«1С:Документооборот» помогает «Почте России» повышать эффективность и клиентоориентированность

«Почта России» и фирма «1С» сообщают об успешном запуске в промышленную эксплуатацию ЕСЭД на базе «1С:Документооборота». К системе уже подключены 36 000 пользователей более чем в 1000 подразделений ФГУП «Почта России» по всей стране. Для предприятия это стало очередным шагом реализации стратегии, предусматривающей повышение эффективности, конкурентоспособности и клиентоориентированности.

Для повышения эффективности «Почте России» было важно обеспечить оперативный обмен документами между аппаратом управления и региональными представительствами, преодолеть лоскутную автоматизацию бизнес-процессов и перевести значительную часть документооборота и отчетности в электронный вид. Для этого требовалась производительная система электронного документооборота (СЭД) с широкими функциональными возможностями.

По итогам открытого конкурса на модернизацию системы электронного документооборота «Почты России» была выбрана программа «1С:Документооборот» на масштабируемой высокопроизводительной платформе 1С:Предприятие 8.

Реализация проекта проходила с августа 2016 по декабрь 2018 года. Работы включали предварительное обследование и анализ видов документов ФГУП «Почта России», процессов обработки документов, их оптимизацию. Благодаря активному участию в проекте руководства и специалистов «Почты России» удалось не только успешно завершить внедрение ЕСЭД, но и уже на пилотных запусках получить значимые для бизнеса эффекты. Так, первые документы были обработаны уже в декабре 2016 года в Ростове и Воронеже.

Ключевая особенность СЭД «Почты России» на базе «1С:Документооборота» — сочетание беспрецедентного масштаба и стабильной производительности. Единая СЭД охватила аппарат управления предприятием, 86 филиалов, более 1000 обособленных структурных подразделений в стране и за рубежом. Ежедневно в системе регистрируют 5000 новых документов, автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными документами, обращениями граждан и организаций, договорными документами, коммерческими условиями, документами по закупочной деятельности, архивной документацией и другими видами документов.

Для хранения и организации данных применяется свободно распространяемая СУБД PostgreSQL, работающая под управлением ОС Linux.

Особенностью ЕСЭД «Почты России» можно назвать высокоэффективный механизм обмена данными. Он не только поддерживает оперативный регулярный обмен документами между аппаратом управления предприятием и регионами, но и обеспечивает многократный запас производительности на случай, например, внеплановых массовых рассылок документов.

В системе также применяется расширенный функционал, призванный исключить неправильные и неточные действия по работе с документами, упростить взаимодействие сотрудников. Например, параллельное редактирование документов дает возможность нескольким сотрудникам одновременно вносить корректировки и просматривать замечания коллег в режиме реального времени. Протокол разногласий позволяет эскалировать спорные замечания по документам на ответственного сотрудника для принятия решения. Правила коммуникации позволяют при организации взаимодействия автоматически соблюдать иерархию управленческих уровней сотрудников и подразделений. Помимо перечисленных, используются и другие технологические разработки.

ЕСЭД «Почты России» интегрирована с внутренними информационными системами: центральной базой данных кадровой информации, информационной системой обработки обращений граждан, системой управления судебными делами, автоматизированной информационной системой управления заказом и др.

Благодаря широким возможностям гибкой настройки бизнес-процессов на протяжении использования системы с её помощью можно будет решать новые актуальные задачи по организации документационного обеспечения управления предприятием, по оптимизации взаимодействия сотрудников и подразделений.

Высокопроизводительная, масштабная ЕСЭД на базе 1С:Документооборота помогла Почте России объединить многочисленные филиалы и почтамты в одну сквозную управленческую структуру, таким образом — повысить эффективность управления предприятием и сократить операционные затраты. В результате внедрения ЕСЭД на базе 1С:Документооборота на всех уровнях организационной структуры удалось сократить бумажный документооборот на 35%, снизить трудозатраты по обработке документов на 10%, время исполнения запросов по подбору документов на 50%, значительно сократить сроки согласования документов, повысить уровень контроля исполнения документов и поручений.

Планируется дальнейшее расширение функциональности ЕСЭД Почты России, более тесная интеграция с ключевыми системами предприятия, благодаря чему её можно рассматривать как одну из платформ, вокруг которых будет развиваться масштабная цифровая трансформация госкомпании.