В компании «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз) построили единую информационную систему управленческого и регламентированного учета на базе решения«1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана». В результате увеличена производительность бизнес-процессов, значительно сокращены сроки выгрузки финансовой отчетности в материнскую компанию, гарантировано хранение сканированных первичных документов в «1С:ERP Управление предприятием», обеспечена возможность подписания необходимых документов посредством ЭЦП, что позволяет работать в удаленном режиме.
ТОО «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз) — динамично-развивающаяся компания, выполняющая широкий комплекс научных исследований от планирования разведки и разработки до проектирования и обустройства нефтегазовых месторождений группы КМГ. Численность работников компании — более 1000 человек. Структура компании — головной офис и филиалы.
Цели проекта:
- повысить эффективность взаимодействия подразделений компании;
- обеспечить внутренний контроль деятельности подразделений;
- минимизировать трудозатраты на ведение учета;
- обеспечить своевременное формирование управленческой отчетности;
- повысить качество информации.
Задачи проекта: создать единую информационную систему производственного, управленческого и регламентированного учёта, а именно:
- автоматизировать процессы управленческого учета (бюджетирование, закупки, обучение, управление договорами);
- автоматизировать процессы расширенного функционала кадрового администрирования и управления персоналом;
- автоматизировать сбор и формирование необходимой отчетности;
- унифицировать и стандартизировать учет в головном офисе и филиалах для дальнейшей централизации некоторых бизнес-процессов;
- формировать и поддерживать единые справочники, назначать их владельцев, ввести регламенты их управления, интегрировать с внешними источниками по необходимости;
- оптимизировать внутренние процессы согласования и утверждения регламентных процедур;
- вести управленческую отчетность для руководства на инструментах бизнес-аналитики.
До начала проекта в компании существовало несколько различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управление персоналом, система раздельного учета по проектам, система документооборота. Разрозненность систем не позволяла слаженно оперировать данными финансово-хозяйственной деятельности, поэтому одной из главных задач было объединение их на одной платформе.
Система бухгалтерского учета технически не позволяла использовать новейшие серверные технологии, производить модернизацию и изменения, что приводило к увеличению ручных операций. Отсутствовал полноценный объединенный контур управленческого и производственного участка, функционал бюджетирования и мониторинг финансового состояния и взаиморасчетов, оперативный контроль закупок. Основная часть бизнес-процессов была не формализована.
Актуальной была и задача признания выручки учета МСФО 15 «Выручка по договорам с покупателями» с учетом специфики компании и внутреннего бизнес-процесса.
Процесс выгрузки данных бухгалтерского учета через систему индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности (СИКФО) в финансовую отчетность материнской компании КМГ был весьма длительным.
В совокупности вышеперечисленные факторы привели к необходимости внедрения новой информационной системы.
Единая информационная система управленческого и регламентированного учета реализована на базе программы «1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана», как наиболее полно покрывающей потребность в автоматизации основных блоков оперативного, производственного и финансово-хозяйственного учета. Структура внедренной системы на рисунке 1.
Рисунок 1. Структура внедренной системы
На сегодняшний день «1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана» интегрирована с:
- банк-клиентом, порталом электронных счетов-фактур и налоговыми системами;
- порталом закупок Самрук Казына sk.kz;
- корпоративной системой КМГ;
- корпоративной почтой;
- доменом (см. рисунок 2).
Рисунок 2. Схема интеграции
На стадии реализации находится интеграция с Power Bi – визуализацией управленческой отчетности, ЕКС Bitrix 24 – порталом института, а также интеграция с электронной биржей труда – enbek.kz.
Уникальность проекта состоит в том, что система включает в себя автоматизацию и кастомизацию под специфику компании следующих блоков:
- Регламентированный бухгалтерский учет:
- изменен бизнес-процесс ввода первичной бухгалтерской документации: администратор создает документ, бухгалтер заполняет необходимые данные и отражает в учете;
- внедрен модуль подписания, согласования и утверждения документов с помощью электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП);
- автоматизированы исходные данные для расчета оценочного кредитного убытка путем классификации дебиторской и кредиторской задолженности по срокам образования и срокам оплаты;
- автоматизирован бизнес-процесс модуля «Казначейство»;
- обеспечено электронное хранение первичных документов;
- автоматизированы отчеты.
