планировании работ.
- Реализовали разные подходы и механизмы при определении приоритета выполнения ремонтных и плановых работ, опираясь на опыт производственных объектов «Сахалин Энерджи».
- Добились возможности реалистичного планирования ремонтов и техобслуживания.
- Добились возможности получения из системы всей необходимой документации для внутренних аудитов.
- Обеспечили возможность получения аналитики по бизнесу и оценки эффективности по стандартам «Сахалин Энерджи», доработав стандартный монитор показателей KPI.
- Реализовали в «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» возможность работы с подрядчиками по соглашению об уровне оказания услуг.
- Обеспечили прозрачность учета.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 10%.
- Ускорение обработки заказов (заявок на ремонт) — 30%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 50%.
- Ускорение получения регламентированной отчетности — 50%.
- Рост производительности труда в производстве — 20%.
- Сокращение производственных издержек —10%.
- Сокращение сроков исполнения заказов (заявок на ремонт) / оказания услуг —15%.
- Сокращение длительности простоев оборудования — 20%.
Иван Терещенко, ведущий специалист управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»
Один из важных для нас результатов проекта по внедрению «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» — нам удалось привести бизнес-процессы управления эксплуатации и развития инфраструктуры в соответствие с общими бизнес-процессами и методологиями «Сахалин Энерджи», благодаря совмещению имеющегося опыта работы производственных объектов и гибкости и расширяемости, которые продемонстрировала система «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». Мы смогли реализовать большую часть задуманного для полноценного управления процессами технического обслуживания. Неоспоримое преимущество проекта — использование для автоматизации процессов отечественной разработки, представленной на рынке ИТ-систем. Это плюс, учитывая относительную дешевизну по сравнению с иностранными системами и оптимальное соответствие функциональным требованиям. Система проста в поддержке, и в будущем мы сможем развивать ее собственными силами.
