В холдинге S7 Technics построили систему расчета заработной платы и управления персоналом на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Новая система помогает руководству холдинга оперативно планировать загрузку персонала, прогнозировать затраты на фонд оплаты труда и оценивать потери рабочего времени при производственном процессе. Стандартизированы все виды оплат и удержаний в юридических лицах холдинга. Внедрена единая методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Заработная плата для более 2500 сотрудников по 100 видам начислений и 15 видам удержаний рассчитывается по единым стандартам. Сохранен точный расчет остатков отпусков, в том числе, дополнительных отпусков за вредные условия труда.
Холдинг S7 Technics (в прошлом Инжиниринг) — ведущий провайдер по техническому обслуживанию воздушных судов западного производства в России и СНГ. Входит в состав крупнейшей в России частной авиакомпании S7 Airlines. Холдинг выполняет базовое и оперативное техническое обслуживание воздушных судов: Airbus, Boeing и Sukhoi Superjet. В состав холдинга входят компании, расположенные в Москве, Новосибирске, Минеральных Водах, Владивостоке, Иркутске и Якутске.
Цель проекта: построить информационную систему, которая позволит:
- реализовать разработанные правила ведения кадрового учета, расчета заработной платы и прочих расчетов с персоналом;
- сократить время на формирование регламентированной отчетности;
- оптимизировать планирование расходов на оплату труда;
- обеспечить оперативное получение данных для анализа распределения затрат на персонал при формировании себестоимости услуг по ремонту воздушных судов.
Задачи проекта:
- ускорить расчет зарплаты;
- получить гибкий инструмент для анализа затрат на заработную плату и финансового планирования расходов на персонал.
Ранее для кадрового учета и расчета заработной платы в компании использовались несколько информационных баз (своя для каждого юридического лица). Используемая на предприятии информационная система не обеспечивала учета по новой методологии, печатные формы кадровых приказов имели различия. Были сложности с поддержанием существующей информационной системы в актуальном состоянии, вследствие чего существовали риски возникновения ошибок при формировании регламентированной отчетности. Из-за разнородности сведений руководство получало информацию о кадровом составе и распределении затрат на оплату труда в различных форматах, что затрудняло процесс консолидации данных.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Система расчета заработной платы и управления персоналом построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Проект по внедрению данной системы осуществлялся в территориально-распределенном холдинге, который затрагивал главный офис в Москве, Минеральных водах, Новосибирске и аэропорте Домодедово.
Кадровая служба S7 Technics обрабатывает более 1500 кадровых документов в месяц. Заработная плата в холдинге рассчитывается с учетом тарифных ставок согласно квалификационным разрядам и классам сотрудников, надбавок и дополнительных премий. На всех предприятиях применяется суммированный учет рабочего времени. Есть сотрудники, работающие во вредных условиях труда, ведется расчет дополнительных страховых взносов и учет стажа для сотрудников, занятых на работах с досрочной пенсией. Осуществляются выплаты бывшим сотрудникам и прочим физическим лицам, ведется учет внезарплатных доходов. Для контроля допуска сотрудников к работам с определенными типами воздушных судов необходимо вести учет и контролировать сроки действия сертификатов, подтверждающих квалификацию исполнителей. Согласно концепции по развитию квалификации персонала планируется прохождение учебных курсов.
До начала проекта по внедрению специалисты компании провели работу по формированию единого подхода к правилам расчета заработной платы и методологии ведения кадрового учета. Было выбрано эталонное юридическое лицо, правила ведения учета которого взяли за основу для внедрения.
Система «1С:Бухгалтерия» использовалась как временное решение для выгрузки проводок по отражению начисления заработной платы, страховых взносов, оценочных обязательств и информации о выплате заработной платы с последующим переносом в систему автоматизации основных направлений деятельности предприятия стороннего производителя. Такое решение было принято т.к. планировался комплексный проект по переводу регламентированного учета в «1С:ERP Управление предприятием».
Система позволила автоматизировать и решить следующие задачи:
- Кадровый учет (ведение штатного расписания, кадровых действий, учет персональных данных, стажей, сертификатов, учет рабочего времени).
- Расчет и выплата заработной платы (учет доходов в виде оплаты труда и внезарплатных доходов работников, а также физических лиц, не являющихся сотрудниками предприятия).