- Кадровое администрирование и управление персоналом:
- автоматизирован учет графиков отпусков сотрудников с автоматической рассылкой уведомлений и персональным управлением заявками на отпуск, согласованием и подписанием посредством ЭЦП;
- согласование и подписание кадровых приказов, табелей учета рабочего времени, трудовых договоров, дополнительных соглашений осуществляется посредством ЭЦП;
- автоматизирован учет служебных записок на командирование с возможностью подписания, согласования и утверждения сотрудниками ЭЦП подписью;
- автоматизирован учет контроля предоставления материальной помощи для оздоровления к отпуску, новым сотрудникам — по истечении первого года работы, а также обязательное планирование 14 дней отпуска;
- карточка сотрудника содержит дополнения: публикации, партийность, учет по выпускникам «Болашак», награды, обучение, внутреннее тренерство, наставничество;
- единые шаблоны отчетности (статистических и КМГ), а также приказов, трудового договора, дополнительных соглашений, которые ведутся на 2 языках.
- Бюджетирование:
- создана единая модель планирования производственной программы и бюджета;
- автоматизированные статьи расходов бюджета;
- внедрена возможность планирования расходов бюджета;
- автоматизирована корректировка бюджета;
- введена история данных, версионность бюджетов;
- внедрен мониторинг бюджетных статей от планирования до отражения по бухгалтерскому учету;
- доступны оперативные сведения по исполнению плановых показателей;
- введено индивидуальное табелирование производственного персонала (в том числе через мобильное приложение);
- создана возможность анализа загруженности производственного персонала и планирования рабочего времени;
- доступен мониторинг статуса исполнения договоров/проектов;
- оперативная выгрузка отчетности и визуализация основных показателей бюджета на стратегический дашборд.
- Закупки:
- возможны формирование/корректировка планов закупок в рамках утвержденного бюджета;
- доступна интеграция планов закупок ERP с порталом закупок АО «Самрук-Қазына»;
- создан план-фактный анализ исполнения плана закупок;
- автоматизированы отчеты.
- Управление договорами:
- отлажена регистрация договоров, соглашений, меморандумов, субподрядных договоров;
- автоматизирована привязка доп. соглашений, заказ-нарядов, соглашений о расторжениях к договору, а также субподрядных договоров к доходным договорам;
- проводится контроль общей суммы заказ-нарядов в рамках суммы договоров;
- доступна рассылка уведомления администраторов договоров по почте о необходимости предоставления контрагентами обеспечений исполнения договора/возврата аванса и отчета о местном содержании;
- отлажена интеграция с планом закупок товаров, работ, услуг;
- возможна выгрузка реестра договоров согласно заданным критериям;
- доступна опция изменения суммы или срока действия договора при регистрации доп. соглашения, согласно которому изменяется сумма или срок действия договора.
- Склад и социальная поддержка
- автоматизирован учет товарно-материальных ценностей по местам хранения;
- автоматизирован процесс передачи ТМЦ и ОС в эксплуатацию;
- создан инструмент анализа оборачиваемости товаров на складе;
- проведена инвентаризация ОС на основе штрихкодирования;
- доступен мониторинг социальных выплат;
- автоматизирован процесс взаимодействия с бухгалтерией;
- созданы печатные и отчетные формы.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Сократились производственные издержки
Уменьшились расходы
Снизилась себестоимость продукции / услуг
Выгоды от проекта внедрения:
- увеличена производительность бизнес-процессов за счет использования единой системы, стандартной функциональности и методологии;
- значительно сокращены сроки выгрузки финансовой отчетности в материнскую компанию;
- гарантировано хранение сканированных первичных документов в «1С:ERP Управление предприятием»;
- обеспечена возможность подписания необходимых документов посредством ЭЦП, что позволяет работать в удаленном режиме.
Эффекты проекта:
- Значительно оптимизированы расходы (финансовые, временные, человеческие) за счет:
- унификации и стандартизации автоматизируемых процессов, единой методологии, подходов и инфраструктуры;
- исключения дублирования работ;
- сокращения времени на обработку и получение информации;
- объединения разрозненных систем в единую платформу;
- управленческая отчетность онлайн, стратегические дашборды.
В результате внедрения:
- на 75 % снизился срок формирования финансовой отчетности;
- на 30 % снизился срок формирования налоговой отчетности;
- на 61 % снизился срок формирования статистической отчетности;
- на 15 % сократились трудозатраты в подразделениях;
- на 12 % сократились производственные издержки;
- на 12 % уменьшились операционные и административные расходы;
- на 13 % снизились сроки исполнения оказания услуг;
- на 13 % снизилась себестоимость продукции / услуг.
Планируемый ожидаемый эффект после одного года эксплуатации:
- на 30 % сократятся трудозатраты по формированию бизнес-плана;
- на 40 % ускорится получение управленческой отчетности;
- на 50 % ускорится получение регламентированной отчетности;
- на 15 % увеличится рост оборачиваемости складских запасов.