- Учет НДФЛ и страховых взносов.
- Формирование резервов отпусков в бухгалтерском и налоговом учете (метод МСФО, нормативный метод, расчет процента ежемесячных отчислений от ФОТ на резервы отпусков).
- Отражение зарплаты в регламентированном учете.
- Формирование регламентированной отчетности.
Схема архитектуры системы
Проект был выполнен с применением Scrum-технологий гибкой разработки программного обеспечения. Процесс проектирования был разбит на несколько этапов (спринтов). По результатам каждого спринта была разработана модель учета, отраженная в системе на основе данных сквозных контрольных примеров. На выходе каждого спринта руководство получало прототип будущей системы и еще до внедрения четко представляло, как система будет выглядеть и каким образом будет решать задачи компании. В итоге проект был выполнен всего за 5 месяцев, новая система внедрена в подразделениях холдинга в Новосибирске, Москве и Минеральных водах.
Холдинг S7 Technics базируется в разных городах: Новосибирск, Москва, Минеральные воды. Рабочая группа проекта находилась в разных регионах страны. Координация сотрудников в территориально-распределенных местах осуществлялась между командой исполнителя, аутсорсинговой компаний, которой был передан бухгалтерский учет, и компанией заказчика. Во время проекта учет велся обособленно: у всех юридических лиц холдинга не было единой методологии учета. В процессе удалось унифицировать методологию по кадровому учету и расчету заработной платы. На этапе проектирования и моделирования команда заказчика приезжала очно на площадку исполнителя — это позволило установить хороший личный контакт и более эффективно взаимодействовать.
Сопровождение осуществлялось удаленно. На этапе моделирования команда исполнителя совместно с командой заказчика разработали шаблоны предоставления данных контрольных примеров. Это позволило создать наиболее полные сквозные примеры для модели будущей системы. С технической стороны, были реализованы следующие доработки системы:
- Доработка алгоритма расчета остатков дополнительных отпусков. Из нормы вычитаются периоды нетрудоспособности, учебного отпуска и административного отпуска, если его продолжительность превышает 14 дней в год. Рабочий период дополнительного отпуска приравнивается к рабочему периоду основного отпуска. В случае если дополнительный отпуск назначается сотруднику в середине рабочего периода, норма дней дополнительного отпуска пересчитывается пропорционально отработанному времени.
- Доработка документа «Увольнение». В документ добавлена табличная часть «Выходные пособия». Это дает возможность указывать несколько видов пособий при увольнении. Список пособий заполняется автоматически при указании основания увольнения. Сумма пособия рассчитывается автоматически и делится на необлагаемую и облагаемую налогами и страховыми взносами.
- Разработка отчета для расчета процента ежемесячных отчислений от ФОТ на резервы отпусков для нормативного метода. В отчете рассчитывается предполагаемое количество дней отпуска, которые он возьмет в следующем году (на основании остатков отпусков и графика отпусков), рассчитывается среднедневной заработок и предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков, рассчитывается сумма страховых взносов. На основании этих данных рассчитывается процент отчислений на резервы.
Уменьшилось время на расчет зарплаты
Ключевые результаты проекта:
- Внедрена единая методология расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Унифицированы печатные формы кадровых распорядительных документов и документов по расчету зарплаты. Такой подход позволил сократить ошибки при оформлении документов и осуществлять контроль по унификации документов. Единая структура данных облегчила их консолидацию при подготовке отчетности руководству холдинга.
- Значительно ускорился расчет зарплаты. К примеру, для самого многочисленного предприятия холдинга, в штате которого 1,5 тыс. сотрудников, время на расчет зарплаты за месяц уменьшилось с 2 часов до нескольких минут.
- Получен гибкий инструмент для анализа затрат на заработную плату и финансового планирования расходов на персонал. Система выдает более 100 различных отчетов для кадровой службы, расчетной группы и специалистов по регламентированной отчетности в различных разрезах (по категориям должностей, подразделениям, должностям, категориям персонала). Скорость подготовки отчетов удовлетворяет требованиям бизнеса. Руководство холдинга S7 Technics получило эффективный инструмент для планирования трудовых ресурсов, оперативного анализа затрат на персонал и оценки эффективности работы сотрудников, который позволит разработать и внедрить новые проекты в сфере управление персоналом.
